Zo organiseer je een kerstvoorstelling zonder last-minute stress

Een kerstvoorstelling organiseren begint niet met versiering, maar met de datum, locatie en voorstelling zelf. Leg daarna de gastenlijst, het programma en de praktische randvoorwaarden vast, zodat catering, vervoer en techniek op tijd geregeld kunnen worden. Verzamel dieetwensen en vervoersbehoeften al bij de aanmelding en houd reserveplaatsen apart bij. In de laatste week controleer je vooral wat vaak wordt vergeten: microfoons, audiokabels, programma’s, naamkaartjes, vluchtroutes en reservebatterijen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Voorstelling reserveren
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen registreren
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vervoersbehoeften inventariseren
2 personen
8
Reserveplaatsen bijhouden
9
Programma definitief maken
2 personen
10
Programma's afdrukken
2 personen
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Contact met artiesten bevestigen
13
Muziekbestanden verzamelen
14
Presentatieteksten afdrukken
15
Catering bestellen
16
Vervoer voor gasten regelen
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Toegankelijkheid controleren
2 personen
19
Vluchtroutes controleren
2 personen
20
EHBO-middelen controleren
21
Techniek testen
2 personen
22
Reservebatterijen kopen
23
Versiering controleren
2 personen
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Koelproducten opslaan
2 personen
27
Tafelschikking uitwerken
2 personen
28
Cadeautjes klaarzetten
2 personen
29
Presentatietafel voorbereiden
2 personen
30
Laatste aanmeldingen verwerken
31
Bezoekerslijst afdrukken

Event

32
Locatie openen
2 personen
33
Zaal controleren
2 personen
34
Stoelen opstellen
4 personen
35
Tafels opstellen
3 personen
36
Techniek opbouwen
3 personen
37
Licht en stroom controleren
2 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Kerstboom versieren
2 personen
40
Entreebalie inrichten
2 personen
41
Garderobe inrichten
2 personen
42
Koffiepunt inrichten
3 personen
43
Buffettafels dekken
3 personen
44
Dranken koud zetten
2 personen
45
Hapjes voorbereiden
4 personen
46
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
47
Artiesten ontvangen
2 personen
48
Artiestenruimte inrichten
2 personen
49
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
50
Ontvangstteam instrueren
2 personen
51
Gasten ontvangen
4 personen
52
Jassen aannemen
2 personen
53
Koffie en thee schenken
3 personen
54
Programma's uitdelen
2 personen
55
Gasten naar plaatsen begeleiden
3 personen
56
Kerstvoorstelling begeleiden
4 personen
57
Pauzedrankjes serveren
4 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Hapjes aanvullen
2 personen
60
Pauzebezoekers begeleiden
3 personen
61
Tweede voorstelling begeleiden
4 personen
62
Afscheidsmoment begeleiden
3 personen
63
Cadeautjes uitdelen
3 personen
64
Gasten naar uitgang begeleiden
3 personen
65
Jassen teruggeven
2 personen
66
Restanten veilig opslaan
2 personen
67
Apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

68
Servies verzamelen
3 personen
69
Buffet opruimen
3 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Tafels afbreken
3 personen
72
Stoelen opruimen
4 personen
73
Techniek afbouwen
3 personen
74
Versiering verwijderen
3 personen
75
Servies afwassen
3 personen
76
Zaal schoonmaken
4 personen
77
Toiletten controleren
78
Gevonden voorwerpen verzamelen
79
Locatie afsluiten
2 personen
80
Materialen terugbrengen
2 personen
81
Overgebleven catering verwerken
2 personen
82
Afval afvoeren
2 personen
83
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Klaptafelsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Dessertbordjesaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Koffielepeltjesaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 8
Scharenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messen voor bereidingaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Opscheplepelsaantal 8
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Audiokabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Staande lampenaantal 4

Decoratie

Kunstkerstboom
Kerstballenaantal 40
Kerstslingersaantal 8
Kerstkransenaantal 4
Kerststerrenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Servettenhoudersaantal 12
Naamkaartjesaantal 90
Programma'saantal 100
Cadeautasjesaantal 90
Inpaklintaantal 4
Plakbandaantal 6
Dubbelzijdige tapeaantal 4
Schilderstapeaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de volgorde in drie blokken: eerst datum, locatie en voorstelling reserveren; daarna uitnodigingen, aanmeldingen en programma; pas vervolgens catering, vervoer en techniek definitief maken. Zo bestel je geen eten of materiaal voordat het aantal gasten bekend is.
Stuur de uitnodigingen vroeg genoeg om dieetwensen en vervoersbehoeften te verzamelen. Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de voorstelling af, zodat je reserveplaatsen, catering en vervoer op aantallen kunt afstemmen.
Test techniek niet pas op de dag zelf. Controleer microfoons, microfoonstatieven, luidsprekers, mengpaneel, laptop en audiokabels vooraf en leg reservebatterijen klaar; een ontbrekende kabel kan de voorstelling stilleggen.
Maak de publieksmaterialen in één vaste ronde: programma’s afdrukken, naamkaartjes voorbereiden en presentatieteksten klaarleggen. Neem enkele extra exemplaren mee voor wijzigingen, nieuwe aanmeldingen of beschadigde kaartjes.
Loop de locatie minimaal één keer na met de vrijwilligers. Controleer stoelen en tafels, de buffetopstelling, toegankelijkheid, vluchtroutes en EHBO-middelen voordat de versiering en catering binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en voorstelling. Gebruik de laatste 7 dagen voor bevestigingen, techniek, programma’s, boodschappen en een veiligheidsronde.
Wanneer moet ik de catering voor een kerstvoorstelling bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen zijn gesloten en dieetwensen zijn gecontroleerd, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Houd een kleine marge aan voor reserveplaatsen en late wijzigingen.
Wanneer test je de techniek voor een kerstvoorstelling?: Test alle apparatuur uiterlijk 1 dag vooraf en herhaal de controle op de locatie vóór binnenkomst van de gasten. Controleer naast microfoons en luidsprekers ook laptop, mengpaneel, audiokabels, verlengkabels en reservebatterijen.
Hoeveel reserveplaatsen houd je aan voor een kerstvoorstelling?: Houd ongeveer 5 tot 10 procent van het maximale aantal plaatsen als reserve aan, zolang de locatie dat toelaat. Sluit de definitieve telling 3 tot 5 dagen vooraf af, zodat catering en vervoer kunnen worden vastgelegd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.