Checklist voor een goed georganiseerd Kinderboekenweekfeest

Een Kinderboekenweekfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen boeken en een voorlezer regelen. Je plant een programma met vaste onderdelen, richt een rustige voorleeshoek in en verdeelt materialen per activiteit. Regel uitnodigingen en aanmeldingen vroeg, zodat je aantallen, dieetwensen en kinderstoelen op tijd kent. Deze checklist helpt je van datum en locatie naar ontvangst, workshops, boekenruil en opruimen zonder last-minute zoekwerk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
Voorlezer en workshopbegeleiders boeken
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kinderactiviteiten definitief kiezen
3 personen
Voorleesboeken selecteren
2 personen
Workshopmaterialen inventariseren
2 personen
Leveranciers en winkels selecteren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Naamstickers en bewegwijzering maken
2 personen
Voorleeshoek voorbereiden
2 personen
Quizvragen en spelkaarten printen
2 personen
Boekenruiltafel samenstellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Materialen per activiteit klaarzetten
3 personen
Contactlijst en draaiboek printen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Voorleeshoek inrichten
2 personen
Knutselt tafels inrichten
3 personen
Boekenruiltafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Naamstickers uitdelen
2 personen
Opening en welkom verzorgen
2 personen
Voorleessessie begeleiden
2 personen
Boekenspeurtocht begeleiden
4 personen
Knutselsessie begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Boekenruil begeleiden
2 personen
Kinderquiz presenteren
2 personen
Kleurwedstrijd uitleggen
2 personen
Prijsjes klaarleggen
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
Buffet en snacks serveren
4 personen
Allergeneninformatie zichtbaar houden
Voorleessessie voor ouders verzorgen
2 personen
Familiespel begeleiden
3 personen
Laatste boekenruil afronden
2 personen
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Servies inzamelen
3 personen
Afval scheiden
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
Overgebleven eten controleren
2 personen
Materialen sorteren en opbergen
2 personen
Geleende boeken terugbrengen
2 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Onbetaalde rekeningen verzamelen
Bedankberichten versturen
2 personen
Foto's en uitslagen delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 90
Kinderstoelenaantal 10
Kleedjesaantal 12
Boekenkastenaantal 2
Kapstokkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 6
Buffettafelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Kommenaantal 40
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Boekenthema slingersaantal 12
Ballonnenaantal 120
Ballonnenpompaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Boekenpostersaantal 20
Papieren sterrenaantal 30
Fotowanddoek
Krijtbordenaantal 6
Naamstickersaantal 120
Pijlbordenaantal 12
Boekleggersaantal 150

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Wegingsweegschaal

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Tafellampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Boeken en spellen

Voorleesboekenaantal 25
Kinderboekenaantal 100
Puzzelsaantal 6
Gezelschapsspellenaantal 8
Kleurplatenaantal 150
Speurtochtkaartenaantal 100
Quizkaartenaantal 8
Kleurpotlodenaantal 80
Viltstiftenaantal 80
Scharenaantal 30
Lijmstiftenaantal 40
Knutselpapieraantal 500
Knutselkartonaantal 200
Kralenaantal 1000
Waskrijtaantal 60
Prijsgeschenkenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld per onderdeel de begintijd, duur en plek, zodat bezoekers weten wanneer het voorlezen, de quiz en de workshops plaatsvinden.
Boek de voorlezer en workshopbegeleiders zodra de datum en locatie vaststaan. Plan daarnaast minimaal één reserveactiviteit voor kinderen die eerder klaar zijn met knutselen of niet aan een workshop willen meedoen.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht en vraag dieetwensen uiterlijk een week vooraf uit. Tel daarna het aantal kinderen, volwassenen, stoelen, kinderstoelen, bekers en porties opnieuw na.
Zet materialen per activiteit apart klaar, bijvoorbeeld voor de knutseltafels, quiz en voorleeshoek. Print quizvragen, spelkaarten, bewegwijzering en het draaiboek minstens één dag vooraf; op de feestdag hoef je dan alleen nog uit te delen.
Test microfoons, luidsprekers, het mengpaneel en verlengsnoeren vóór de ontvangst. Richt de ontvangstbalie in met naamstickers en pijlborden en houd een contactlijst bij voor begeleiders, locatie en leveranciers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Kinderboekenweekfeest organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna meteen, zodat je uiterlijk 1 week voor het feest de aanmeldingen en dieetwensen kunt afsluiten.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een Kinderboekenweekfeest klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, ontvangstbalie, voorleeshoek en knutseltafels. Test de geluidsapparatuur en leg materialen uiterlijk 30 minuten voor binnenkomst klaar.
Wanneer moet ik de voorleesboeken en workshopmaterialen kiezen?: Kies de voorleesboeken en kinderactiviteiten uiterlijk 3 weken vooraf. Controleer de workshopmaterialen en print quizvragen en spelkaarten minstens 1 dag voor het feest.
Wat moet ik een week voor een Kinderboekenweekfeest controleren?: Controleer 7 dagen vooraf het aantal aanmeldingen, dieetwensen, begeleiders, kinderstoelen en servies. Loop ook de boodschappenlijst, bewegwijzering, boekenruiltafel en het draaiboek nog één keer na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.