Kinderbeurs organiseren: checklist van voorbereiding tot start

Een kinderbeurs vraagt om meer dan verkopers en tafels. Je regelt vooraf de inschrijving, voorwaarden, zaalindeling en communicatie, en zorgt op de dag zelf voor duidelijke zones, betaalafspraken en een werkend activiteitenprogramma. Begin met de locatie en het aantal standplaatsen; daarna kun je verkopers, kinderactiviteiten en catering op elkaar afstemmen. Deze checklist volgt de volgorde waarin je de beurs praktisch voorbereidt, zodat je minder op het laatste moment hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en zaalindeling bevestigen
Verkopersvoorwaarden opstellen
2 personen
Inschrijfformulier voor verkopers maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Kinderactiviteiten aankondigen
Verkopers inschrijven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Leveranciersafspraken bevestigen
Activiteitenprogramma maken
2 personen
Standplaatsen indelen
2 personen
Verkoperslijst afdrukken
Route- en parkeerinformatie versturen
Prijslijsten en bordjes maken
2 personen
Bewegwijzering printen
Kassa- en wisselgeldplan maken
2 personen
Activiteitenmateriaal sorteren
2 personen
Cateringvoorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten inkopen
2 personen
Verkopersinformatie klaarleggen
2 personen
Tafelnummers maken
Locatie openen en controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Verkoopzones markeren
2 personen
Kinderhoek inrichten
3 personen
Knutseltafels inrichten
3 personen
Cateringpunt opbouwen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

Verkopers ontvangen
4 personen
Verkopers naar standplaatsen begeleiden
3 personen
Verkopersbadges uitdelen
2 personen
Laatste zaalcontrole uitvoeren
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Toegang en informatie bemannen
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Knutselmaterialen aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen registreren
Rondgang langs verkooptafels maken
2 personen
Programma-aankondigingen verzorgen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkopers laten afbouwen
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Kinderhoek opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Cateringvoorraad inpakken
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Zaal en entree schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen veilig opbergen
Materialen tellen en inpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Niet-verkochte spullen afvoeren
2 personen
Verkopers informeren over vondsten
Locatiesleutels retourneren
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 24
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 8
Opbergboxenaantal 12
Krukkenaantal 8
Kinderstoelenaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kassaboxenaantal 2
Pinautomatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Bluetoothspeaker

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Schenk kannenaantal 6
Koelbox-tangenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 60
Standnummersaantal 30
Polsbandjesaantal 200

Sportmateriaal

Speelmattenaantal 8
Bouwblokkenaantal 4
Prentenboekenaantal 30
Kleurpotlodenaantal 12
Kleurplatenaantal 150
Kinderschortenaantal 20
Tafelezelsaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 3
Afvalbakkenaantal 10
Toiletborstelsaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Pionnenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de verkopersvoorwaarden vast vóór je het inschrijfformulier verstuurt. Vermeld daarin onder meer de standgrootte, opbouwtijd, betaalwijze en wat verkopers zelf meenemen.
Maak de zaalindeling zodra de aanmeldingen binnen zijn. Reserveer naast de stands aparte ruimte voor kinderactiviteiten, catering, entree en looproutes; houd doorgangen vrij voor kinderwagens.
Stuur route-, parkeer- en opbouwinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf naar alle verkopers. Vermeld ook hun standnummer, zodat je op de beursdag niet tientallen vragen bij de ingang krijgt.
Maak een apart kassa- en wisselgeldplan voor de organisatie. Test pinautomaten, geluidsinstallatie en microfoons minimaal 1 dag eerder en leg verlengkabels en stekkerdozen per zone klaar.
Plan de opbouw met vaste controlemomenten: locatie openen, tafels en stoelen plaatsen, verkoopzones markeren, bewegwijzering ophangen en activiteitenmateriaal sorteren. Trek hiervoor minstens 2 uur vóór de opening uit.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een kinderbeurs organiseren en beginnen met de voorbereiding?: Begin minimaal 8 tot 10 weken vooraf met de locatie, verkopersvoorwaarden en het inschrijfformulier. Verstuur uitnodigingen en de verkopersoproep daarna, zodat je nog 2 tot 3 weken overhoudt voor de indeling en praktische afspraken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kinderbeurs op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw, gerekend vanaf het openen van de locatie. Bij veel stands, activiteiten of een ingewikkelde zaalindeling is 3 uur veiliger; laat verkopers hun eigen opbouwtijd vooraf bevestigen.
Wat moet ik een week voor een kinderbeurs controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de definitieve verkoperslijst, dieetwensen, leveranciersafspraken, activiteitenplanning en route-informatie. Print daarna standnummers, bewegwijzering en prijslijsten, zodat je niet op de beursdag nog moet kopiëren.
Hoe richt ik een zaal voor een kinderbeurs in?: Maak eerst zones voor stands, activiteiten, catering en entree en laat looproutes van minstens 1,2 meter vrij. Zet tafelnummers en bewegwijzering vóór opening klaar en controleer de indeling nogmaals nadat alle tafels en marktkramen staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.