Zo organiseer je een vertelmiddag zonder haast

Een vertelmiddag staat of valt met een duidelijke volgorde: eerst leg je datum, programma en vertellers vast, daarna regel je aanmeldingen, verhalen en praktische zaken. Reserveer tijd voor dieetwensen, kinderactiviteiten en een aparte verhalenhoek; die onderdelen worden vaak pas op de dag zelf bedacht. Test speaker en microfoon vóór de eerste deelnemer binnenkomt en richt registratie, buffet en drankpunt los van elkaar in. Met deze aanpak houd je ruimte voor rustig vertellen én een soepel verloop.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Vertellers en begeleiders benaderen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma naar deelnemers sturen
7
Verhalen en boeken selecteren
2 personen
8
Reserveringen controleren
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Verhalenhoek voorbereiden
2 personen
12
Kinderactiviteiten klaarzetten
2 personen
13
Dranken koelen

Event

14
Locatie openen
2 personen
15
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
16
Decoratie ophangen
2 personen
17
Geluidsapparatuur testen
2 personen
18
Buffet en drankpunt inrichten
2 personen
19
Registratietafel klaarzetten
20
Deelnemers ontvangen
3 personen
21
Programma toelichten
22
Eerste vertelronde begeleiden
2 personen
23
Dranken en fruit serveren
2 personen
24
Kinderverhalen begeleiden
3 personen
25
Pauzeplek netjes houden
26
Avondvertelling begeleiden
2 personen
27
Soep en brood serveren
3 personen
28
Dranken bijvullen
29
Laatste vertelronde begeleiden
2 personen
30
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

31
Servies verzamelen
2 personen
32
Afval verzamelen
2 personen
33
Servies afwassen
2 personen
34
Locatie schoonmaken
3 personen
35
Meubilair terugplaatsen
3 personen
36
Decoratie verwijderen
2 personen
37
Apparatuur opruimen
2 personen
38
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Glazenaantal 50
Mokkenaantal 45
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Slingersaantal 8
Ledkaarsenaantal 20
Naamstickersaantal 50

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Timer

Keuken

Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Soepkommenaantal 45
Opscheplepelsaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 3

Kinderactiviteiten

Prentenboekenaantal 25
Verhaalkaartenaantal 40
Kleurpotlodenaantal 40
Kleurboekenaantal 20
Kussensaantal 20
Vloerkledenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma minimaal 2 weken vooraf vast en stuur het daarna naar alle deelnemers. Vermeld de starttijd, pauze, vertelrondes en het moment waarop kinderactiviteiten plaatsvinden.
Benader vertellers en begeleiders uiterlijk 3 weken vooraf. Vraag meteen hoeveel minuten hun bijdrage duurt en of ze een boek, verhaalkaart of andere ondersteuning nodig hebben.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de vertelmiddag. Controleer daarna de boodschappenlijst, zodat soep, fruit en drank niet op het laatste moment worden aangepast.
Richt de ruimte minstens 60 minuten voor de start in. Zet registratie bij de ingang, maak een aparte verhalenhoek en houd buffettafel en drankpunt vrij van de stoelen voor de vertelrondes.
Test speaker, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór het publiek arriveert. Leg een timer klaar om vertelrondes op tijd af te ronden en wijs één begeleider aan voor de kinderactiviteiten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vertelmiddag organiseren?: Begin ongeveer 3 weken vooraf met datum, programma, vertellers en begeleiders. Stuur uitnodigingen en verwerk aanmeldingen daarna door, zodat je uiterlijk 7 dagen vooraf dieetwensen en aantallen kent.
Hoeveel tijd heb je nodig om een vertelmiddag klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten voor het openen van de locatie, het opstellen van tafels en stoelen, de verhalenhoek, registratie en het buffet. Reserveer daarnaast 15 minuten voor een volledige geluidstest.
Hoe deel je een vertelmiddag met kinderen in?: Plan kinderactiviteiten tijdens een eigen onderdeel of naast een vertelronde, met minstens één begeleider per activiteit. Zet prentenboeken, verhaalkaarten, kleurboeken en kleurpotloden vóór de ontvangst klaar.
Wanneer regel je eten en drinken voor een vertelmiddag?: Controleer de boodschappenlijst uiterlijk 7 dagen vooraf en doe de boodschappen bij voorkeur 1 tot 2 dagen voor het evenement. Koel dranken op de dag zelf en zet waterkoker en thermoskannen vóór de start klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.