Kerstrommelmarkt organiseren: checklist en planning

Een kerstrommelmarkt vraagt vooral om strakke afspraken met verkopers en een indeling die bezoekers direct begrijpen. Leg eerst datum, locatie, marktregels en verkopersvoorwaarden vast; daarna volgen aanmeldingen, tafels, catering en materiaal. Plan uiterlijk een week vooraf de plattegrond, vrijwilligers en betaalwijze. Op de dag zelf draait het om toegang, wisselgeld, warme dranken, verlichting en duidelijke routepijlen. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt en welke zaken vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Marktregels opstellen
2 personen
Verkopersvoorwaarden vastleggen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Verkopers benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verkopersindeling maken
2 personen
Bevestigingen versturen
2 personen
Tafelaantallen vastleggen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Ontbrekend materiaal huren
Betaalwijze voor verkopers bepalen
2 personen
Plattegrond afdrukken
Bordjes en routepijlen maken
2 personen
Verkoperslijst afdrukken
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Contant wisselgeld opnemen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Kassa's voorbereiden
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Licht en stroom controleren
2 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
5 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Kledingrekken plaatsen
2 personen
Stroomkabels aanleggen
2 personen
Kabels afplakken
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Entreebord plaatsen
Routepijlen plaatsen
2 personen
Verkopersbalie inrichten
2 personen
Verkopers ontvangen
4 personen
Verkopers naar plaatsen wijzen
3 personen
Kraamhuur registreren
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Warme chocolademelk maken
2 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Entree en bezoekers tellen
2 personen
Kramen begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Warme dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Vrije tafels vrijhouden
Verkopers informeren over sluiting
2 personen
Verkopers laten afbouwen
4 personen
Verkopers uitchecken
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Kassa's afsluiten
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Tenten afbreken
6 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Kabels en materialen verzamelen
3 personen
Overgebleven catering sorteren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie vegen en dweilen
3 personen
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Materialen droog opslaan
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Borg en betalingen controleren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Tafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 80
Kledingrekkenaantal 8
Kleedtafelsaantal 4
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Klapbankenaantal 8
Kassatafelsaantal 2

Apparatuur

Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Koelboxenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 16
Buitenspotsaantal 6
Lantaarnsaantal 10
Reservebatterijenaantal 24
Nachtlampjesaantal 6

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerststerrenaantal 10
Tafelkledenaantal 24
Kersttafellopersaantal 12
Kerstfigurenaantal 10
Kerstlintaantal 8
Plakhaakjesaantal 50

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Kommenaantal 40
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Koelcontainersaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Handvegersaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Antislipmattenaantal 10

Communicatie

Portofoonsaantal 6
Naambadgesaantal 40
Badgehoudersaantal 40
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Bezoekersplattegrondenaantal 250
Verkopersnummerbordjesaantal 60
Routepijlenaantal 20
Informatiebordenaantal 8
Prijslijstenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg verkopersvoorwaarden en de betaalwijze vast vóór je het aanmeldformulier publiceert. Vermeld daarin ook de uiterste aanmelddatum, het aantal tafels en wat een verkoper zelf moet meenemen.
Maak de verkopersindeling zodra de aanmeldingen sluiten en reserveer minstens 10% extra ruimte voor onverwachte tafels of bredere kledingrekken. Druk de plattegrond en verkoperslijst uiterlijk de dag ervoor af.
Controleer twee dagen vooraf alle stroompunten en kabels. Tel verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels na en houd per verkooppunt een vrije aansluiting over voor verlichting of een pinapparaat.
Neem contant wisselgeld op vóór de marktdag en test elke kassa en pinautomaat. Een kleine reserve aan munten en biljetten voorkomt dat de eerste verkopers hun klanten niet kunnen terugbetalen.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs één persoon aan voor sleutels, toegang en storingen. Koel dranken de avond ervoor en zet koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudkannen op één duidelijk gemarkeerde cateringplek.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een kerstrommelmarkt organiseren?: Begin 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie, marktregels en verkopersvoorwaarden. Verstuur de uitnodigingen minstens 6 weken voor de markt, zodat je 2 weken overhoudt voor de indeling en bevestigingen.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een kerstrommelmarkt?: Reken per verkoper op 1 tafel als basis en tel 10% reserve mee. Bij 30 verkopers plan je dus 33 tafels, plus extra ruimte voor looproutes, catering en kassatafels.
Wanneer moet ik de verkopersindeling en plattegrond maken?: Maak de indeling direct na het sluiten van de aanmeldingen, bij voorkeur 10 tot 14 dagen vooraf. Druk de definitieve plattegrond, routepijlen en verkoperslijst uiterlijk één dag voor de markt af.
Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een kerstrommelmarkt?: Voor een markt met ongeveer 30 verkopers is een praktische basis 1 coördinator, 2 mensen voor opbouw en toegang en 2 mensen voor catering en vragen. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat niet iedereen de hele dag beschikbaar hoeft te zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.