Kindermesse organisieren: die Checkliste für deine Planung

Eine Kindermesse braucht mehr als Tische und ein paar Verkaufsstände. Du koordinierst Verkäufer, Anmeldungen, Kinderaktivitäten, Verpflegung, Beschilderung und die Kasse in einer festen Reihenfolge. Plane die Raumaufteilung früh und verschicke Wege- und Parkinformationen rechtzeitig. In den letzten Tagen zählen vor allem Materialkontrolle, Kühlung, Wechselgeld und ein klarer Aufbauplan. Diese Checkliste führt dich von der ersten Zusage bis zur geöffneten Halle.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Location und Raumaufteilung bestätigen
Verkäuferbedingungen ausarbeiten
2 Personen
Anmeldeformular für Verkäufer erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Kinderaktivitäten ankündigen
Verkäufer anmelden
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Lieferantenabsprachen bestätigen
Aktivitätenprogramm erstellen
2 Personen
Standplätze einteilen
2 Personen
Verkäuferliste drucken
Routen- und Parkinformationen versenden
Preisliste und Schilder erstellen
2 Personen
Beschilderung drucken
Kassen- und Wechselgeldplan erstellen
2 Personen
Aktivitätsmaterial sortieren
2 Personen
Cateringvorräte überprüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
Verkäuferinformationen bereitlegen
2 Personen
Tischnummern erstellen
Ort öffnen und kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Verkaufsflächen markieren
2 Personen
Kinderbereich einrichten
3 Personen
Basteltische einrichten
3 Personen
Cateringpunkt aufbauen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen

Event

Verkäufer empfangen
4 Personen
Verkäufer zu ihren Standplätzen begleiten
3 Personen
Verkäuferausweise ausgeben
2 Personen
Letzte Raumkontrolle durchführen
3 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Einlass und Information besetzen
2 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
Bastelmaterialien auffüllen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Fundgegenstände registrieren
Rundgang an den Verkaufstischen machen
2 Personen
Programmankündigungen betreuen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Verkäufer abbauen lassen
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Kinderecke aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Cateringvorräte einpacken
2 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
Saal und Eingang reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Fundsachen sicher aufbewahren
Materialien zählen und einpacken
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Nicht verkaufte Artikel abtransportieren
2 Personen
Verkäufer über Fundstücke informieren
Locationschlüssel zurückgeben
Fotos und Dokumente archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 24
TischeAnz. 12
StühleAnz. 50
BiertischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12
HockerAnz. 8
KinderhochstühleAnz. 6

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KassenboxenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
Bluetooth-Lautsprecher

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 6
AusgießkannenAnz. 6
KühlboxzangenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3

Dekoration

BallonsAnz. 200
BallonbögenAnz. 2
TischdeckenAnz. 20
WimpelkettenAnz. 10
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 60
StandnummernAnz. 30
ArmbänderAnz. 200

Sportmaterial

SpielmattenAnz. 8
BausteineAnz. 4
BilderbücherAnz. 30
BuntstifteAnz. 12
MalvorlagenAnz. 150
KinderschürzenAnz. 20
TischaufstellerAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 2
Staubsauger
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
HandfegerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 10
ToilettenbürstenAnz. 3

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KegelAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Raumaufteilung und Standplätze spätestens zwei Wochen vorher. Markiere Verkaufsflächen, Tischnummern und Wege so, dass Verkäufer ihren Platz ohne Rückfragen finden.
Lege die Verkäuferbedingungen und das Anmeldeformular früh fest. Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor der Messe, damit Verkäuferliste, Standverteilung und Ernährungswünsche rechtzeitig feststehen.
Verschicke Routen- und Parkinformationen mindestens 5 Tage vorher. Verkäufer brauchen außerdem eine kurze Ankunftszeit, Hinweise zum Entladen und die Nummer ihres Standplatzes.
Erstelle das Aktivitätenprogramm spätestens eine Woche vor dem Termin und kündige Kinderaktivitäten gemeinsam mit den Einladungen an. Sortiere Aktivitätsmaterial am Vortag nach Programmpunkt, damit beim Aufbau nichts gesucht werden muss.
Prüfe Cateringvorräte, Kühlprodukte, Becher, Tassen, Teller und Besteck am Vortag. Plane für die Kasse ausreichend Wechselgeld, teste Kartenterminals und lege Kassenboxen, Preisliste sowie Schilder gemeinsam bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kindermesse organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Raum, Verkäuferbedingungen und Einladungen. Die Standverteilung, das Programm und die Lieferantenabsprachen sollten spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin feststehen.
Wann müssen sich Verkäufer für eine Kindermesse anmelden?: Setze eine Anmeldefrist etwa 2 Wochen vor der Messe. So bleiben dir noch 10 bis 14 Tage für Rückfragen, Ernährungswünsche, Standplätze und die gedruckte Verkäuferliste.
Wie viel Wechselgeld braucht man für eine Kindermesse?: Plane mindestens 10 bis 20 Wechselgeldbeträge pro Kassenbox ein, verteilt auf kleine Scheine und Münzen. Lege den genauen Kassen- und Wechselgeldplan spätestens am Vortag fest und teste Kartenterminals vor dem Einlass.
Wann sollte man die Halle für eine Kindermesse öffnen?: Öffne den Veranstaltungsort mindestens 2 Stunden vor dem Besucherstart. In dieser Zeit kannst du Tische und Stühle aufstellen, Verkaufsflächen markieren, Technik anschließen und Kühlprodukte sowie Aktivitätsmaterial kontrollieren.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.