Checklist para organizar una feria infantil

Una feria infantil necesita más coordinación que una simple jornada de actividades: hay que cuadrar vendedores, puestos, juegos, comida y circulación de familias. Empieza por confirmar el espacio y su distribución, y después fija las inscripciones, el programa y las condiciones para los vendedores. Durante la última semana, cierra proveedores, compras, carteles y preferencias dietéticas. El día del evento, reserva tiempo para revisar el lugar, montar mesas y sillas y delimitar las zonas de venta.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la ubicación y la distribución de la sala
Redactar las condiciones de los vendedores
2 personas
Crear el formulario de inscripción para vendedores
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar las actividades infantiles
Registrar a los vendedores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar acuerdos con proveedores
Crear programa de actividades
2 personas
Asignar puestos
2 personas
Imprimir lista de vendedores
Enviar información de ruta y aparcamiento
Crear listas de precios y carteles
2 personas
Imprimir señalización
Elaborar el plan de caja y cambio
2 personas
Clasificar el material de actividades
2 personas
Comprobar el stock de catering
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprar productos refrigerados
2 personas
Preparar la información de los vendedores
2 personas
Crear números de mesa
Abrir y revisar el lugar
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Delimitar zonas de venta
2 personas
Montar el rincón infantil
3 personas
Montar mesas de manualidades
3 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Realizar rondas de seguridad
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas

Evento

Recibir a los vendedores
4 personas
Guiar a los vendedores hasta sus puestos
3 personas
Repartir acreditaciones a los vendedores
2 personas
Realizar la última revisión de la sala
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Atender acceso e información
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Reponer materiales de manualidades
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Registrar objetos perdidos
Hacer un recorrido por las mesas de venta
2 personas
Gestionar los anuncios del programa
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Ayudar a los vendedores a recoger
3 personas
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger el rincón infantil
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Empacar el material de catering
2 personas
Recoger y retirar la basura
3 personas
Limpiar la sala y la entrada
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Guardar de forma segura los objetos perdidos
Contar y empaquetar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Retirar los artículos no vendidos
2 personas
Informar a los vendedores sobre los objetos encontrados
Devolver las llaves del recinto
Archivar fotos y documentos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 24
Mesascant. 12
Sillascant. 50
Mesas de cervezacant. 4
Percheroscant. 8
Cajas de almacenajecant. 12
Taburetescant. 8
Sillas para niñoscant. 6

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cajas de cajacant. 2
Cajeros automáticoscant. 2
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Altavoz Bluetooth

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Termoscant. 6
Jarras para servircant. 6
Pinzas para nevera portátilcant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Jarras medidorascant. 3

Decoración

Globoscant. 200
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 20
Guirnaldascant. 10
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 60
Números de standcant. 30
Pulserascant. 200

Material deportivo

Colchonetas de juegocant. 8
Bloques de construccióncant. 4
Libros ilustradoscant. 30
Lápices de colorescant. 12
Libros para colorearcant. 150
Delantales infantilescant. 20
Caballetes de mesacant. 6

Limpieza

Escobacant. 2
Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Escobas de manocant. 3
Papeleracant. 10
Escobillas de bañocant. 3

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Conoscant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Linternascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución de la sala antes de asignar puestos. Deja recorridos claros para carritos y familias, y separa las zonas de venta de las actividades infantiles para evitar cruces.
No esperes a la víspera para registrar a los vendedores. Envía el formulario y las condiciones con varias semanas de margen, y prepara una lista impresa con nombres, puestos y contactos.
Publica el programa de actividades con horarios concretos. Incluye también la información de ruta y aparcamiento, porque muchas familias la buscarán el mismo día desde el móvil.
Calcula por separado el material de actividades, el catering y el servicio de bebidas. Revisa el stock, compra los productos refrigerados al final y prepara termos, jarras, vasos, tazas, platos y cubiertos.
Prepara la caja antes del montaje: define quién cobra, cuánto cambio necesitas y dónde se guardan las cajas. Imprime las listas de precios, los números de mesa y la señalización para no improvisar cuando lleguen los vendedores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria infantil?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar el espacio, enviar invitaciones, registrar vendedores, cerrar proveedores y preparar el programa sin concentrarlo todo en los últimos días.
¿Qué hay que preparar la semana antes de una feria infantil?: Durante los 7 días previos, confirma vendedores y proveedores, recoge las preferencias dietéticas, termina las listas de precios y prepara la señalización. También conviene revisar el stock y comprar los productos refrigerados cerca de la fecha.
¿Cuándo se montan las mesas y los puestos?: Reserva al menos 2 horas antes de la apertura para abrir y revisar el lugar, montar mesas y sillas, colocar los puestos y delimitar las zonas de venta. Añade tiempo extra si el espacio requiere transportar material desde otra sala.
¿Cómo se organiza el dinero en una feria infantil?: Define un responsable de caja y prepara el cambio antes de abrir, idealmente el día anterior. Usa cajas separadas si hay varios puntos de cobro y coloca las listas de precios donde puedan consultarse sin bloquear las colas.

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