Checklist para organizar una obra de Navidad

Organizar una obra de Navidad requiere coordinar escenario, participantes y celebración en el orden adecuado. Primero se confirma la fecha, el lugar y el programa; después se gestionan las inscripciones, los papeles, los textos y los voluntarios. En las semanas previas conviene cerrar vestuario, atrezo, decoración, música, técnica y catering. Esta checklist reúne 85 tareas y 66 materiales para llegar al día del espectáculo con todo probado, impreso y preparado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Definir el programa del espectáculo de Navidad
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Crear la distribución de papeles con los jugadores
2 personas
Proporcionar textos a los jugadores
Seleccionar la música para el juego
2 personas
Confirmar la reserva del lugar
Confirmar la reserva de asientos
Probar la técnica
2 personas
Desarrollar el diseño de la decoración
2 personas
Reunir los trajes
3 personas
Reunir los accesorios
3 personas
Comprar decoración
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Probarse los disfraces
4 personas
Comprobar la decoración y el atrezo
3 personas
Imprimir textos y guiones
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Empaquetar los regalos para los jugadores
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar mesas
4 personas
Preparar las sillas
4 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Montar la decoración
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Decorar el árbol de Navidad
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Configurar la instalación de luces
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Montar el vestuario
2 personas
Preparar los disfraces
2 personas
Preparar los accesorios
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Señalizar la entrada y la ruta
2 personas

Evento

Repartir el programa
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Acompañar a los jugadores al vestuario
2 personas
Anunciar jugadores
Realizar el juego de Navidad
12 personas
Gestionar la música durante el juego
Controlar la luz durante el juego
Preparar las bebidas del descanso
3 personas
Reponer los aperitivos del descanso
3 personas
Acompañar villancicos
3 personas
Dar las gracias
Repartir regalos
3 personas
Despedir a los visitantes
4 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Preparar el bufé de la noche
4 personas
Servir el buffet de la noche
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Servir café y té
2 personas
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Desmontar la decoración
4 personas
Desmontar piezas del escenario
4 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Apilar las sillas
4 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Comprobar los baños
Lavar y clasificar los disfraces
3 personas
Devolver los accesorios
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Recoger objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 12
Piezas de escenariocant. 8
Percheros para camerinoscant. 4
Percheroscant. 3
Taburetescant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos para postrecant. 120
Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Copas de vinocant. 80
Cucharillas de cafécant. 100
Cuchillos de mesacant. 120
Tenedores de mesacant. 120
Cucharonescant. 16
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 12

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 4
Flores de Pascuacant. 8
Caminos de mesa navideñoscant. 12
Paños decorativoscant. 8
Mantas de nieve artificialcant. 6
Belén
Estrella para el belén
Luces de pilacant. 10
Centros de mesa navideñoscant. 12
Portanombrescant. 120
Cartel de bienvenida
Carteles de rutacant. 8

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Portátil
Lista de reproducción de música
Vaporizadores de ropa
Tabla de planchar

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de piecant. 4
Linternascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 8
Pinzas de servircant. 6
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de abrir las inscripciones. Así puedes indicar horarios, aforo y duración real del espectáculo desde el primer mensaje.
Recoge las preferencias dietéticas al inscribirse y calcula las cantidades de catering cuando conozcas el número final de asistentes. Deja la compra para después de comprobar la lista completa.
Asigna los papeles y entrega los textos con varias semanas de margen. Programa al menos un ensayo con los guiones impresos, la música seleccionada y los micrófonos inalámbricos probados.
Haz una prueba técnica en el lugar antes del día del evento: comprueba micrófonos, soportes, asientos y elementos del escenario. No esperes a la llegada de los invitados para descubrir que falta una conexión o una silla.
Prepara vestuario, accesorios, decoración, acreditaciones y regalos de los participantes por separado. Una revisión final de disfraces, belén, luces, guirnaldas y atrezo evita búsquedas de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que organizar una obra de Navidad?: Empieza entre 8 y 10 semanas antes. Dedica las primeras 2 semanas a confirmar fecha, ubicación y programa; reserva las últimas 2 para ensayos, compras, decoración y pruebas técnicas.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una obra de Navidad?: Ábrelas entre 6 y 8 semanas antes del espectáculo. Cierra el formulario unos 10-14 días antes para confirmar asistentes, preferencias dietéticas, reparto de asientos y cantidades de catering.
¿Cuándo se deben preparar los disfraces y accesorios?: Reúne el vestuario y el atrezo al menos 3 semanas antes y haz una prueba completa 7-10 días antes. Así todavía hay tiempo para sustituir una prenda o adaptar un accesorio.
¿Cuándo hay que probar los micrófonos y la decoración?: Haz la prueba técnica y revisa el montaje entre 3 y 7 días antes. Coloca la decoración principal el día anterior o varias horas antes, y comprueba de nuevo luces, escenario, asientos y sonido.

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