Checklist pour organiser une Fête de la Semaine du Livre pour la Jeunesse

Une fête du livre réussie repose sur un programme clair et une préparation très concrète. Cette checklist vous guide des premières réservations jusqu’à l’installation des espaces de lecture, de bricolage et d’accueil. Prévoyez les inscriptions, les besoins alimentaires, le matériel des ateliers et les supports imprimés suffisamment tôt. Le jour J, vous saurez où placer les tables, les chaises, les livres et la signalétique, sans devoir improviser.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Réserver un lecteur et des animateurs d'atelier
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Choisir définitivement les activités pour enfants
3 personnes
Sélectionner des livres à lire
2 personnes
Inventorier le matériel de l’atelier
2 personnes
Sélectionner les fournisseurs et les boutiques
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Créer des autocollants de nom et la signalétique
2 personnes
Préparer l’espace de lecture
2 personnes
Imprimer les questions du quiz et les cartes de jeu
2 personnes
Composer une table d'échange de livres
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le matériel par activité
3 personnes
Imprimer la liste de contacts et le déroulé

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager le coin lecture
2 personnes
Installer les tables de bricolage
3 personnes
Installer la table d'échange de livres
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
Assurer l’ouverture et l’accueil
2 personnes
Animer la séance de lecture
2 personnes
Encadrer la chasse au trésor des livres
4 personnes
Animer l'atelier créatif
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Animer l’échange de livres
2 personnes
Animer le quiz pour enfants
2 personnes
Expliquer le concours de coloriage
2 personnes
Préparer les petits prix
Animer la remise des prix
2 personnes
Servir le buffet et les snacks
4 personnes
Garder les informations sur les allergènes visibles
Animer une séance de lecture à voix haute pour les parents
2 personnes
Animer un jeu familial
3 personnes
Finaliser l’échange de livres
2 personnes
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Collecter la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
Vérifier les restes
2 personnes
Trier et ranger le matériel
2 personnes
Rendre les livres empruntés
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Collecter les factures impayées
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Partager les photos et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 90
Chaises hautes pour enfantsqté 10
Couverturesqté 12
Bibliothèquesqté 2
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 6
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Bolsqté 40
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8

Décoration

Guirlandes sur le thème des livresqté 12
Ballonsqté 120
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 10
Affiches de livresqté 20
Étoiles en papierqté 30
Bannière pour photowall
Panneaux en ardoiseqté 6
Étiquettes nominativesqté 120
Panneaux indicateursqté 12
Marque-pagesqté 150

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Balance de pesée

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Carafes d’eauqté 8

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de tableqté 6
Lampes à pilesqté 4

Livres et jeux

Livres de lectureqté 25
Livres pour enfantsqté 100
Puzzlesqté 6
Jeux de sociétéqté 8
Coloriagesqté 150
Cartes de chasse au trésorqté 100
Cartes-quizqté 8
Crayons de couleurqté 80
Feutresqté 80
Ciseauxqté 30
Bâtons de colleqté 40
Papier de bricolageqté 500
Carton à bricolageqté 200
Perlesqté 1000
Crayons de cireqté 60
Cadeaux de prixqté 30

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et les horaires avant de concevoir les invitations. Gardez au moins 2 semaines entre l’envoi et la clôture des inscriptions pour connaître l’effectif réel.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la fête. Vous pourrez ainsi ajuster les achats et le service des boissons.
Préparez un bac ou une caisse par activité au plus tard la veille : matériel de bricolage, questions du quiz, cartes de jeu et livres doivent être regroupés avant l’ouverture du lieu.
Réservez un espace calme pour la lecture et installez-y les couvertures, les bibliothèques et les livres avant l’arrivée du public. Un coin séparé des tables de bricolage limite le bruit pendant les lectures.
Imprimez le déroulé, la liste de contacts et les panneaux indicateurs en deux exemplaires le jour précédent. Gardez un exemplaire à l’accueil et un autre avec la personne qui coordonne les animateurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser cette fête du livre ?: Prévoyez environ 6 semaines pour réserver le lieu, fixer le programme, recruter le lecteur et les animateurs, puis envoyer les invitations. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, les achats et les impressions.
Quand envoyer les invitations pour la Semaine du Livre pour la Jeunesse ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date de la fête. Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant afin de confirmer le nombre de participants, les besoins alimentaires et le matériel nécessaire.
Comment organiser les espaces le jour de la fête ?: Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Installez d’abord les tables et les chaises, puis le comptoir d’accueil, le coin lecture et les tables de bricolage, en laissant des passages d’environ 1 mètre.
Combien de livres prévoir pour la table d’échange ?: Prévoyez au minimum 1 à 2 livres par participant attendu, avec une table suffisamment grande pour les présenter sans les empiler trop haut. Triez-les avant l’ouverture et gardez quelques marque-pages à proximité.

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