Checklist para organizar una feria de cocina sin olvidos

Una feria de cocina combina puestos de expositores, demostraciones en directo, registro de visitantes y bastante material técnico. Para que el montaje no se convierta en una carrera, empieza por cerrar fecha, horario, ubicación y distribución de la sala. Después confirma expositores, permisos, proveedores e inscripciones, y deja para los últimos días las compras frescas, las acreditaciones y la preparación del catering. Esta checklist reúne las tareas y los materiales necesarios en el orden en que suelen hacer falta.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Contactar a los expositores
2 personas
Registrar expositores
2 personas
Crear plano de la feria
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Comprobar permisos
2 personas
Confirmar acuerdos con proveedores
2 personas
Crear el programa para las demostraciones de cocina
2 personas
Preparar el contenido de las demostraciones de cocina
3 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Hacer reservas de material
2 personas
Enviar información a los expositores
2 personas
Diseñar la señalización
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir el plano y el programa
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar productos no perecederos
2 personas
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Clasificar el stock de catering
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Montar mesas de stand
4 personas
Colocar mesas y asientos
3 personas
Montar la cocina de demostración culinaria
4 personas
Conectar el equipo de cocina
3 personas
Probar las conexiones eléctricas
2 personas
Marcar los stands de los expositores
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Acompañar a los expositores a sus stands
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar los ingredientes para la demo de cocina
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Coordinar las demostraciones de cocina
3 personas
Servir las degustaciones
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el stock del buffet
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Apoyar a los expositores
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de cocina
2 personas
Permitir que los expositores desmonten
4 personas
Desmontar los materiales del stand
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Empacar lo sobrante
2 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Contar y comprobar los materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 24
Sillas para visitantescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mesas de buffetcant. 6
Mesa de registro
Percheroscant. 2
Papeleracant. 10
Mantelescant. 30

Equipo

Placas de induccióncant. 4
Hornos combinadoscant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 10
Temporizadores de cocinacant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chef y peladorescant. 12
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 6
Cucharas medidorascant. 6
Sartenescant. 4
Sartenescant. 6
Espátulascant. 8
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 8
Batidor de varillascant. 4
Coladorescant. 4
Fuentes para hornocant. 4
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 160
Copas de vinocant. 80
Cubiertoscant. 140
Bandejas de servircant. 24
Pinzas de servircant. 16
Cucharillas de cafécant. 100

Decoración

Banderas publicitariascant. 6
Hierbas culinarias decorativascant. 12
Decoración de mesacant. 24
Credencialescant. 120
Portabadgescant. 120
Carteles de señalizacióncant. 12
Pizarrascant. 12
Soportes para carteles de mesacant. 30

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LEDcant. 12

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 24
Dispensadores de jabón de manoscant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano de la feria antes de asignar los puestos: reserva pasillos suficientemente amplios y coloca la mesa de registro cerca de la entrada. Así podrás informar a los expositores de su espacio con tiempo.
Programa las demostraciones de cocina en bloques concretos y confirma qué necesita cada una: placas de inducción, hornos combinados, neveras, tablas, cuchillos, sartenes y fuentes para horno no siempre se pueden compartir.
Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y calcula las cantidades de catering con esa información. Clasifica el stock por servicio y separa los productos frescos de los no perecederos.
Comprueba permisos y acuerdos con proveedores al menos 4 semanas antes del evento. Las reservas de mobiliario, equipos eléctricos y material de cocina suelen ser difíciles de cambiar durante la última semana.
Prepara señalización, acreditaciones, plano y programa para imprimir con varios días de margen. El día anterior enfría las bebidas, revisa cables alargadores y regletas, y lleva los materiales al lugar en cajas identificadas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de cocina?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios expositores y hay demostraciones. Reserva al menos 4 semanas para permisos, proveedores y equipos, y deja la última semana para confirmaciones y compras.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de una feria de cocina?: Confirma sus espacios y horarios entre 3 y 4 semanas antes. Envía la información definitiva sobre acceso, montaje, programa y necesidades técnicas como mínimo 7 días antes del evento.
¿Cuándo comprar los productos para una feria de cocina?: Compra los productos no perecederos aproximadamente 7 días antes y los productos frescos entre 1 y 2 días antes. Enfría las bebidas el día anterior y clasifica todo el stock antes de transportarlo.
¿Qué material hace falta para las demostraciones de cocina?: Calcula el material según cada demostración, pero revisa como mínimo placas de inducción, hornos combinados, cables alargadores, regletas, temporizadores, tablas, cuchillos, cuencos, sartenes y utensilios de servicio. Haz esta comprobación al menos 7 días antes para poder sustituir lo que falte.

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