Zo organiseer je een schooltentoonstelling

Begin met de datum, openingstijden en beschikbare tentoonstellingsruimtes. Bepaal daarna het thema, inventariseer de deelnemende klassen en leg vast hoeveel werkstukken je verwacht. Verzamel en registreer alles voordat je een route, bijschriften en naambordjes maakt. Regel uitnodigingen, aanmeldingen en catering pas nadat de bezoekersstroom duidelijk is. In de laatste fase draait alles om veilig vervoeren, opstellen en ophangen zonder werkstukken te beschadigen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Tentoonstellingsruimtes bepalen
2 personen
3
Expositiethema vaststellen
3 personen
4
Deelnemende klassen inventariseren
2 personen
5
Werkstukken verzamelen
4 personen
6
Werkstukken registreren
3 personen
7
Beschadigde werkstukken apart leggen
2 personen
8
Werkstukken fotograferen
2 personen
9
Bijschriften opstellen
3 personen
10
Naambordjes controleren
2 personen
11
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
2 personen
15
Bezoekerslijst afdrukken
16
Plattegrond van de route maken
2 personen
17
Reserveringen maken
2 personen
18
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Werkstukken naar school brengen
4 personen
22
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
23
Presentatiepanelen opstellen
4 personen
24
Wanden beschermen
3 personen
25
Werkstukken ophangen
6 personen
26
Werkstukken op tafels plaatsen
4 personen
27
Bijschriften bevestigen
3 personen
28
Klassenborden plaatsen
3 personen
29
Ingang en uitgang markeren
2 personen
30
Routepijlen ophangen
2 personen
31
Informatietafel inrichten
2 personen
32
Registratietafel inrichten
2 personen
33
Cateringtafel inrichten
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
36
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
4 personen
38
Toiletten controleren
2 personen
39
Tentoonstellingsruimtes schoonmaken
4 personen
40
Verlichting controleren
2 personen
41
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
42
Laatste werkstukken plaatsen
4 personen
43
Bijschriften nalopen
2 personen
44
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

45
Aanmeldbalie bemannen
2 personen
46
Bezoekers ontvangen
3 personen
47
Programma uitdelen
2 personen
48
Bezoekers naar route verwijzen
2 personen
49
Werkstukken toelichten
4 personen
50
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Servies verzamelen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Tentoonstelling controleren
2 personen
57
Losgeraakte labels herstellen
2 personen
58
Laatste bezoekers informeren
2 personen
59
Uitgang begeleiden
2 personen
60
Werkstukken afschermen
3 personen

Nazorg

61
Werkstukken sorteren
4 personen
62
Werkstukken inpakken
4 personen
63
Werkstukken terugbrengen
4 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Presentatiepanelen afbreken
4 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Catering opruimen
3 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Ruimtes schoonmaken
5 personen
71
Toiletten schoonmaken
2 personen
72
Vloeren dweilen
3 personen
73
Geleende materialen retourneren
2 personen
74
Overgebleven catering opbergen
2 personen
75
Sleutels en toegangsmiddelen inleveren
76
Beschadigde materialen apart zetten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Presentatiepanelenaantal 16
Krukkenaantal 8
Tafelkleedtafelsaantal 3
Statafelsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnaantal 6
Papieren rozettenaantal 20
Decoratief lintaantal 4
Krijtbordenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12
Fotowand

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Schoteltjesaantal 60
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 60
Theelepelsaantal 60
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Lijmpistolenaantal 3
Laminator
Labelprinter
Fotocamera

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukentangenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 8
Ovenwantenaantal 2
Schortenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Sponzenaantal 10
Rubberen handschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Verlichting

LED-lampenaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Catering

Boodschappen

Presentatie

Fotolijstenaantal 30
Wasknijpersaantal 100
Binddraadaantal 4
Schilderijtapeaantal 12
Dubbelzijdige tapeaantal 10
Plakgumaantal 20
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8
Schaaraantal 10
Linialenaantal 6
Zwarte stiftenaantal 20
Kleurstiftenaantal 40
A4-papieraantal 2
A3-papier
Naamstickersaantal 150
Informatiefoldersaantal 150
Clipboardsaantal 6
Notitieblokkenaantal 8
Balpennenaantal 30
Pennenbakjesaantal 4

Kinderactiviteiten

Tekenpapieraantal 500
Kleurpotlodenaantal 12
Wascoaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Kleurplatenaantal 100
Schorten voor kinderenaantal 20
Plakstiftenaantal 20
Kinderschaaraantal 20
Verfkwastenaantal 30
Plakkaatverfaantal 12
Mengpalettenaantal 20
Tafelkleden voor knutselenaantal 6

Veiligheid

Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 8
EHBO-doos

Transport

Opvouwbare transportkrattenaantal 12
Beschermhoezenaantal 20
Bubbelfolieaantal 2
Verhuisdekensaantal 12
Handkarrenaantal 2

Tips

Plan eerst de route door de ruimtes en bepaal waar bezoekers binnenkomen, stoppen en weer vertrekken. Zo weet je hoeveel presentatiepanelen, tafels, stoelen en wegwijzerborden je werkelijk nodig hebt.
Registreer elk werkstuk direct bij ontvangst met maker, klas en plek in de tentoonstelling. Leg beschadigde stukken apart en fotografeer het werk voordat je het verplaatst; dat voorkomt discussie over schade.
Maak bijschriften en naambordjes terwijl de werkstukken nog op school of in de klas staan. Controleer namen, klassen en spelling uiterlijk 3 dagen voor opening, niet pas tijdens het ophangen.
Bereken de catering op basis van de aanmeldingen en verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en verlengsnoeren minstens 1 dag eerder klaar en controleer de aansluitingen.
Bescherm wanden en vloeren voordat je werkstukken ophangt. Zet tafels, stoelen en presentatiepanelen eerst op hun definitieve plek; werk daarna per ruimte af, zodat je niet meerdere keren met kwetsbare stukken hoeft te slepen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schooltentoonstelling organiseren?: Begin minimaal 6 weken van tevoren met datum, ruimtes, thema en deelnemende klassen. Reserveer de laatste 2 weken voor uitnodigingen, aanmeldingen, werkstukken registreren en de praktische opbouw.
Hoeveel tijd kost het opbouwen van een schooltentoonstelling?: Reken voor een tentoonstelling met meerdere ruimtes op minstens 3 tot 4 uur opbouwtijd. Zet meubilair en panelen eerst klaar en plan daarna extra tijd voor ophangen, bijschriften, routeborden en een laatste controle.
Wanneer verzamel je de werkstukken voor een schooltentoonstelling?: Verzamel de werkstukken uiterlijk 7 dagen voor de opening. Dan houd je tijd over om ze te registreren, fotograferen, beschadigde stukken apart te leggen en ontbrekende informatie bij klassen op te vragen.
Hoeveel catering heb je nodig voor een schooltentoonstelling?: Gebruik de definitieve bezoekerslijst als uitgangspunt en tel per bezoeker ongeveer 2 drankjes voor het eerste uur. Bereken koffie, thee, water en servies pas nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, bij voorkeur 3 tot 5 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.