Organiser un salon des enfants : la checklist complète

Un salon des enfants demande une coordination précise entre les exposants, les activités et l’accueil du public. Cette checklist de 68 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix de la salle jusqu’à l’installation des stands. Prévoyez aussi le matériel de restauration, les caisses, la signalétique et les besoins particuliers des vendeurs. Les derniers jours servent surtout à confirmer les inscriptions, acheter les produits frais et vérifier chaque zone sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
Établir les conditions des vendeurs
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription pour les vendeurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer les activités pour enfants
Inscrire les vendeurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Créer le programme d'activités
2 personnes
Répartir les emplacements
2 personnes
Imprimer la liste des vendeurs
Envoyer les informations d’itinéraire et de parking
Créer les listes de prix et les panneaux
2 personnes
Imprimer la signalisation
Établir le plan de caisse et de monnaie
2 personnes
Trier le matériel d’activités
2 personnes
Vérifier le stock de restauration
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
Préparer les informations vendeurs
2 personnes
Créer des numéros de table
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter les zones de vente
2 personnes
Aménager l’espace enfants
3 personnes
Aménager les tables de bricolage
3 personnes
Monter le point de restauration
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes

Événement

Accueil des vendeurs
4 personnes
Accompagner les vendeurs vers leurs emplacements
3 personnes
Distribuer les badges des vendeurs
2 personnes
Effectuer le contrôle final de la salle
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Réalimenter les fournitures de bricolage
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Enregistrer les objets trouvés
Faire le tour des tables de vente
2 personnes
Assurer les annonces du programme
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire démonter les stands
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger le coin enfants
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Emballer les fournitures de catering
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle et l’entrée
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Ranger en lieu sûr les objets trouvés
Compter et emballer le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Évacuer les articles invendus
2 personnes
Informer les vendeurs des objets trouvés
Restituer les clés du lieu
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 24
Tablesqté 12
Chaisesqté 50
Tables de bièreqté 4
Portants à vêtementsqté 8
Boîtes de rangementqté 12
Tabouretsqté 8
Chaises hautes pour enfantsqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Caissesqté 2
Distributeurs automatiquesqté 2
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Enceinte Bluetooth

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Pichets de serviceqté 6
Pinces pour glacièreqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3

Décoration

Ballonsqté 200
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 20
Guirlandes de fanionsqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 60
Numéros de standqté 30
Braceletsqté 200

Matériel de sport

Tapis de jeuqté 8
Blocs de constructionqté 4
Albums illustrésqté 30
Crayons de couleurqté 12
Coloriagesqté 150
Tabliers pour enfantsqté 20
Présentoirs de tableqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 3
Poubellesqté 10
Brosses de toilettesqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Cônesqté 12
Ruban de balisageqté 4
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la salle et son agencement : prévoyez les emplacements des stands, les zones d’activités et les espaces de circulation avant d’inscrire les vendeurs. Cela évite de devoir déplacer les tables et les chaises la veille.
Fixez une date limite d’inscription des vendeurs au moins 10 à 14 jours avant le salon. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes, répartir les emplacements, imprimer la liste et envoyer les informations de stationnement.
Annoncez les activités avec des horaires précis, puis préparez un programme visible à l’entrée. Pour chaque activité, vérifiez le matériel nécessaire, les tables, les tabourets et les chaises hautes si de jeunes enfants participent.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et confirmez les accords avec les fournisseurs au plus tard une semaine avant. Les produits frais à conserver au froid s’achètent plutôt dans les 24 à 48 heures précédant l’ouverture.
Préparez la caisse, la monnaie, les listes de prix et les panneaux avant le jour J. À l’ouverture, testez aussi la sonorisation, les microphones, les rallonges et les multiprises, puis vérifiez que les zones de vente sont clairement délimitées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des enfants ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les inscriptions des vendeurs devraient être lancées au moins 4 semaines avant, avec les besoins alimentaires et les informations pratiques confirmés 10 à 14 jours avant.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon des enfants ?: Confirmez les exposants environ 10 à 14 jours avant l’événement. Ce délai permet de finaliser la répartition des emplacements, les numéros de table, la liste imprimée et les informations d’itinéraire.
Que faut-il prévoir pour la restauration d’un salon des enfants ?: Prévoyez les gobelets réutilisables, tasses, assiettes, couverts, plateaux, thermos et pichets de service. Achetez les produits frais dans les 24 à 48 heures avant l’ouverture et vérifiez le stock de boissons, de glace et de matériel de préparation.
Quand installer la salle pour un salon des enfants ?: Ouvrez et vérifiez le lieu le jour précédent si c’est possible, puis installez les tables, chaises et zones de vente le matin même ou la veille. Gardez au moins 60 minutes avant l’arrivée du public pour tester la caisse, la signalétique et le matériel audio.

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