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Weihnachtsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Weihnachtsfeier mit Gemeindesaal, Musikprogramm, Liturgie und Catering braucht mehr Vorlauf als nur die Dekoration. Lege zuerst Termin und Programm fest, reserviere den Saal und verschicke die Einladungen frühzeitig. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Sitzordnung und die Abstimmung mit Musikern und Sprechern. Kurz vor dem Fest entscheidest du, wer einkauft, frische Produkte abholt, den Kühlraum freimacht und Tische, Geschirr sowie Kaffeemaschinen vorbereitet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Gemeindesaal reservieren

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Musiker bestätigen

  • Sprecher bestätigen

  • Kinderprogramm vorbereiten

    3 Personen

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Liedtexte prüfen

    2 Personen

  • Liturgie drucken

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Weihnachtsdekoration prüfen

    2 Personen

  • Weihnachtsbaum besorgen

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Sitzplätze einteilen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien abholen

    2 Personen

  • Kühlraum freimachen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Weihnachtskarten bereitlegen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Saalboden kontrollieren

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Tische eindecken

    4 Personen

  • Weihnachtsbaum aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Lichter aufhängen

    3 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Warme Mahlzeit erwärmen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten separat bereitstellen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Programm bereitlegen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Jacken entgegennehmen

    2 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Weihnachtsfeier eröffnen

  • Weihnachtslieder begleiten

    4 Personen

  • Weihnachtsgeschichte vortragen

  • Kinderbeitrag begleiten

    3 Personen

  • Pausengetränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Mahlzeit servieren

    5 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Gemeindegesang begleiten

    4 Personen

  • Weihnachtsbotschaft aussprechen

  • Weihnachtsgeschenke verteilen

    3 Personen

  • Weihnachtsquiz moderieren

    2 Personen

  • Abschied und Dankesrede

  • Jacken zurückgeben

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abräumen

    4 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Tische abwischen

    3 Personen

  • Stühle wieder aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration abholen

    3 Personen

  • Musikanlage ausschalten

    2 Personen

  • Den Saal staubsaugen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    3 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 80
  • KleiderständerAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 4
  • Podiumstisch

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 90
  • DesserttellerAnz. 90
  • KaffeetassenAnz. 90
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 80
  • MesserAnz. 90
  • GabelnAnz. 90
  • LöffelAnz. 90
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SuppenkellenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • OfenhandschuheAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12

Dekoration

  • Weihnachtsbaum
  • WeihnachtskugelnAnz. 60
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 8
  • WeihnachtsgesteckeAnz. 10
  • Krippen
  • TischdekorationenAnz. 10
  • WeihnachtssterneAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • StumpenkerzenAnz. 30
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 3
  • Mischpult
  • NotenständerAnz. 4
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektorleinwand

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher und öffne das Anmeldeformular direkt mit einer klaren Rückmeldefrist. So kannst du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche rechtzeitig an das Catering weitergeben.
  • Plane das Programm spätestens 3 Wochen vor der Feier fertig: Musiker und Sprecher bestätigen, Kinderprogramm vorbereiten, Liedtexte prüfen und die Liturgie drucken. Für Namensschilder und Sitzplätze brauchst du die endgültige Anmeldeliste.
  • Prüfe die Raum- und Ausstattungsliste nicht erst am Veranstaltungstag. Für Buffet und Service werden neben Tischen und Stühlen auch Serviertabletts, Suppenkellen, Servierschalen, Warmhaltebehälter und ausreichend Teller, Besteck sowie Gläser benötigt.
  • Lege die Einkäufe nach Haltbarkeit auf zwei Termine: haltbare Artikel und Getränke früher, frische Produkte am selben oder am Vortag. Räume den Kühlraum vorher frei und stelle Kühlboxen bereit, damit empfindliche Lebensmittel nicht ungeplant warm stehen.
  • Teile für Aufbau, Buffet, Programm und Abbau konkrete Personen mit Uhrzeit ein. Rechne für den Saalaufbau mindestens 2 Stunden ein und kläre, wer geliehene Materialien abholt sowie Weihnachtsbaum und Dekoration kontrolliert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtsfeier planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Saalreservierung. Einladungen sollten etwa 6 bis 8 Wochen vor der Feier verschickt werden, damit Catering und Sitzordnung planbar bleiben.
Wann muss das Catering für die Weihnachtsfeier bestellt werden?
Bestelle das Catering nach Ablauf der Anmeldefrist, meist 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. Übermittle dabei die endgültige Personenzahl und alle erfassten Ernährungswünsche; frische Produkte holst du am Veranstaltungstag oder am Vortag ab.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Weihnachtsfeier?
Plane für Tische, Stühle, Buffet, Dekoration, Technik und Namensschilder mindestens 2 Stunden ein. Bei einem größeren Saal oder vielen Helfern ist ein zusätzlicher Aufbau-Termin am Vortag sinnvoll.
Was wird bei einer Weihnachtsfeier am häufigsten vergessen?
Oft fehlen nicht die großen Möbel, sondern Servierbesteck, Kaffeetassen, Thermoskannen, Warmhaltebehälter und ein freier Kühlraum. Prüfe diese Punkte spätestens 3 Tage vorher und bestätige außerdem Musiker, Sprecher und eingeteilte Freiwillige.

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