Checklist para organizar una celebración de Navidad

Una celebración de Navidad con misa, música, comida y programa infantil necesita coordinación desde varias semanas antes. Empieza fijando la fecha, el programa y la sala de la iglesia; después abre las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas. En la última semana tendrás que cerrar el catering, preparar la liturgia, distribuir los asientos y confirmar a músicos, oficiante y voluntarios. Este plan reúne 84 tareas y 50 artículos para que no llegues al montaje buscando sillas, vajilla o termos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar la sala de la iglesia
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Confirmar músicos
Confirmar al oficiante
Preparar el programa infantil
3 personas
Preparar el programa musical
2 personas
Revisar las letras
2 personas
Imprimir la liturgia
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Comprobar la decoración navideña
2 personas
Gestionar el árbol de Navidad
2 personas
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Distribuir los asientos
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Recoger materiales prestados
2 personas
Despejar la zona de refrigeración
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar las tarjetas de Navidad
Abrir la sala
2 personas
Comprobar el suelo del salón
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Preparar las mesas
4 personas
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colgar luces
3 personas
Montar la zona del escenario
3 personas
Conectar el equipo de música
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Calentar la comida caliente
3 personas
Separar comidas especiales
2 personas
Montar el buffet
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar el programa
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
4 personas
Recibir abrigos
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Servir café y té
3 personas
Abrir la celebración navideña
Acompañar villancicos
4 personas
Recitar el relato de Navidad
Coordinar la intervención de los niños
3 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Servir la comida
5 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Servir el postre
3 personas
Dirigir el canto conjunto
4 personas
Decir unas palabras navideñas
Repartir regalos de Navidad
3 personas
Coordinar el quiz navideño
2 personas
Despedida y palabras de agradecimiento
Devolver los abrigos
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Recoger la vajilla
4 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar las mesas
3 personas
Volver a colocar las sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Pasar la aspiradora en el recinto
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Llevar la basura
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 80
Percheroscant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Mesa del escenario

Vajilla

Platos de cenacant. 90
Platos de postrecant. 90
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 80
Cuchilloscant. 90
Tenedorescant. 90
Cucharascant. 90
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Cucharones para sopacant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 2
Guantes de hornocant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 60
Guirnaldas de Navidadcant. 8
Arreglos navideñoscant. 10
Belenes
Decoraciones de mesacant. 10
Flores de Pascuacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Velas LEDcant. 30
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 3
Mesa de mezclas
Atrilescant. 4
Portátil
Proyector
Pantalla para proyector

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la sala de la iglesia antes de diseñar las invitaciones. Así podrás incluir horarios reales y evitar cambios cuando ya se hayan enviado.
Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para obtener el número de asistentes y sus preferencias dietéticas. Usa esos datos para confirmar el catering y distribuir las mesas.
Confirma a músicos y oficiante al menos una semana antes, y revisa las letras antes de imprimir la liturgia. Guarda copias adicionales por si cambia el número de participantes.
No dejes la distribución de mesas y asientos para el día del evento. Prepara las tarjetas con nombres y asigna voluntarios para recibir a la gente, atender el buffet y apoyar el programa infantil.
Haz una comprobación física de la vajilla y el equipo de cocina antes de comprar. Cuenta mesas, sillas, platos, vasos, copas, cubiertos, máquinas de café, termos y neveras portátiles; recoge los productos frescos y los materiales prestados el día previsto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una celebración de Navidad?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la sala, fijar el programa, diseñar las invitaciones y confirmar a músicos y oficiante. Deja la compra de productos frescos y el montaje para los últimos 1 o 2 días.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones de la celebración de Navidad?: Envíalas aproximadamente 4 semanas antes y mantén abierto el formulario de inscripción durante 2 o 3 semanas. Así tendrás tiempo para revisar el número de asistentes y las necesidades dietéticas antes de pedir el catering.
¿Cuándo hay que confirmar el catering y las preferencias dietéticas?: Recoge las preferencias dietéticas hasta 10 o 14 días antes y confirma el catering después de cerrar las inscripciones. Revisa de nuevo el número final entre 3 y 5 días antes del evento.
¿Qué hay que preparar el día anterior a una celebración de Navidad?: El día anterior puedes recoger los materiales prestados, despejar la zona de refrigeración, comprobar la decoración navideña y organizar mesas, sillas y buffet. Deja listos también los nombres, la liturgia, la vajilla y el equipo de café para reducir el montaje del mismo día.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.