Zo organiseer je een Kinderboekenweekfeest

Begin met een kort programma waarin voorlezen, workshops en vrij rondkijken elkaar afwisselen. Reserveer daarna de locatie en leg voorlezers en begeleiders vast, want hun beschikbaarheid bepaalt vaak de datum. Werk met aanmeldingen, verzamel dieetwensen en deel kinderen vooraf logisch over de activiteiten in. Op de dag zelf draait alles om duidelijke routes: ontvangstbalie, voorleeshoek, knutseltafels, boekenruiltafel en bewegwijzering moeten klaarstaan voordat de eerste kinderen binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
3
Voorlezer en workshopbegeleiders boeken
2 personen
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Kinderactiviteiten definitief kiezen
3 personen
9
Voorleesboeken selecteren
2 personen
10
Workshopmaterialen inventariseren
2 personen
11
Leveranciers en winkels selecteren
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Naamstickers en bewegwijzering maken
2 personen
14
Voorleeshoek voorbereiden
2 personen
15
Quizvragen en spelkaarten printen
2 personen
16
Boekenruiltafel samenstellen
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Materialen per activiteit klaarzetten
3 personen
20
Contactlijst en draaiboek printen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
24
Voorleeshoek inrichten
2 personen
25
Knutselt tafels inrichten
3 personen
26
Boekenruiltafel inrichten
2 personen
27
Versiering ophangen
3 personen
28
Geluidsapparatuur testen
2 personen
29
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
30
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
31
Registratiemateriaal klaarleggen
32
Vrijwilligers instrueren
3 personen
33
Bezoekers ontvangen
3 personen
34
Naamstickers uitdelen
2 personen
35
Opening en welkom verzorgen
2 personen
36
Voorleessessie begeleiden
2 personen
37
Boekenspeurtocht begeleiden
4 personen
38
Knutselsessie begeleiden
4 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Hapjes aanvullen
2 personen
41
Boekenruil begeleiden
2 personen
42
Kinderquiz presenteren
2 personen
43
Kleurwedstrijd uitleggen
2 personen
44
Prijsjes klaarleggen
45
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
46
Buffet en snacks serveren
4 personen
47
Allergeneninformatie zichtbaar houden
48
Voorleessessie voor ouders verzorgen
2 personen
49
Familiespel begeleiden
3 personen
50
Laatste boekenruil afronden
2 personen
51
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen
52
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
53
Servies inzamelen
3 personen
54
Afval scheiden
2 personen
55
Catering opruimen
3 personen
56
Decoratie verwijderen
3 personen
57
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
58
Locatie afsluiten
2 personen

Nazorg

59
Servies afwassen
3 personen
60
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
61
Overgebleven eten controleren
2 personen
62
Materialen sorteren en opbergen
2 personen
63
Geleende boeken terugbrengen
2 personen
64
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
65
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
66
Onbetaalde rekeningen verzamelen
67
Bedankberichten versturen
2 personen
68
Foto's en uitslagen delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 90
Kinderstoelenaantal 10
Kleedjesaantal 12
Boekenkastenaantal 2
Kapstokkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 6
Buffettafelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Kommenaantal 40
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Boekenthema slingersaantal 12
Ballonnenaantal 120
Ballonnenpompaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Boekenpostersaantal 20
Papieren sterrenaantal 30
Fotowanddoek
Krijtbordenaantal 6
Naamstickersaantal 120
Pijlbordenaantal 12
Boekleggersaantal 150

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Wegingsweegschaal

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Tafellampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Boeken en spellen

Voorleesboekenaantal 25
Kinderboekenaantal 100
Puzzelsaantal 6
Gezelschapsspellenaantal 8
Kleurplatenaantal 150
Speurtochtkaartenaantal 100
Quizkaartenaantal 8
Kleurpotlodenaantal 80
Viltstiftenaantal 80
Scharenaantal 30
Lijmstiftenaantal 40
Knutselpapieraantal 500
Knutselkartonaantal 200
Kralenaantal 1000
Waskrijtaantal 60
Prijsgeschenkenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van 20 tot 30 minuten en houd ruimte over voor wisselen, toiletbezoek en onverwachte vertraging. Zet de voorleeshoek niet naast de knutseltafels, zodat voorlezer en luisteraars elkaar kunnen verstaan.
Leg voorleesboeken en workshopmaterialen uiterlijk één week vooraf definitief vast. Controleer per activiteit of er genoeg materiaal is voor het verwachte aantal kinderen, plus ongeveer 10 procent reserve.
Stuur uitnodigingen minstens drie weken vooraf en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen, zodat je niet op de feestdag nog ouders hoeft na te bellen.
Maak voor de ontvangst één tafel met naamstickers, deelnemerslijst en duidelijke pijlborden. Geef begeleiders een geprinte contactlijst en een draaiboek voordat de locatie opengaat.
Zet materialen per activiteit in aparte bakken of stapels klaar en richt de zaal minstens 60 minuten voor aanvang in. Test draadloze microfoons, luidsprekers en verlengsnoeren voordat kinderen binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een Kinderboekenweekfeest?: Reken voor een compleet programma op ongeveer 2 tot 3 uur. Plan daarnaast minimaal 60 minuten voor opbouw en 30 minuten voor opruimen.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een Kinderboekenweekfeest versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 5 dagen voor het feest, zodat je aantallen, dieetwensen en groepsindeling kunt verwerken.
Hoe richt je een voorleeshoek in voor kinderen?: Reserveer een rustige hoek met kleedjes en voldoende zitplaatsen voor de grootste groep. Zorg dat de voorlezer 1 tot 2 meter vóór de kinderen zit en test een microfoon vooraf als de ruimte groot is.
Wanneer moet je de materialen voor workshops klaarzetten?: Inventariseer de workshopmaterialen uiterlijk 1 week vooraf en zet alles per activiteit klaar op de dag zelf. Controleer 60 minuten voor aanvang of iedere tafel compleet is en of er minstens 10 procent reserve ligt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.