Organiser un salon des enfants sans rien laisser au hasard

Un salon des enfants demande deux préparations en parallèle : accueillir les vendeurs et faire fonctionner les activités sans gêner la circulation. Commencez par confirmer la salle, son agencement et les besoins techniques, puis cadrez les inscriptions avant de préparer le programme. La dernière semaine sert surtout à répartir les emplacements, finaliser la signalétique, vérifier le matériel et organiser la caisse. Le jour même, prévoyez une équipe qui ouvre le lieu, installe les tables et contrôle chaque zone avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2
Établir les conditions des vendeurs
2 personnes
3
Créer le formulaire d'inscription pour les vendeurs
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Annoncer les activités pour enfants
6
Inscrire les vendeurs
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les accords avec les fournisseurs
10
Créer le programme d'activités
2 personnes
11
Répartir les emplacements
2 personnes
12
Imprimer la liste des vendeurs
13
Envoyer les informations d’itinéraire et de parking
14
Créer les listes de prix et les panneaux
2 personnes
15
Imprimer la signalisation
16
Établir le plan de caisse et de monnaie
2 personnes
17
Trier le matériel d’activités
2 personnes
18
Vérifier le stock de restauration
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
21
Préparer les informations vendeurs
2 personnes
22
Créer des numéros de table
23
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Délimiter les zones de vente
2 personnes
26
Aménager l’espace enfants
3 personnes
27
Aménager les tables de bricolage
3 personnes
28
Monter le point de restauration
3 personnes
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Installer la signalétique
2 personnes
32
Tester le matériel sonore
2 personnes
33
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
34
Préparer la table d'inscription
2 personnes

Événement

35
Accueil des vendeurs
4 personnes
36
Accompagner les vendeurs vers leurs emplacements
3 personnes
37
Distribuer les badges des vendeurs
2 personnes
38
Effectuer le contrôle final de la salle
3 personnes
39
Accueillir les visiteurs
4 personnes
40
Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
41
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
42
Réalimenter les fournitures de bricolage
2 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Vider les poubelles
2 personnes
47
Vérifier les toilettes
48
Enregistrer les objets trouvés
49
Faire le tour des tables de vente
2 personnes
50
Assurer les annonces du programme
51
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
52
Faire démonter les stands
3 personnes
53
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

54
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
55
Retirer la décoration
3 personnes
56
Ranger le coin enfants
3 personnes
57
Faire la vaisselle
2 personnes
58
Emballer les fournitures de catering
2 personnes
59
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
60
Nettoyer la salle et l’entrée
4 personnes
61
Nettoyer les toilettes
2 personnes
62
Ranger en lieu sûr les objets trouvés
63
Compter et emballer le matériel
2 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Évacuer les articles invendus
2 personnes
66
Informer les vendeurs des objets trouvés
67
Restituer les clés du lieu
68
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 24
Tablesqté 12
Chaisesqté 50
Tables de bièreqté 4
Portants à vêtementsqté 8
Boîtes de rangementqté 12
Tabouretsqté 8
Chaises hautes pour enfantsqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Caissesqté 2
Distributeurs automatiquesqté 2
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Enceinte Bluetooth

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Pichets de serviceqté 6
Pinces pour glacièreqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3

Décoration

Ballonsqté 200
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 20
Guirlandes de fanionsqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 60
Numéros de standqté 30
Braceletsqté 200

Matériel de sport

Tapis de jeuqté 8
Blocs de constructionqté 4
Albums illustrésqté 30
Crayons de couleurqté 12
Coloriagesqté 150
Tabliers pour enfantsqté 20
Présentoirs de tableqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 3
Poubellesqté 10
Brosses de toilettesqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Cônesqté 12
Ruban de balisageqté 4
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord le plan de salle et les conditions des vendeurs. Gardez des passages suffisamment larges entre les stands et séparez clairement les zones de vente, d’activités et de restauration.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez les accords avec les fournisseurs au plus tard une semaine avant le salon. Les produits frais à conserver au froid s’achètent de préférence la veille ou le matin même.
Envoyez les indications d’itinéraire et de parking avec les informations vendeurs. Ajoutez un numéro de table ou d’emplacement afin d’éviter les changements improvisés à l’arrivée.
Préparez le programme d’activités avec des horaires précis et annoncez-le avant l’événement. Testez la sonorisation, les microphones, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture, pas pendant l’accueil.
Séparez la caisse, la monnaie et les moyens de paiement avant l’installation. Comptez la monnaie de départ, imprimez les listes de vendeurs et la signalétique, puis faites une vérification complète de la salle au moins 60 minutes avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des enfants ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les inscriptions des vendeurs, les fournisseurs, le programme d’activités et l’agencement de la salle prennent le plus de temps.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un salon des enfants ?: Prévoyez au minimum 2 heures pour ouvrir le lieu, installer les tables et les chaises, délimiter les zones, placer la signalétique et tester le matériel. Faites le contrôle final 60 minutes avant l’arrivée du public.
Que faut-il prévoir pour les activités enfants ?: Préparez un programme avec un horaire, un responsable et un emplacement pour chaque activité. Triez le matériel à l’avance et gardez une réserve accessible dans des boîtes de rangement afin de remplacer rapidement ce qui manque.
Comment organiser la caisse d’un salon des enfants ?: Définissez avant le jour J qui encaisse, où les caisses sont installées et comment la monnaie est contrôlée. Préparez la monnaie de départ et les listes de prix au moins 24 heures avant l’ouverture, puis faites un comptage avec deux personnes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.