Cómo organizar una feria infantil sin perder el control

Una feria infantil necesita dos planes coordinados: uno para los puestos y otro para las actividades. Empieza por confirmar el espacio, su distribución y las condiciones para los vendedores; después abre las inscripciones y cierra el programa. En los últimos días, concentra la preparación en señalización, catering, caja y material infantil. El montaje debe dejar separadas las zonas de venta, actividades y servicio para que las familias circulen sin cruces ni esperas innecesarias.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la ubicación y la distribución de la sala
2
Redactar las condiciones de los vendedores
2 personas
3
Crear el formulario de inscripción para vendedores
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Anunciar las actividades infantiles
6
Registrar a los vendedores
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Confirmar acuerdos con proveedores
10
Crear programa de actividades
2 personas
11
Asignar puestos
2 personas
12
Imprimir lista de vendedores
13
Enviar información de ruta y aparcamiento
14
Crear listas de precios y carteles
2 personas
15
Imprimir señalización
16
Elaborar el plan de caja y cambio
2 personas
17
Clasificar el material de actividades
2 personas
18
Comprobar el stock de catering
2 personas
19
Hacer la compra
2 personas
20
Comprar productos refrigerados
2 personas
21
Preparar la información de los vendedores
2 personas
22
Crear números de mesa
23
Abrir y revisar el lugar
2 personas
24
Montar mesas y sillas
4 personas
25
Delimitar zonas de venta
2 personas
26
Montar el rincón infantil
3 personas
27
Montar mesas de manualidades
3 personas
28
Montar el punto de catering
3 personas
29
Enfriar bebidas
2 personas
30
Colgar la decoración
3 personas
31
Colgar señalización
2 personas
32
Probar el equipo de sonido
2 personas
33
Realizar rondas de seguridad
2 personas
34
Preparar la mesa de registro
2 personas

Evento

35
Recibir a los vendedores
4 personas
36
Guiar a los vendedores hasta sus puestos
3 personas
37
Repartir acreditaciones a los vendedores
2 personas
38
Realizar la última revisión de la sala
3 personas
39
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
40
Atender acceso e información
2 personas
41
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
42
Reponer materiales de manualidades
2 personas
43
Servir café y té
2 personas
44
Servir aperitivos
2 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
47
Comprobar los baños
48
Registrar objetos perdidos
49
Hacer un recorrido por las mesas de venta
2 personas
50
Gestionar los anuncios del programa
51
Informar a los últimos visitantes
2 personas
52
Ayudar a los vendedores a recoger
3 personas
53
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

54
Recoger mesas y sillas
4 personas
55
Retirar la decoración
3 personas
56
Recoger el rincón infantil
3 personas
57
Lavar la vajilla
2 personas
58
Empacar el material de catering
2 personas
59
Recoger y retirar la basura
3 personas
60
Limpiar la sala y la entrada
4 personas
61
Limpiar los baños
2 personas
62
Guardar de forma segura los objetos perdidos
63
Contar y empaquetar materiales
2 personas
64
Devolver el material prestado
2 personas
65
Retirar los artículos no vendidos
2 personas
66
Informar a los vendedores sobre los objetos encontrados
67
Devolver las llaves del recinto
68
Archivar fotos y documentos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 24
Mesascant. 12
Sillascant. 50
Mesas de cervezacant. 4
Percheroscant. 8
Cajas de almacenajecant. 12
Taburetescant. 8
Sillas para niñoscant. 6

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cajas de cajacant. 2
Cajeros automáticoscant. 2
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Altavoz Bluetooth

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Termoscant. 6
Jarras para servircant. 6
Pinzas para nevera portátilcant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Jarras medidorascant. 3

Decoración

Globoscant. 200
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 20
Guirnaldascant. 10
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 60
Números de standcant. 30
Pulserascant. 200

Material deportivo

Colchonetas de juegocant. 8
Bloques de construccióncant. 4
Libros ilustradoscant. 30
Lápices de colorescant. 12
Libros para colorearcant. 150
Delantales infantilescant. 20
Caballetes de mesacant. 6

Limpieza

Escobacant. 2
Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Escobas de manocant. 3
Papeleracant. 10
Escobillas de bañocant. 3

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Conoscant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Linternascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución antes de asignar puestos. Reserva pasillos amplios y deja identificadas las zonas de venta, actividades y catering al menos 48 horas antes del evento.
Envía a cada vendedor la ruta, el aparcamiento, su número de mesa y las condiciones de participación como mínimo 5 días antes. Así reduces consultas y llegadas desorganizadas.
Programa las actividades por franjas horarias y anuncia los cambios con antelación. Lleva una copia impresa del programa para el equipo y otra visible para las familias.
Calcula el cambio de caja antes de abrir y separa el dinero por punto de cobro. Revisa también las listas de precios y los carteles para evitar precios distintos en mesas diferentes.
Haz una revisión final del catering y de los productos refrigerados el día anterior. Las neveras portátiles, termos, tazas, vasos reutilizables y utensilios suelen olvidarse cuando se prepara primero la decoración.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria infantil?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. La ubicación, las condiciones de los vendedores y el formulario de inscripción deben estar listos durante la primera semana; deja los últimos 5 días para confirmar proveedores, imprimir información y cerrar el montaje.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de vendedores?: Ciérrala entre 10 y 14 días antes de la feria. Necesitas ese margen para asignar puestos, preparar la lista de vendedores, crear los números de mesa y enviar la información de ruta y aparcamiento.
¿Cómo organizar las actividades infantiles durante la feria?: Crea un programa con bloques de 30 a 60 minutos y deja al menos 10 minutos entre actividades para cambiar materiales y participantes. Clasifica el material por actividad y comprueba cada caja el día anterior.
¿Cuándo se monta una feria infantil?: Abre y revisa el lugar entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Monta primero mesas, sillas y puestos, después delimita las zonas, coloca la señalización y comprueba sonido, caja, catering y material infantil.

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