Keukenbeurs organiseren: checklist en planning

Een keukenbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en kookapparatuur klaarzetten. Je regelt tegelijk exposanten, beursindeling, kookdemo’s, bezoekersregistratie, catering en technische aansluitingen. Begin met datum, openingstijden en zaalindeling en werk daarna toe naar een definitieve plattegrond en een compleet programma. Controleer vóór de opbouw vooral stroompunten, koeling, water, afval en de route voor materialen. Met deze checklist houd je overzicht over de 69 taken en 58 benodigdheden van het plan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
Exposanten benaderen
2 personen
Exposanten aanmelden
2 personen
Beursplattegrond maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Leveranciersafspraken bevestigen
2 personen
Programma voor kookdemo's maken
2 personen
Kookdemo's inhoudelijk voorbereiden
3 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Reserveringen voor materialen maken
2 personen
Exposanteninformatie versturen
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Plattegrond en programma printen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Cateringvoorraad sorteren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Ingang en garderobe inrichten
2 personen
Standtafels opstellen
4 personen
Stoelen en zitplekken plaatsen
3 personen
Kookdemokeuken opbouwen
4 personen
Kookapparatuur aansluiten
3 personen
Elektrische aansluitingen testen
2 personen
Exposantenstands markeren
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten begeleiden naar stands
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Kookdemo-ingrediënten klaarzetten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Kookdemo's begeleiden
3 personen
Proeverijen serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffetvoorraad aanvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Standhouders ondersteunen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kookapparatuur uitschakelen
2 personen
Exposanten laten afbouwen
4 personen
Standmaterialen afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Restanten verpakken
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Materialen tellen en controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 24
Bezoekersstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Registratietafel
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 10
Tafelkledenaantal 30

Apparatuur

Inductiekookplatenaantal 4
Combimagnetronsaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
Kookwekkersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks- en schilmesjesaantal 12
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 6
Maatlepelsaantal 6
Koekenpannenaantal 4
Pannenaantal 6
Spatelsaantal 8
Pollepelsaantal 8
Tangenaantal 8
Gardeaantal 4
Vergietenaantal 4
Ovenschalenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 80
Besteksetsaantal 140
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 16
Koffielepelsaantal 100

Decoratie

Beursbanierenaantal 6
Decoratieve keukenkruidenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 24
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Bewegwijzeringsbordenaantal 12
Krijtbordenaantal 12
Tafelbordhoudersaantal 30

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 8
Led-spotsaantal 12

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de beursplattegrond pas definitief vast nadat exposanten zijn aangemeld. Reserveer per stand niet alleen een tafel, maar ook ruimte voor bezoekers, demonstraties en kabels.
Plan kookdemo’s in tijdsblokken van bijvoorbeeld 30 tot 45 minuten. Noteer per demo welke inductiekookplaat, combimagnetron, pannen, snijplanken en overige keukenmaterialen nodig zijn.
Stuur exposanteninformatie uiterlijk 2 weken vóór de beurs. Vermeld daarin hun standplaats, opbouwtijd, beschikbare stroom, laad- en losroute en de deadline voor dieetwensen of demo-informatie.
Bereken catering apart voor exposanten, medewerkers en bezoekers. Zet houdbare boodschappen eerder klaar, maar koop verse producten pas kort voor de beurs en houd dranken gekoeld in koelkasten of koelboxen.
Maak een controle rond de registratietafel voordat de deuren opengaan. Leg naambadges, geprinte plattegronden en programma’s klaar en controleer of bewegwijzering vanaf de ingang, garderobe en toiletten zichtbaar is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik exposanten voor een keukenbeurs benaderen?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór de beurs met benaderen. Sluit de aanmeldingen uiterlijk 4 weken vooraf, zodat je standplaatsen, de plattegrond en de exposanteninformatie nog kunt afronden.
Wanneer maak je de beursplattegrond voor een keukenbeurs?: Maak een eerste indeling zodra de locatie en zaalafmetingen bekend zijn. Werk de definitieve plattegrond 3 tot 4 weken vóór de beurs af, nadat de meeste exposanten zijn aangemeld en de kookdemo’s zijn ingepland.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een keukenbeurs?: Plan minimaal 4 uur voor de opbouw van stands, registratie, catering en bewegwijzering. Reserveer extra tijd voor het aansluiten en testen van inductiekookplaten, combimagnetrons, koffiezetapparaten en verlengkabels.
Wanneer regel je catering en dieetwensen voor een keukenbeurs?: Vraag dieetwensen uiterlijk 2 weken vóór de beurs op bij bezoekers en exposanten. Bereken daarna de hoeveelheden en koop houdbare voorraad eerder; haal verse boodschappen bij voorkeur 1 tot 2 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.