Checklist pour organiser une célébration de Noël

Une célébration de Noël demande plus qu’une date et un programme. Il faut coordonner le lieu de culte, les inscriptions, la musique, le célébrant, les enfants, le repas et l’installation de la salle. Cette checklist rassemble les étapes dans un ordre pratique, des premières réservations jusqu’aux produits frais et au matériel emprunté. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et garder une vue claire sur les 84 tâches et les 50 fournitures du plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver la salle de culte
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Confirmer les musiciens
Confirmer le célébrant
Préparer le programme enfants
3 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Vérifier les paroles
2 personnes
Imprimer la liturgie
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Vérifier les décorations de Noël
2 personnes
Prévoir le sapin de Noël
2 personnes
Établir le plan de table
2 personnes
Répartir les places assises
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Récupérer le matériel emprunté
2 personnes
Libérer la chambre froide
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les cartes de Noël
Ouvrir la salle
2 personnes
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Dresser les tables
4 personnes
Installer le sapin de Noël
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Accrocher les lumières
3 personnes
Aménager le coin scène
3 personnes
Brancher l'installation de musique
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Réchauffer le repas chaud
3 personnes
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer le programme
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Ouvrir la fête de Noël
Accompagner les chants de Noël
4 personnes
Raconter l’histoire de Noël
Accompagner la contribution des enfants
3 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le repas
5 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Accompagner le chant en commun
4 personnes
Prononcer le mot de Noël
Distribuer les cadeaux de Noël
3 personnes
Animer le quiz de Noël
2 personnes
Discours d’adieu et de remerciement
Rendre les vestes
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
4 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Essuyer les tables
3 personnes
Remettre les chaises en place
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’installation audio
2 personnes
Passer l’aspirateur dans la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Portants à vêtementsqté 2
Tables de buffetqté 4
Table de scène

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Couteauxqté 90
Fourchettesqté 90
Cuillèresqté 90
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Louches à soupeqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Gants de cuisineqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 8
Compositions de Noëlqté 10
Crèches de Noël
Décorations de tableqté 10
Étoiles de Noëlqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Bougies LEDqté 30
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Table de mixage
Pieds de microqté 4
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et la salle avant de préparer les invitations. Prévoyez ensuite un formulaire d’inscription pour connaître le nombre de participants et recueillir les besoins alimentaires plusieurs semaines à l’avance.
Confirmez rapidement le célébrant et les musiciens, puis vérifiez les paroles et le programme musical. Imprimez la liturgie en fonction du nombre d’inscrits, avec quelques exemplaires supplémentaires.
Ne laissez pas le programme des enfants à la dernière semaine. Définissez les activités, les responsables et le matériel nécessaire avant d’établir la répartition des bénévoles.
Pour le repas, distinguez les achats non périssables des produits frais. Récupérez les produits frais le jour même ou la veille, et vérifiez que les machines à café, bouilloires, thermos et bacs de maintien au chaud sont disponibles.
Faites un plan de salle avant l’arrivée du matériel. Comptez les tables, chaises, tables de buffet, portants et éléments de décoration, puis prévoyez un créneau séparé pour récupérer le matériel emprunté et libérer la chambre froide.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une célébration de Noël ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la célébration. Fermez les inscriptions environ 7 à 10 jours avant l’événement afin de confirmer le catering, les places assises, les badges et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 à 3 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, la scène, le sapin et les décorations. Ajoutez 30 minutes pour tester le programme musical et vérifier la liturgie.
Quand commander le repas de Noël ?: Confirmez le nombre de repas au catering 7 à 10 jours avant la célébration, après la clôture des inscriptions. Gardez la liste des allergies et régimes alimentaires avec les responsables du repas.
Que faut-il vérifier la veille d’une célébration de Noël ?: Vérifiez les inscriptions, les badges, le plan de table, les bénévoles, la liturgie, les décorations et le matériel emprunté. Préparez aussi la vaisselle, les boissons et les produits non périssables pour éviter les courses de dernière minute.

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