Kerstviering organiseren: checklist en planning

Een kerstviering vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en versiering. Je regelt een kerkzaal, uitnodigingen, aanmeldingen, muziek, catering en een kinderprogramma, terwijl dieetwensen en zitplaatsen op tijd duidelijk moeten zijn. Gebruik de checklist als vaste volgorde: eerst datum, locatie en programma, daarna gasten en leveranciers, en pas op het laatst de boodschappen en opbouw. Zo voorkom je dat liturgieën, naamkaartjes, verse producten of geleende materialen te laat klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Kerkzaal reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Muzikanten bevestigen
Voorganger bevestigen
Kinderprogramma voorbereiden
3 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Liedteksten controleren
2 personen
Liturgie afdrukken
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Kerstversiering controleren
2 personen
Kerstboom regelen
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Zitplaatsen indelen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Geleende materialen ophalen
2 personen
Koelruimte vrijmaken
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Kerstkaarten klaarleggen
Zaal openen
2 personen
Zaalvloer controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Tafels indekken
4 personen
Kerstboom plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Lichtjes ophangen
3 personen
Podiumhoek inrichten
3 personen
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Warme maaltijd opwarmen
3 personen
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Programma klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Jassen aannemen
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Kerstviering openen
Kerstliederen begeleiden
4 personen
Kerstverhaal voordragen
Kinderbijdrage begeleiden
3 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Maaltijd serveren
5 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Samenzang begeleiden
4 personen
Kerstgedachte uitspreken
Kerstcadeaus uitdelen
3 personen
Kerstquiz begeleiden
2 personen
Afscheid en dankwoord
Jassen teruggeven
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afruimen
4 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Tafels afnemen
3 personen
Stoelen terugplaatsen
4 personen
Versiering afhalen
3 personen
Muziekinstallatie uitschakelen
2 personen
Zaal stofzuigen
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inpakken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Kledingrekkenaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Podiumtafel

Servies

Dinerbordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Messenaantal 90
Vorkenaantal 90
Lepelsaantal 90
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Soeplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Ovenwantenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 8
Kerststukjesaantal 10
Kerststallen
Tafeldecoratiesaantal 10
Kerststerrenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledkaarsenaantal 30
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Muziekstandaardsaantal 4
Laptop
Beamer
Beamerdoek

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en locatie vaststaan. Vraag daarin meteen naar dieetwensen en het aantal kinderen, zodat catering en kinderprogramma niet op schattingen worden gebaseerd.
Bevestig muzikanten en voorganger vroeg en controleer daarna de liedteksten. Plan het afdrukken van de liturgie pas wanneer de volgorde en bijdragen definitief zijn, zodat je geen volledige oplage opnieuw hoeft te maken.
Maak de tafelschikking en zitplaatsen op basis van de definitieve aanmeldingen. Leg naamkaartjes klaar en wijs vrijwilligers toe aan ontvangst, catering, kinderprogramma en opruimen.
Controleer de catering niet alleen op eten, maar ook op uitvoering: tel diner- en dessertborden, glazen, bestek, serveerschalen en opscheplepels. Reserveer daarnaast genoeg koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en warmhoudbakken.
Plan de laatste controle uiterlijk één dag voor de viering. Haal geleende materialen en verse producten op, maak koelruimte vrij en zet kerstboom, kerstballen en kerstslingers klaar voordat de zaal wordt ingericht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstviering organiseren?: Leg datum, programma en kerkzaal bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 1 tot 2 weken voor de viering, zodat je catering, zitplaatsen en naamkaartjes kunt afronden.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een kerstviering versturen?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken van tevoren. Geef op het aanmeldformulier een duidelijke sluitingsdatum, meestal 10 tot 14 dagen voor de viering, en vraag meteen naar dieetwensen en deelname aan het kinderprogramma.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een kerstviering?: Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw van tafels, stoelen, buffettafels, podiumtafel en decoratie. Plan extra tijd als je ook de kerkzaal moet versieren, apparatuur moet testen of geleende materialen ter plaatse controleert.
Wanneer moet ik de catering voor een kerstviering bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 10 tot 14 dagen voor de viering. Controleer 2 tot 3 dagen vooraf de aantallen, dieetwensen, verse producten, koelruimte en alle borden, glazen, bestek en serveermaterialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.