Cómo organizar una celebración de Navidad sin prisas de última hora

Organizar una celebración de Navidad resulta mucho más sencillo si empiezas por la fecha, el lugar y el número previsto de asistentes. Después puedes cerrar las inscripciones, recoger las preferencias dietéticas y calcular el menú antes de comprar o encargar comida. Las actividades infantiles, la música y el programa necesitan responsables concretos. Los últimos días se reservan para los productos frescos, las bebidas frías, la decoración de las mesas y la preparación del espacio.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Redactar invitaciones
3
Enviar invitaciones
4
Registrar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Elegir actividades infantiles
2 personas
7
Crear lista de reproducción
8
Definir el menú y las porciones
2 personas
9
Realizar el pedido de catering
10
Confirmar la reserva
11
Asignar voluntarios
2 personas
12
Desarrollar el programa
2 personas
13
Llamar de seguimiento a las inscripciones
2 personas
14
Revisar la lista de dietas
2 personas
15
Hacer la compra
3 personas
16
Recoger productos frescos
2 personas
17
Enfriar bebidas
2 personas
18
Hornear galletas y bizcocho
3 personas
19
Lavar las verduras
2 personas
20
Preparar las salsas
2 personas
21
Crear números de mesa
2 personas
22
Escribir tarjetas de nombre
2 personas
23
Clasificar regalos
2 personas
24
Preparar las actividades
3 personas
25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Comprobar los espacios
2 personas
27
Montar mesas
4 personas
28
Colocar las sillas
4 personas
29
Montar el buffet
3 personas
30
Preparar la vajilla
2 personas
31
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
32
Colgar la decoración
4 personas
33
Probar las luces
2 personas
34
Instalar la música
2 personas
35
Montar el rincón infantil
3 personas
36
Montar la mesa de regalos
2 personas
37
Preparar café y té
2 personas
38
Montar aperitivos
3 personas
39
Preparar la lista de asistencia

Evento

40
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
41
Marcar asistencia
2 personas
42
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
43
Supervisar manualidades infantiles
3 personas
44
Leer cuentos de Navidad
45
Coordinar el quiz navideño
2 personas
46
Servir aperitivos
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Recoger las mesas entre turno y turno
3 personas
49
Calentar el buffet de la cena
3 personas
50
Marcar las comidas de dieta
2 personas
51
Abrir el bufé de la cena
2 personas
52
Servir la cena
5 personas
53
Recoger la vajilla
4 personas
54
Repartir regalos de Navidad
3 personas
55
Servir el postre
3 personas
56
Acompañar villancicos
2 personas
57
Proporcionar música libre
58
Servir la última ronda
2 personas
59
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

60
Recoger la basura
3 personas
61
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
62
Lavar la vajilla
4 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Retirar la decoración
3 personas
65
Limpiar el lugar
4 personas
66
Limpiar la cocina
3 personas
67
Recoger objetos perdidos
68
Distribuir los sobrantes
2 personas
69
Comprobar los materiales
2 personas
70
Devolver el material prestado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 55
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2
Taburetescant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 60
Platos de postrecant. 60
Tazones para sopacant. 60
Vasoscant. 70
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 55
Cubiertos de cenacant. 70
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Fuentes para hornocant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Sacacorchoscant. 3
Abrebotellascant. 3

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Micrófono inalámbrico
Altavoz Bluetoothcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 60
Guirnaldas de Navidadcant. 8
Coronas navideñascant. 3
Manteles runnerscant. 8
Porta servilletas navideñoscant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Velas LEDcant. 30
Farolescant. 6

Actividades infantiles

Lápices de colorescant. 10
Rotuladorescant. 10
Libros para colorearcant. 60
Mesas de manualidadescant. 3
Delantales infantilescant. 12
Tarjetas de quizcant. 60
Cartones de bingocant. 60
Bolígrafoscant. 30

Catering

Compras

Consejos

Empieza con la fecha, el lugar y las invitaciones; deja al menos 7 días para recoger inscripciones y preferencias dietéticas antes de cerrar el menú.
Calcula las raciones cuando ya conozcas el número de asistentes y revisa la lista de dietas dos veces: una al cerrar el catering y otra el día anterior.
Asigna voluntarios con tareas y horarios concretos. Para una celebración con varias actividades, designa al menos una persona para el programa y otra para coordinar las inscripciones.
Prepara con antelación lo que aguanta bien: galletas, bizcocho, salsas, números de mesa y tarjetas con nombres. Deja las verduras y otros productos frescos para el mismo día o el anterior.
Abre el lugar antes de la llegada del público y comprueba el recorrido completo: mesas, buffet, percheros, vajilla, café, bebidas, micrófono, altavoz y cables de alimentación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una celebración de Navidad?: Empieza al menos 3 o 4 semanas antes. Así tendrás tiempo para confirmar la fecha y el lugar, enviar invitaciones, registrar respuestas, encargar el catering y repartir responsabilidades.
¿Cuándo debo cerrar el menú de una celebración de Navidad?: Cierra el menú entre 7 y 10 días antes, cuando tengas una lista fiable de asistentes y dietas. Revisa de nuevo las restricciones alimentarias el día anterior a la celebración.
¿Cuándo se preparan las bebidas y la comida?: Enfría las bebidas la víspera y recoge los productos frescos el mismo día o el anterior. Las galletas, el bizcocho y las salsas pueden prepararse con más antelación si se conservan correctamente.
¿Cuánto tiempo antes hay que abrir el lugar?: Abre el espacio entre 60 y 90 minutos antes de que lleguen los invitados. Ese margen permite colocar mesas y sillas, organizar el buffet, probar el micrófono y el altavoz y resolver problemas de cables o enchufes.

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