Kerstspel organiseren: checklist van voorbereiding tot uitvoering

Een kerstspel organiseren vraagt meer dan een programma en een paar kostuums. Je regelt tegelijk spelers, teksten, vrijwilligers, locatie, decor, techniek, catering en ontvangst. Met 85 taken en 66 benodigdheden werk je van de eerste reserveringen naar de laatste controle op de speeldag. Begin met datum, locatie en programma, leg daarna de rollen en materialen vast en plan een aparte test- en opbouwdag. Zo ontdek je ontbrekende rekwisieten, dieetwensen of technische problemen niet pas vlak voor de voorstelling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Kerstspelprogramma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Rolverdeling met spelers maken
2 personen
Teksten aan spelers verstrekken
Muziek voor het spel selecteren
2 personen
Reservering van locatie bevestigen
Reservering van stoelen bevestigen
Techniek testen
2 personen
Decorontwerp uitwerken
2 personen
Kostuums verzamelen
3 personen
Rekwisieten verzamelen
3 personen
Decoratie inkopen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Kostuums passen
4 personen
Decor en rekwisieten controleren
3 personen
Teksten en draaiboeken printen
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Cadeautjes voor spelers verpakken
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen klaarzetten
4 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Decor opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Kerstboom versieren
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Lichtinstallatie instellen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Kleedkamer inrichten
2 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Ingang en route bewegwijzeren
2 personen

Event

Programma uitdelen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Spelers naar kleedkamer begeleiden
2 personen
Spelers omroepen
Kerstspel uitvoeren
12 personen
Muziek tijdens spel bedienen
Licht tijdens spel bedienen
Pauzedranken klaarzetten
3 personen
Pauzehapjes aanvullen
3 personen
Kerstliederen begeleiden
3 personen
Dankwoord uitspreken
Cadeautjes uitdelen
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
4 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Avondbuffet klaarzetten
4 personen
Avondbuffet serveren
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

Decor afbreken
4 personen
Podiumdelen demonteren
4 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Stoelen stapelen
4 personen
Tafels afruimen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
Kostuums wassen en sorteren
3 personen
Rekwisieten terugbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Podiumdelenaantal 8
Kleedkamerrekkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 120
Gebaksbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 100
Tafelmessenaantal 120
Tafelvorkenaantal 120
Opscheplepelsaantal 16
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 12

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 4
Kerststerrenaantal 8
Kersttafellopersaantal 12
Decoratieve doekenaantal 8
Kunstsneeuwdekensaantal 6
Kerststal
Ster voor kerststal
Batterijlichtjesaantal 10
Kersttafelstukkenaantal 12
Naamkaartjeshoudersaantal 120
Welkomstbord
Routebordjesaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Muziekafspeellijst
Kledingstomers
Strijkplank

Verlichting

LED-spotsaantal 6
LED-lichtsnoerenaantal 8
Staande lampenaantal 4
Zaklampenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de locatie, stoelen en techniek vroeg in: controleer uiterlijk twee weken voor het kerstspel of de reserveringen kloppen en test alle draadloze microfoons en standaards op dezelfde plek als tijdens de voorstelling.
Maak de rolverdeling en deel teksten niet pas bij de eerste repetitie uit. Geef spelers hun tekst minstens drie weken vooraf, zodat je nog tijd hebt voor vervanging bij afzeggingen.
Verzamel dieetwensen via het aanmeldformulier en bereken de catering pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd de aantallen voor dinerborden, gebaksborden, glazen en kopjes apart bij.
Leg decor en rekwisieten per scène klaar en controleer ze minstens één dag vooraf. Denk naast de kerstboom en versiering ook aan praktische zaken zoals podiumdelen, kleedkamerrekken en garderoberekken.
Print teksten, draaiboeken en naambadges vóór de opbouw en verpak spelerscadeautjes afzonderlijk. Leg voor de start één compleet draaiboek bij de techniek en één bij de spelleiding.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een kerstspel versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken voor het kerstspel. Sluit het aanmeldformulier ongeveer 2 weken voor de datum, zodat je dieetwensen, catering en de indeling van vrijwilligers nog kunt verwerken.
Hoe lang van tevoren moet de rolverdeling voor een kerstspel klaar zijn?: Maak de rolverdeling minimaal 3 weken vooraf definitief. Verstrek de teksten direct daarna, zodat spelers ten minste 2 weken hebben om hun rol voor te bereiden.
Wanneer test ik de techniek voor een kerstspel?: Test microfoons, standaards en andere techniek uiterlijk 1 week vooraf op de locatie. Doe op de speeldag nog een korte controle van ongeveer 30 minuten, inclusief verstaanbaarheid vanaf de achterste stoelen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kerstspel op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor decor, podiumdelen, stoelen, tafels en techniek. Leg kostuums en rekwisieten daarna scène voor scène klaar en reserveer nog 30 minuten voor een gezamenlijke eindcontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.