Checklist pour organiser un Jeu de Noël

Un Jeu de Noël demande plus qu’un spectacle et quelques décorations. Il faut coordonner les inscriptions, les rôles des joueurs, les bénévoles, les costumes, les accessoires, le repas et la technique. Ce plan de 85 tâches et 66 fournitures suit l’organisation dans l’ordre, de la confirmation de la date jusqu’aux derniers préparatifs. Utilise-le pour ne rien laisser au dernier moment, notamment les besoins alimentaires, les sièges et les essais de costumes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Définir le programme du spectacle de Noël
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Définir la répartition des rôles avec les joueurs
2 personnes
Distribuer les textes aux acteurs
Sélectionner la musique pour le jeu
2 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Confirmer la réservation des sièges
Tester la technique
2 personnes
Élaborer le design du décor
2 personnes
Rassembler les costumes
3 personnes
Rassembler les accessoires
3 personnes
Acheter la décoration
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Essayer les costumes
4 personnes
Vérifier la décoration et les accessoires
3 personnes
Imprimer les textes et les feuilles de route
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Emballer des cadeaux pour les joueurs
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Monter la décoration
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Décorer le sapin de Noël
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Configurer l’installation d’éclairage
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Préparer les costumes
2 personnes
Installer les accessoires
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Signaler l’entrée et l’itinéraire
2 personnes

Événement

Distribuer le programme
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Accompagner les joueurs au vestiaire
2 personnes
Annoncer les joueurs
Mettre en scène le spectacle de Noël
12 personnes
Gérer la musique pendant le jeu
Gérer l’éclairage pendant le jeu
Préparer les boissons de la pause
3 personnes
Ravitaillement des encas de pause
3 personnes
Accompagner les chants de Noël
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Distribuer les cadeaux
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
4 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Mettre en place le buffet du soir
4 personnes
Servir le buffet du soir
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Démonter le décor
4 personnes
Démonter les éléments de la scène
4 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Empiler les chaises
4 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier les toilettes
Laver et trier les costumes
3 personnes
Rapporter les accessoires
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Éléments de podiumqté 8
Portants de logeqté 4
Portantsqté 3
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à gâteauqté 120
Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 150
Verres à vinqté 80
Cuillères à caféqté 100
Couteaux de tableqté 120
Fourchettes de tableqté 120
Louchesqté 16
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Étoiles de Noëlqté 8
Chemins de table de Noëlqté 12
Tissus décoratifsqté 8
Couvertures en fausse neigeqté 6
Crèche de Noël
Étoile pour la crèche
Lumières à batterieqté 10
Centres de table de Noëlqté 12
Porte-nomsqté 120
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Playlist musicale
Défroisseurs vapeur
Table à repasser

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampadairesqté 4
Lampes de pocheqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence par confirmer la date et le lieu, puis ouvre rapidement le formulaire d’inscription : tu auras ainsi le nombre de participants nécessaire pour calculer les quantités du catering et répartir les bénévoles.
Prévois la distribution des textes assez tôt. Les acteurs doivent avoir le temps de répéter, tandis que la sélection de la musique et la répartition des rôles doivent être fixées avant l’essai technique.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, et non quelques jours avant la fête. Vérifie ensuite la liste des courses une seconde fois avant d’acheter les boissons, les plats et les desserts.
Réserve les sièges et teste les microphones sans fil avec leurs pieds avant le jour du spectacle. Un test de 30 minutes dans la salle permet de repérer les problèmes de son et de circulation.
Garde les costumes, accessoires et éléments de décoration dans des zones séparées et étiquetées. Prépare aussi les badges, les feuilles de route et les cadeaux des joueurs au moins la veille, plutôt que pendant l’accueil des invités.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Jeu de Noël ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, recueillir les inscriptions, distribuer les textes et préparer les costumes, les accessoires et la décoration.
Combien de temps prévoir pour les inscriptions ?: Laisse le formulaire ouvert pendant 2 à 3 semaines. Ferme-le ensuite au moins 10 jours avant l’événement afin de traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et calculer le catering.
Quand tester la technique pour un Jeu de Noël ?: Effectue un premier test 7 jours avant, puis un contrôle final le jour même, environ 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifie les microphones, les pieds de micro, la musique et l’emplacement de la scène.
Quand préparer les costumes et les accessoires ?: Rassemble-les au moins 2 semaines avant et organise un essayage entre 7 et 10 jours avant le spectacle. Fais une dernière vérification la veille avec les textes imprimés et les feuilles de route.

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