Zo organiseer je een kerstviering zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en het verwachte aantal gasten. Daarna leg je de aanmeldingen, dieetwensen, catering en het programma vast, zodat je weet hoeveel eten, servies en zitplaatsen nodig zijn. Plan kinderactiviteiten en muziek apart van het diner en wijs vrijwilligers duidelijke taken toe. De laatste week draait om controleren en voorbereiden; op de dag zelf open je de locatie op tijd, koel je de dranken en zet je buffet, tafels en activiteiten klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen registreren
5
Dieetwensen verzamelen
6
Kinderactiviteiten kiezen
2 personen
7
Muziek afspeellijst maken
8
Menu en porties bepalen
2 personen
9
Cateringbestelling plaatsen
10
Reservering bevestigen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Programma uitwerken
2 personen
13
Aanmeldingen nabellen
2 personen
14
Dieetlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Verse producten ophalen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Koekjes en cake bakken
3 personen
19
Groenten wassen
2 personen
20
Sausen voorbereiden
2 personen
21
Tafelnummers maken
2 personen
22
Naamkaartjes schrijven
2 personen
23
Cadeautjes sorteren
2 personen
24
Activiteiten klaarzetten
3 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Ruimtes controleren
2 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
4 personen
29
Buffet opbouwen
3 personen
30
Servies klaarzetten
2 personen
31
Kerstboom plaatsen
3 personen
32
Versiering ophangen
4 personen
33
Lichtjes testen
2 personen
34
Muziek installeren
2 personen
35
Kinderhoek inrichten
3 personen
36
Cadeautafel inrichten
2 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
38
Hapjes uitstallen
3 personen
39
Aanwezigheidslijst klaarleggen

Event

40
Gasten verwelkomen
3 personen
41
Aanwezigheid afvinken
2 personen
42
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
43
Kinderknutselen begeleiden
3 personen
44
Kerstverhalen voorlezen
45
Kerstquiz begeleiden
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Tafels tussendoor afruimen
3 personen
49
Dinerbuffet opwarmen
3 personen
50
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
51
Dinerbuffet openen
2 personen
52
Diner serveren
5 personen
53
Servies afruimen
4 personen
54
Kerstcadeaus uitdelen
3 personen
55
Dessert serveren
3 personen
56
Kerstliederen begeleiden
2 personen
57
Vrije muziek verzorgen
58
Laatste ronde serveren
2 personen
59
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Afval verzamelen
3 personen
61
Eten en dranken opruimen
3 personen
62
Servies afwassen
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Keuken schoonmaken
3 personen
67
Gevonden voorwerpen verzamelen
68
Restanten verdelen
2 personen
69
Materialen controleren
2 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Soepkommenaantal 60
Drinkglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 55
Dinerbestekaantal 70
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Ovenschalenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Draadloze microfoon
Bluetoothspeakeraantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 8
Kerstkransenaantal 3
Tafellopersaantal 8
Kerstservettenhoudersaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledkaarsenaantal 30
Lantaarnsaantal 6

Kinderactiviteiten

Kleurpotlodenaantal 10
Viltstiftenaantal 10
Kleurplatenaantal 60
Knutseltafelsaantal 3
Kinderschortenaantal 12
Quizkaartjesaantal 60
Bingokaartenaantal 60
Pennenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk vier weken vooraf de datum, locatie en uitnodigingen vast. Vraag meteen om aanmeldingen en dieetwensen, zodat je niet op het laatste moment porties of alternatieven hoeft aan te passen.
Maak de definitieve gastenlijst zeven dagen vooraf en bel mensen na die nog niet hebben gereageerd. Gebruik dat aantal voor catering, stoelen, borden, glazen en naamkaartjes.
Werk het programma minstens een week vooraf uit. Plan naast het diner ook kinderactiviteiten, muziek, cadeautjes en een korte taakverdeling voor vrijwilligers, zodat niemand tijdens de viering hoeft te improviseren.
Controleer de cateringbestelling en de dieetlijst twee tot drie dagen vooraf. Haal verse producten pas kort voor de viering op, bereid sauzen en groenten alvast voor en zet dranken tijdig koel.
Open de locatie minimaal twee uur voor ontvangst. Zet buffet- en dinertafels neer, controleer verlengsnoeren en stekkerdozen, plaats servies en serveerschalen en test microfoon en speaker voordat gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een kerstviering versturen?: Verstuur uitnodigingen bij voorkeur vier tot zes weken vooraf. Vraag om een reactie uiterlijk twee weken voor de viering, zodat je catering, zitplaatsen en activiteiten kunt vastleggen.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een kerstviering verzamelen?: Vraag dieetwensen meteen bij de uitnodiging uit en controleer de lijst opnieuw zeven dagen vooraf. Geef de definitieve lijst uiterlijk drie dagen voor de cateringbestelling door.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kerstviering klaar te zetten?: Plan minimaal twee uur vóór de ontvangst voor het openen van de locatie en de opbouw. Reken extra tijd als je ter plaatse nog groenten, sauzen, koffie of warme gerechten moet voorbereiden.
Wanneer moet ik de catering voor een kerstviering bevestigen?: Bepaal het verwachte aantal gasten uiterlijk twee weken vooraf en bevestig de catering daarna. Controleer bestelling, porties en dieetwensen nogmaals twee tot drie dagen voor de viering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.