Zo organiseer je een vluchtelingenbijeenkomst

Begin met de locatie, datum en het programma voordat je mensen uitnodigt. Daarna verzamel je aanmeldingen, dieetwensen, vervoersinformatie en de talen die nodig zijn voor tolken en vertalingen. Plan informatie, ontmoeting en praktische hulp naast elkaar, met ruimte voor kinderactiviteiten. Test techniek en presentaties uiterlijk één dag vooraf en controleer op de dag zelf de route, tafels, stoelen en catering. Zo voorkom je dat belangrijke informatie alleen voor een deel van de bezoekers begrijpelijk is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen vertalen
3 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
2 personen
8
Tolkentalen inventariseren
2 personen
9
Tolken reserveren
2 personen
10
Catering bestellen
2 personen
11
Programmapartners bevestigen
2 personen
12
Kinderactiviteiten selecteren
2 personen
13
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
14
Vervoersinformatie verzamelen
15
Parkeer- en looproute maken
16
Programma vertalen
2 personen
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Informatietafels indelen
2 personen
19
Presentaties controleren
2 personen
20
Techniek testen
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
24
Materialen naar locatie brengen
3 personen
25
Ruimte controleren
2 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen neerzetten
4 personen
28
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
29
Informatietafels inrichten
4 personen
30
Kinderhoek inrichten
3 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
33
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
34
Projector en scherm plaatsen
2 personen
35
Buffettafels dekken
4 personen
36
Hapjes voorbereiden
4 personen
37
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
38
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
39
Briefing tolken geven
4 personen

Event

40
Gasten ontvangen
5 personen
41
Naamkaartjes uitdelen
3 personen
42
Koffie en thee serveren
3 personen
43
Openingswoord verzorgen
44
Welkomstinformatie presenteren
3 personen
45
Tolken begeleiden
2 personen
46
Informatietafels bemannen
8 personen
47
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
48
Hapjes serveren
4 personen
49
Dranken bijvullen
3 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Buffet aanvullen
4 personen
52
Warme maaltijd serveren
5 personen
53
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
54
Koffie en thee bijvullen
2 personen
55
Afscheid en vertrek begeleiden
4 personen
56
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

57
Apparatuur uitschakelen
2 personen
58
Buffet afruimen
4 personen
59
Servies afwassen
4 personen
60
Afval sorteren
3 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
62
Versiering verwijderen
3 personen
63
Ruimte schoonmaken
4 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Geleende materialen retourneren
2 personen
66
Restanten opslaan
2 personen
67
Locatiesleutels inleveren
68
Bedankberichten versturen
2 personen
69
Aanwezigheidslijst verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Informatietafelsaantal 6
Kinderstoelenaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 110
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Soeplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen met dekselaantal 8
Dienbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelboxlabelsaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Vlaggenlijnenaantal 8
Papieren versieringaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Naambordjesaantal 120
Pennenaantal 40
Informatiebordenaantal 12
Tafelnummersaantal 12

Kinderactiviteiten

Kleurpotlodenaantal 12
Kleurboekenaantal 30
Tekenpapieraantal 200
Viltstiftenaantal 12
Bouwblokkenaantal 4
Puzzelsaantal 8
Spelletjesaantal 8
Speelmattenaantal 4

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Handschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Branddekensaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst in de oorspronkelijke taal vast en vertaal daarna de uitnodiging en het programma. Verstuur uitnodigingen bij voorkeur minimaal 3 weken vooraf, zodat aanmeldingen, dieetwensen en vervoersvragen nog verwerkt kunnen worden.
Inventariseer bij de aanmelding welke talen bezoekers spreken en reserveren tolken niet pas in de laatste week. Plan per taal een duidelijke plek in het programma en houd rekening met extra tijd voor vertaling.
Maak naast de uitnodiging een eenvoudige parkeer- en looproute met openbaar vervoer, parkeerinformatie en een herkenbaar aankomstpunt. Deel die route uiterlijk 3 dagen voor de bijeenkomst opnieuw met aangemelde bezoekers.
Zet informatietafels, naamkaartjes en kinderactiviteiten niet pas bij aanvang klaar. Deel de ruimte vooraf in, zodat bezoekers direct weten waar ze zich aanmelden, vragen kunnen stellen en met kinderen terechtkunnen.
Test laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers en draadloze microfoons minstens 1 dag vooraf op de locatie. Neem verlengkabels en stekkerdozen mee en controleer op de dag zelf ook het geluidsniveau en de verstaanbaarheid.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vluchtelingenbijeenkomst organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, datum en het programma. Reserveer tolken en catering zodra de verwachte opkomst duidelijk is, en verstuur de vertaalde uitnodigingen minimaal 3 weken vooraf.
Hoeveel tolken heb je nodig voor een vluchtelingenbijeenkomst?: Dat hangt af van het aantal talen, niet alleen van het aantal bezoekers. Maak uiterlijk 4 weken vooraf een overzicht van de benodigde talen en plan minimaal één tolk per taal die tijdens het programma wordt gebruikt.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor de catering?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie ongeveer 7 dagen vooraf. Geef de definitieve aantallen en wensen daarna door aan de catering, zodat speciale maaltijden niet op het laatste moment geregeld hoeven te worden.
Hoe voorkom je technische problemen tijdens de bijeenkomst?: Test alle presentaties en apparatuur minimaal 1 dag vooraf met dezelfde laptop, kabels, microfoons en luidsprekers. Plan op de dag zelf nog 30 minuten voor een korte controle van beeld, geluid en stroomaansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.