Cómo organizar un espectáculo de Navidad sin prisas de última hora

Empieza por fijar la fecha y el lugar, y reserva la función antes de preparar las invitaciones. Después controla las inscripciones, las preferencias dietéticas y las necesidades de transporte con una lista actualizada. El programa, el catering y la parte técnica deben cerrarse en momentos distintos, pero revisarse juntos durante la última semana. Así sabrás cuántas sillas, mesas, tazas, vasos y equipos necesitas, y detectarás a tiempo lo que suele quedar olvidado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Reservar la función
3
Redactar invitaciones
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Registrar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Recabar las necesidades de transporte
2 personas
8
Mantener plazas de reserva
9
Definir el programa final
2 personas
10
Imprimir programas
2 personas
11
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
12
Confirmar el contacto con los artistas
13
Reunir archivos de música
14
Imprimir textos de presentación
15
Pedir el catering
16
Organizar transporte para los invitados
2 personas
17
Asignar voluntarios
2 personas
18
Comprobar la accesibilidad
2 personas
19
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
20
Comprobar los suministros de primeros auxilios
21
Probar la técnica
2 personas
22
Comprar pilas de repuesto
23
Comprobar la decoración
2 personas
24
Comprobar la lista de la compra
2 personas
25
Hacer la compra
3 personas
26
Guardar los productos refrigerados
2 personas
27
Planificar la distribución de las mesas
2 personas
28
Preparar los regalos
2 personas
29
Preparar la mesa de presentación
2 personas
30
Procesar las últimas inscripciones
31
Imprimir la lista de visitantes

Evento

32
Abrir la ubicación
2 personas
33
Comprobar la sala
2 personas
34
Colocar las sillas
4 personas
35
Montar mesas
3 personas
36
Montar la técnica
3 personas
37
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Decorar el árbol de Navidad
2 personas
40
Montar el mostrador de entrada
2 personas
41
Montar el guardarropa
2 personas
42
Montar el punto de café
3 personas
43
Montar las mesas del bufé
3 personas
44
Enfriar las bebidas
2 personas
45
Preparar aperitivos
4 personas
46
Separar comidas especiales
2 personas
47
Recibir a los artistas
2 personas
48
Montar la zona de artistas
2 personas
49
Realizar la prueba de sonido
3 personas
50
Instruir al equipo de recepción
2 personas
51
Recibir a los invitados
4 personas
52
Recibir abrigos
2 personas
53
Servir café y té
3 personas
54
Repartir programas
2 personas
55
Acompañar a los invitados a sus asientos
3 personas
56
Coordinar la representación navideña
4 personas
57
Servir bebidas del descanso
4 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Reponer los aperitivos
2 personas
60
Guiar a los visitantes del descanso
3 personas
61
Coordinar la segunda función
4 personas
62
Guiar el momento de despedida
3 personas
63
Repartir regalos
3 personas
64
Acompañar a los invitados a la salida
3 personas
65
Devolver los abrigos
2 personas
66
Guardar los restos de forma segura
2 personas
67
Apagar el equipo
2 personas

Seguimiento

68
Recoger la vajilla
3 personas
69
Recoger el buffet
3 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Desmontar las mesas
3 personas
72
Recoger sillas
4 personas
73
Desmontar equipo técnico
3 personas
74
Retirar la decoración
3 personas
75
Lavar la vajilla
3 personas
76
Limpiar la sala
4 personas
77
Comprobar los baños
78
Recoger objetos perdidos
79
Cerrar el recinto
2 personas
80
Devolver los materiales
2 personas
81
Gestionar el catering sobrante
2 personas
82
Retirar los residuos
2 personas
83
Devolver los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesascant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 2
Mesas plegablescant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharillas de cafécant. 100

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Bandejas de serviciocant. 8
Tijerascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de preparacióncant. 4
Cuencoscant. 20
Cucharonescant. 8
Neveras portátilescant. 4

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Cables de audiocant. 6
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Baterías de repuestocant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de piecant. 4

Decoración

Árbol de Navidad artificial
Bolas de Navidadcant. 40
Guirnaldas de Navidadcant. 8
Coronas navideñascant. 4
Flores de Pascuacant. 12
Mantelescant. 12
Porta-servilletascant. 12
Tarjetas de nombrecant. 90
Programascant. 100
Bolsas de regalocant. 90
Cinta de embalajecant. 4
Cinta adhesivacant. 6
Cinta adhesiva de doble caracant. 4
Cinta de pintorcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y la reserva de la función antes de enviar invitaciones. Deja plazas de reserva y fija una fecha límite de inscripción para saber con cuántas personas trabajarás.
Recoge las preferencias dietéticas y las necesidades de transporte junto con la inscripción, no unos días antes del evento. Confirma esos datos al menos 7 días antes de pedir el catering y organizar los desplazamientos.
Prepara el programa final cuando ya tengas confirmados a los artistas y sus archivos de música. Imprime los programas y los textos de presentación con varios días de margen, y prepara también las tarjetas de nombre.
Haz una prueba técnica completa antes de que lleguen los invitados: micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, portátil, cables y alargadores. Compra las pilas de repuesto antes de la prueba, no cuando empiece la función.
Asigna voluntarios para la recepción, el catering, el transporte y las incidencias, y revisa con ellos la accesibilidad, las rutas de evacuación y los suministros de primeros auxilios. La decoración y la lista de la compra deben comprobarse en una última revisión, al menos 24 horas antes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de Navidad?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes, sobre todo si necesitas reservar artistas, lugar y transporte. Deja la última semana para confirmar asistentes, catering, programa y técnica.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones?: Envíalas después de confirmar la fecha, el lugar y la función, idealmente entre 4 y 6 semanas antes. Establece una fecha límite de respuesta, por ejemplo 10 días antes, para cerrar plazas, dietas y transporte.
¿Cuándo se debe pedir el catering para un espectáculo de Navidad?: Pídelo cuando termine el plazo de inscripción y tengas las preferencias dietéticas confirmadas, normalmente entre 7 y 10 días antes. Añade las bebidas y revisa que haya suficientes platos, cubiertos, vasos, tazas y espacio en las mesas de buffet.
¿Qué hay que comprobar el día antes del espectáculo?: El día anterior revisa la decoración, la compra, las sillas, mesas y percheros, además de la técnica y las pilas de repuesto. También confirma el contacto con los artistas, los voluntarios, el transporte y las rutas de evacuación.

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