Eine Weihnachtsfeier Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Termin und Ort mindestens sechs Wochen vorher. Verschicke die Einladungen direkt danach und setze eine Rückmeldefrist von zwei bis drei Wochen, damit Menü und Sitzplätze nicht auf Schätzungen beruhen.
• Fasse fehlende Anmeldungen spätestens zehn Tage vor der Feier nach. Erfasse dabei nicht nur die Personenzahl, sondern auch Ernährungswünsche und die Zahl der Kinder – diese Angaben beeinflussen Portionen, Aktivitäten und die Diätliste.
• Lege das Menü erst nach Ablauf der Rückmeldefrist fest. Bestelle Catering und besondere Zutaten mindestens sieben Tage vorher; frische Produkte holst du am selben Tag oder höchstens einen Tag vorher ab.
• Plane den Raum mit getrennten Bereichen für Essen, Getränke, Mäntel und Kinderaktivitäten. Prüfe außerdem, ob für Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Lautsprecher und Mikrofon genügend Steckdosen vorhanden sind, und halte mindestens ein Verlängerungskabel als Reserve bereit.
• Bereite am Vortag alles vor, was gekühlt werden kann: Getränke, Saucen, Gemüse, Gebäck und Geschenke. Öffne die Location mindestens zwei Stunden vor Beginn, damit Tische, Buffet, Namensschilder, Musik und Technik nicht während des Empfangs eingerichtet werden müssen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtsfeier organisieren?

Beginne etwa sechs Wochen vorher mit Termin und Ort. Die Einladungen sollten danach sofort rausgehen, mit einer Rückmeldefrist von zwei bis drei Wochen.

Wann muss man das Catering für eine Weihnachtsfeier bestellen?

Bestelle das Catering mindestens sieben Tage vor der Feier, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche geprüft sind. Die Reservierung solltest du spätestens zwei bis drei Tage vorher noch einmal bestätigen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Weihnachtsfeier?

Plane mindestens zwei Stunden für den Aufbau ein. Darin enthalten sind die Raumaufteilung, Tische und Stühle, Buffetgeschirr, Getränke, Namensschilder, Geschenke und ein kurzer Techniktest.

Was sollte man am Tag vor der Weihnachtsfeier vorbereiten?

Bereite am Vortag Saucen, gewaschenes Gemüse, Gebäck und die Geschenkverteilung vor. Getränke können dann bereits gekühlt werden; frische Produkte holst du idealerweise am Veranstaltungstag ab.

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