Zo organiseer je een kinderbeurs

Een kinderbeurs vraagt om meer dan tafels en verkopers bij elkaar zetten. Je organiseert tegelijk een verkoopruimte, een activiteitenprogramma en een veilige bezoekersstroom. Begin met de locatie en voorwaarden voor verkopers, werk daarna de inschrijving en indeling uit en regel pas vervolgens catering en materialen. In de laatste week draait alles om bevestigingen, informatie voor deelnemers en een opbouwplan waarmee je op tijd kunt openen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaalindeling bevestigen
2
Verkopersvoorwaarden opstellen
2 personen
3
Inschrijfformulier voor verkopers maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Kinderactiviteiten aankondigen
6
Verkopers inschrijven
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Leveranciersafspraken bevestigen
10
Activiteitenprogramma maken
2 personen
11
Standplaatsen indelen
2 personen
12
Verkoperslijst afdrukken
13
Route- en parkeerinformatie versturen
14
Prijslijsten en bordjes maken
2 personen
15
Bewegwijzering printen
16
Kassa- en wisselgeldplan maken
2 personen
17
Activiteitenmateriaal sorteren
2 personen
18
Cateringvoorraad controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Koelproducten inkopen
2 personen
21
Verkopersinformatie klaarleggen
2 personen
22
Tafelnummers maken
23
Locatie openen en controleren
2 personen
24
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
25
Verkoopzones markeren
2 personen
26
Kinderhoek inrichten
3 personen
27
Knutseltafels inrichten
3 personen
28
Cateringpunt opbouwen
3 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Bewegwijzering ophangen
2 personen
32
Geluidsapparatuur testen
2 personen
33
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
34
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

35
Verkopers ontvangen
4 personen
36
Verkopers naar standplaatsen begeleiden
3 personen
37
Verkopersbadges uitdelen
2 personen
38
Laatste zaalcontrole uitvoeren
3 personen
39
Bezoekers verwelkomen
4 personen
40
Toegang en informatie bemannen
2 personen
41
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
42
Knutselmaterialen aanvullen
2 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Hapjes serveren
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Afvalbakken legen
2 personen
47
Toiletten controleren
48
Gevonden voorwerpen registreren
49
Rondgang langs verkooptafels maken
2 personen
50
Programma-aankondigingen verzorgen
51
Laatste bezoekers informeren
2 personen
52
Verkopers laten afbouwen
3 personen
53
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

54
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
55
Decoratie verwijderen
3 personen
56
Kinderhoek opruimen
3 personen
57
Servies afwassen
2 personen
58
Cateringvoorraad inpakken
2 personen
59
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
60
Zaal en entree schoonmaken
4 personen
61
Toiletten schoonmaken
2 personen
62
Gevonden voorwerpen veilig opbergen
63
Materialen tellen en inpakken
2 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Niet-verkochte spullen afvoeren
2 personen
66
Verkopers informeren over vondsten
67
Locatiesleutels retourneren
68
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 24
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 8
Opbergboxenaantal 12
Krukkenaantal 8
Kinderstoelenaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kassaboxenaantal 2
Pinautomatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Bluetoothspeaker

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Schenk kannenaantal 6
Koelbox-tangenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 60
Standnummersaantal 30
Polsbandjesaantal 200

Sportmateriaal

Speelmattenaantal 8
Bouwblokkenaantal 4
Prentenboekenaantal 30
Kleurpotlodenaantal 12
Kleurplatenaantal 150
Kinderschortenaantal 20
Tafelezelsaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 3
Afvalbakkenaantal 10
Toiletborstelsaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Pionnenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de verkopersvoorwaarden vast voordat je het inschrijfformulier verstuurt. Zet daarin onder meer de beschikbare standruimte, aanlevertijd, verkoopafspraken en uiterste betaaldatum, zodat je later minder losse vragen hoeft te beantwoorden.
Maak de standindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd ruimte vrij voor looproutes, kinderactiviteiten en een duidelijke ingang; geef elke plek een tafelnummer en stuur de indeling uiterlijk enkele dagen vooraf.
Plan kinderactiviteiten niet als losse toevoeging op het laatste moment. Zet per activiteit een begintijd, begeleider en benodigde materialen in het programma en controleer vooraf of er voldoende ruimte en toezicht is.
Werk voor de catering met aantallen in plaats van schattingen. Tel dieetwensen apart, koop koelproducten zo laat mogelijk in en gebruik koelboxen voor vervoer en tijdelijke opslag; controleer de voorraad opnieuw op de dag vóór de beurs.
Maak een apart betaalplan voor verkopers en organisatie. Regel kassaboxen, pinautomaten en wisselgeld vooraf, wijs één verantwoordelijke aan en hang prijslijsten, routeborden en bewegwijzering vóór opening op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kinderbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, verkopersvoorwaarden en het inschrijfformulier. Verstuur route-, parkeer- en deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de beurs.
Hoe deel je de stands op een kinderbeurs in?: Verwerk eerst alle aanmeldingen en maak daarna een plattegrond met standplaatsen, looproutes en activiteitenzones. Geef elke verkoper een tafelnummer en leg de definitieve indeling uiterlijk een week vooraf vast.
Wat regel je de dag vóór een kinderbeurs?: Controleer cateringvoorraad, dieetwensen, activiteitenmateriaal, verkopersinformatie en bewegwijzering. Leg tafelnummers en verkoopzones klaar en controleer of betaalmiddelen, verlengkabels en stekkerdozen beschikbaar zijn.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kinderbeurs?: Reserveer minimaal 2 uur voor het openen van de locatie, het controleren van de zaal, het plaatsen van tafels en stoelen en het markeren van verkoopzones. Plan extra tijd als je ook geluidsapparatuur of meerdere activiteiten opbouwt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.