Eine Weihnachtsvorstellung zuverlässig organisieren
Bei einer Weihnachtsvorstellung entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Ablauf. Lege zuerst Termin, Ort und reservierte Plätze fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Transportbedarf und machst Programm, Künstler, Technik und Catering verbindlich. In den letzten Tagen geht es vor allem um Proben, Sicherheitschecks, Namensschilder, Ausdrucke und einen klaren Einsatzplan für Freiwillige.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Vorstellung reservieren
- 3
Einladungen erstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen erfassen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Transportbedarf erfassen
2 Personen
- 8
Reservierte Plätze verwalten
- 9
Programm finalisieren
2 Personen
- 10
Programme ausdrucken
2 Personen
- 11
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 12
Kontakt mit Künstlern bestätigen
- 13
Musikdateien sammeln
- 14
Präsentationstexte ausdrucken
- 15
Catering bestellen
- 16
Transport für Gäste organisieren
2 Personen
- 17
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 18
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
- 19
Fluchtwege überprüfen
2 Personen
- 20
Erste-Hilfe-Material prüfen
- 21
Technik testen
2 Personen
- 22
Ersatzbatterien kaufen
- 23
Dekoration überprüfen
2 Personen
- 24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 25
Einkaufen gehen
3 Personen
- 26
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
- 27
Tischordnung ausarbeiten
2 Personen
- 28
Geschenke bereitlegen
2 Personen
- 29
Präsentationstisch vorbereiten
2 Personen
- 30
Letzte Anmeldungen bearbeiten
- 31
Besucherliste ausdrucken
Event
- 32
Location öffnen
2 Personen
- 33
Saal kontrollieren
2 Personen
- 34
Stühle aufstellen
4 Personen
- 35
Tische aufstellen
3 Personen
- 36
Technik aufbauen
3 Personen
- 37
Licht und Strom kontrollieren
2 Personen
- 38
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 39
Weihnachtsbaum schmücken
2 Personen
- 40
Eingangstresen einrichten
2 Personen
- 41
Garderobe einrichten
2 Personen
- 42
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
- 43
Buffet-Tische eindecken
3 Personen
- 44
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 45
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 46
Diätmahlzeiten separat bereitstellen
2 Personen
- 47
Künstler empfangen
2 Personen
- 48
Künstlerraum einrichten
2 Personen
- 49
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 50
Empfangsteam einweisen
2 Personen
- 51
Gäste empfangen
4 Personen
- 52
Jacken entgegennehmen
2 Personen
- 53
Kaffee und Tee ausschenken
3 Personen
- 54
Programme ausgeben
2 Personen
- 55
Gäste zu ihren Plätzen begleiten
3 Personen
- 56
Weihnachtsaufführung begleiten
4 Personen
- 57
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 58
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 59
Snacks auffüllen
2 Personen
- 60
Besucher in der Pause betreuen
3 Personen
- 61
Zweite Vorstellung begleiten
4 Personen
- 62
Abschiedsmoment begleiten
3 Personen
- 63
Geschenke verteilen
3 Personen
- 64
Gäste zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 65
Jacken zurückgeben
2 Personen
- 66
Reste sicher lagern
2 Personen
- 67
Geräte ausschalten
2 Personen
Nachbereitung
- 68
Geschirr sammeln
3 Personen
- 69
Buffet aufräumen
3 Personen
- 70
Abfall sammeln
3 Personen
- 71
Tische abbauen
3 Personen
- 72
Stühle aufräumen
4 Personen
- 73
Technik abbauen
3 Personen
- 74
Dekoration entfernen
3 Personen
- 75
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 76
Saal reinigen
4 Personen
- 77
Toiletten kontrollieren
- 78
Fundsachen sammeln
- 79
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 80
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 81
Übrig gebliebenes Catering verwerten
2 Personen
- 82
Abfall entsorgen
2 Personen
- 83
Fundsachen zurückbringen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 12
- BuffetischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
- KlappischeAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- KaffeelöffelAnz. 100
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 2
- ServiertablettsAnz. 8
- ScherenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- Messer für die VorbereitungAnz. 4
- SchälchenAnz. 20
- ServierlöffelAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- AudiokabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- StehlampenAnz. 4
Dekoration
- Künstlicher Weihnachtsbaum
- WeihnachtskugelnAnz. 40
- WeihnachtsgirlandenAnz. 8
- WeihnachtskränzeAnz. 4
- WeihnachtssterneAnz. 12
- TischdeckenAnz. 12
- ServiettenhalterAnz. 12
- NamensschilderAnz. 90
- ProgrammeAnz. 100
- GeschenktütenAnz. 90
- GeschenkbandAnz. 4
- KlebebandAnz. 6
- Doppelseitiges KlebebandAnz. 4
- AbdeckbandAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mindestens vier bis sechs Wochen vorher mit Termin, Ort und Reservierung. Erst wenn die Kapazität feststeht, lassen sich Einladungen und reservierte Plätze verlässlich planen.
- Setze für Anmeldungen eine Frist etwa zehn Tage vor der Vorstellung. Erfasse dabei nicht nur die Personenzahl, sondern auch Ernährungswünsche, Mobilitätsbedarf und benötigte Transporte.
- Finalisiere das Programm spätestens eine Woche vorher und bestätige Künstler, Musikdateien und Präsentationstexte. Drucke Programme und Texte nicht erst am Veranstaltungstag aus.
- Plane den Einlass und die Sitzplätze mit Namensschildern, Kleiderständern und ausreichend Stühlen. Eine freiwillige Person sollte die reservierten Plätze verwalten, während eine zweite den Transport und barrierefreie Zugänge im Blick behält.
- Teste zwei bis drei Tage vorher Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop und Audiokabel. Lege Ersatzbatterien bereit und prüfe zusätzlich Fluchtwege, Erste-Hilfe-Material, Verlängerungskabel sowie Kaffee- und Buffetaufbau.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Weihnachtsvorstellung organisieren?
- Starte vier bis sechs Wochen vorher mit Termin, Ort und Reservierung. Spätestens zehn Tage vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche und Transportbedarf erfasst sein.
- Wann sollte das Programm einer Weihnachtsvorstellung feststehen?
- Finalisiere das Programm etwa sieben Tage vorher. Künstlerkontakte, Musikdateien und Präsentationstexte sollten dann bestätigt sein, damit Ausdrucke und Technik rechtzeitig vorbereitet werden können.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Weihnachtsvorstellung?
- Plane mindestens drei klar eingeteilte Freiwillige ein: eine Person für Einlass und Namensschilder, eine für reservierte Plätze und eine für Technik oder Ablauf. Bei mehreren hundert Gästen brauchst du entsprechend mehr Unterstützung.
- Wann sollte man die Technik für eine Weihnachtsvorstellung testen?
- Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop und Kabel zwei bis drei Tage vorher. Führe am Veranstaltungstag zusätzlich einen kurzen Toncheck durch und halte Ersatzbatterien bereit.
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!