Kindermesse organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Einlass
Bei einer Kindermesse müssen Verkäufer, Kinderprogramm und Besucherführung zusammenpassen. Beginne mit Ort und Raumaufteilung, bevor du Anmeldungen öffnest: Standflächen, Aktivitäten, Wege und Parken bestimmen den späteren Ablauf. Danach folgen Verkäuferbedingungen, Einladungen, Anmeldungen sowie die Abstimmung mit Lieferanten und Catering. In den letzten Tagen zählen gedruckte Listen, Schilder, Wechselgeld und vorbereitete Materialien – genau diese Dinge werden sonst oft zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location und Raumaufteilung bestätigen
- 2
Verkäuferbedingungen ausarbeiten
2 Personen
- 3
Anmeldeformular für Verkäufer erstellen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Kinderaktivitäten ankündigen
- 6
Verkäufer anmelden
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Lieferantenabsprachen bestätigen
- 10
Aktivitätenprogramm erstellen
2 Personen
- 11
Standplätze einteilen
2 Personen
- 12
Verkäuferliste drucken
- 13
Routen- und Parkinformationen versenden
- 14
Preisliste und Schilder erstellen
2 Personen
- 15
Beschilderung drucken
- 16
Kassen- und Wechselgeldplan erstellen
2 Personen
- 17
Aktivitätsmaterial sortieren
2 Personen
- 18
Cateringvorräte überprüfen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
- 21
Verkäuferinformationen bereitlegen
2 Personen
- 22
Tischnummern erstellen
- 23
Ort öffnen und kontrollieren
2 Personen
- 24
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 25
Verkaufsflächen markieren
2 Personen
- 26
Kinderbereich einrichten
3 Personen
- 27
Basteltische einrichten
3 Personen
- 28
Cateringpunkt aufbauen
3 Personen
- 29
Getränke kühlen
2 Personen
- 30
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 31
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 32
Tonanlage testen
2 Personen
- 33
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
- 34
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Event
- 35
Verkäufer empfangen
4 Personen
- 36
Verkäufer zu ihren Standplätzen begleiten
3 Personen
- 37
Verkäuferausweise ausgeben
2 Personen
- 38
Letzte Raumkontrolle durchführen
3 Personen
- 39
Besucher begrüßen
4 Personen
- 40
Einlass und Information besetzen
2 Personen
- 41
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
- 42
Bastelmaterialien auffüllen
2 Personen
- 43
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 44
Snacks servieren
2 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Mülleimer leeren
2 Personen
- 47
Toiletten kontrollieren
- 48
Fundgegenstände registrieren
- 49
Rundgang an den Verkaufstischen machen
2 Personen
- 50
Programmankündigungen betreuen
- 51
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 52
Verkäufer abbauen lassen
3 Personen
- 53
Kasse abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 54
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 55
Dekoration entfernen
3 Personen
- 56
Kinderecke aufräumen
3 Personen
- 57
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 58
Cateringvorräte einpacken
2 Personen
- 59
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
- 60
Saal und Eingang reinigen
4 Personen
- 61
Toiletten reinigen
2 Personen
- 62
Fundsachen sicher aufbewahren
- 63
Materialien zählen und einpacken
2 Personen
- 64
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 65
Nicht verkaufte Artikel abtransportieren
2 Personen
- 66
Verkäufer über Fundstücke informieren
- 67
Locationschlüssel zurückgeben
- 68
Fotos und Dokumente archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MarktständeAnz. 24
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 50
- BiertischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 8
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- HockerAnz. 8
- KinderhochstühleAnz. 6
Ausstattung
- Beschallungsanlage
- FunkmikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KassenboxenAnz. 2
- KartenterminalsAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- Bluetooth-Lautsprecher
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- AusgießkannenAnz. 6
- KühlboxzangenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- MessbecherAnz. 3
Dekoration
- BallonsAnz. 200
- BallonbögenAnz. 2
- TischdeckenAnz. 20
- WimpelkettenAnz. 10
- WegweiserAnz. 12
- NamensschilderAnz. 60
- StandnummernAnz. 30
- ArmbänderAnz. 200
Sportmaterial
- SpielmattenAnz. 8
- BausteineAnz. 4
- BilderbücherAnz. 30
- BuntstifteAnz. 12
- MalvorlagenAnz. 150
- KinderschürzenAnz. 20
- TischaufstellerAnz. 6
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Staubsauger
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 20
- HandfegerAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 10
- ToilettenbürstenAnz. 3
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- KegelAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Standplätze erst fest, wenn du die Verkäuferanmeldungen bearbeitet hast. Drucke danach Verkäuferliste, Tischnummern und Routeninformationen, damit Aufbau und Ankunft am Veranstaltungstag nicht ins Stocken geraten.
- Plane Kinderaktivitäten mit festen Zeiten und klarer Platzzuordnung. Sortiere das benötigte Material spätestens am Vortag, statt während der Messe nach Bastelsachen oder Zubehör zu suchen.
- Prüfe Catering und Kühlprodukte getrennt voneinander. Kühlboxen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen sollten vor dem Öffnen an ihrem vorgesehenen Platz stehen und mit Verlängerungskabeln erreichbar sein.
- Erstelle den Kassen- und Wechselgeldplan vor dem Einkauf. Lege Kassenboxen, Kartenterminals und die Zuständigkeiten fest; so bleibt am Einlass und an den Verkaufsständen klar, wer Zahlungen übernimmt.
- Öffne den Ort früh genug für eine vollständige Kontrolle. Stelle Tische und Stühle bereit, markiere Verkaufsflächen und prüfe Beschallungsanlage, Funkmikrofone, Stromanschlüsse und Beschilderung vor dem ersten Eintreffen der Verkäufer.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Kindermesse organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Raumaufteilung und Verkäuferbedingungen. Einladungen und Verkäuferanmeldungen sollten mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin laufen, damit du Standplätze und Aktivitäten rechtzeitig einteilen kannst.
- Wann sollte man Verkäufer für eine Kindermesse anmelden?
- Setze eine Anmeldefrist etwa 3 bis 4 Wochen vor der Messe. So bleiben dir noch 2 Wochen für Rückfragen, Ernährungswünsche, Standplatzvergabe, Verkäuferliste und Anreiseinformationen.
- Wie viele Tische braucht man für eine Kindermesse?
- Das hängt von der Zahl und Größe der Stände ab: Plane pro Verkäufer zunächst die vereinbarte Standfläche und ergänze Tische nur dort, wo sie im Verkäuferangebot vorgesehen sind. Lege die endgültige Anzahl nach Anmeldeschluss fest und halte einige zusätzliche Sitzplätze für Kinder und Begleitpersonen bereit.
- Was muss am Tag der Kindermesse zuerst erledigt werden?
- Öffne den Ort mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Kontrolliere zuerst Wege, Strom und Beschilderung, stelle danach Tische, Stühle und markierte Verkaufsflächen bereit und lege Verkäuferinformationen, Kassenmaterial und Aktivitätsmaterial aus.
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