Comment organiser une célébration de Noël, étape par étape

Pour organiser cette célébration de Noël, commencez par fixer la date, le lieu et le nombre de participants avant de réserver le traiteur ou de faire les achats. Les inscriptions servent ensuite à prévoir les régimes alimentaires, les portions, les tables et les bénévoles. Gardez les dernières 48 heures pour les produits frais, les boissons, les cadeaux et les activités des enfants. Le jour même, ouvrez le lieu assez tôt pour installer le buffet, tester le micro et préparer l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Rédiger les invitations
3
Envoyer les invitations
4
Enregistrer les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Choisir des activités pour enfants
2 personnes
7
Créer la playlist musicale
8
Définir le menu et les portions
2 personnes
9
Passer la commande traiteur
10
Confirmer la réservation
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Élaborer le programme
2 personnes
13
Relancer les inscriptions par téléphone
2 personnes
14
Vérifier la liste des régimes alimentaires
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Récupérer les produits frais
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Cuire des biscuits et des gâteaux
3 personnes
19
Laver les légumes
2 personnes
20
Préparer les sauces
2 personnes
21
Créer des numéros de table
2 personnes
22
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
23
Trier les cadeaux
2 personnes
24
Préparer les activités
3 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Vérifier les espaces
2 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Monter le buffet
3 personnes
30
Préparer la vaisselle
2 personnes
31
Installer le sapin de Noël
3 personnes
32
Suspendre la décoration
4 personnes
33
Tester les lumières
2 personnes
34
Installer la musique
2 personnes
35
Aménager l’espace enfants
3 personnes
36
Aménager la table des cadeaux
2 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
39
Préparer la liste des présences

Événement

40
Accueillir les invités
3 personnes
41
Cocher la présence
2 personnes
42
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
43
Animer les ateliers créatifs pour enfants
3 personnes
44
Lire des histoires de Noël
45
Animer le quiz de Noël
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Débarrasser les tables entre-temps
3 personnes
49
Réchauffer le buffet du dîner
3 personnes
50
Marquer les repas diététiques
2 personnes
51
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
52
Servir le dîner
5 personnes
53
Débarrasser la vaisselle
4 personnes
54
Distribuer les cadeaux de Noël
3 personnes
55
Servir le dessert
3 personnes
56
Accompagner les chants de Noël
2 personnes
57
Assurer la musique libre
58
Servir le dernier tour
2 personnes
59
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
62
Faire la vaisselle
4 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Nettoyer la cuisine
3 personnes
67
Rassembler les objets trouvés
68
Répartir les restes
2 personnes
69
Vérifier le matériel
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Bol à soupeqté 60
Verres à boireqté 70
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 55
Couverts de dînerqté 70
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Plats à gratinqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 3

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Micro sans fil
Enceinte Bluetoothqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 8
Couronnes de Noëlqté 3
Chemins de tableqté 8
Porte-serviettes de Noëlqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Bougies LEDqté 30
Lanternesqté 6

Activités pour enfants

Crayons de couleurqté 10
Feutresqté 10
Coloriagesqté 60
Tables de loisirs créatifsqté 3
Tabliers pour enfantsqté 12
Cartes quizqté 60
Cartes de bingoqté 60
Stylosqté 30

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la célébration. Vous aurez ainsi le temps de relancer les absents par téléphone et d’adapter les portions aux régimes déclarés.
Préparez le programme avant de répartir les bénévoles : prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour le buffet et une pour les activités des enfants.
Ne gardez pas les achats alimentaires pour le dernier moment. Faites les courses deux ou trois jours avant, puis récupérez les produits frais la veille et mettez les boissons au frais au moins 6 heures à l’avance.
Installez le buffet, les tables et les porte-manteaux avant l’arrivée du public. Comptez environ 30 minutes supplémentaires pour les badges, les numéros de table, les cadeaux et la mise en place de la vaisselle.
Testez le micro sans fil, l’enceinte Bluetooth, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture. Un essai de 15 minutes permet de repérer une prise trop éloignée ou un câble manquant.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une célébration de Noël ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue et indiquez une date limite d’inscription située 10 à 14 jours avant l’événement. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, le traiteur et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer le repas de Noël ?: Réservez au moins une demi-journée pour les préparations maison, comme les sauces, les légumes, les biscuits et les gâteaux. Faites les préparations qui se conservent la veille et gardez les produits frais pour les 24 dernières heures.
Quand refroidir les boissons pour une fête de Noël ?: Mettez les boissons au réfrigérateur ou dans les glacières au moins 6 heures avant le début. Pour un grand groupe, vérifiez aussi la capacité disponible la veille afin de ne pas manquer de place pour les aliments.
À quelle heure ouvrir la salle le jour de la célébration ?: Ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant l’arrivée des invités. Ce délai couvre l’installation des tables et du buffet, les badges, les cadeaux, les activités et le test du matériel audio.

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