Brocante de Noël : la checklist pour tout préparer

Une brocante de Noël demande de coordonner les vendeurs, l’aménagement, les paiements et l’accueil des visiteurs. Commence par confirmer la date et le lieu, puis fixe les règles et les conditions d’inscription avant de communiquer l’événement. Les dernières semaines servent à répartir les stands, réserver le matériel et organiser les bénévoles. Cette checklist rassemble les 83 tâches et les 72 fournitures du plan, dans l’ordre où elles doivent être préparées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Établir les règles du marché
2 personnes
Définir les conditions des vendeurs
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Contacter les vendeurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les vendeurs
2 personnes
Envoyer les confirmations
2 personnes
Fixer le nombre de tables
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Louer le matériel manquant
Définir le mode de paiement pour les vendeurs
2 personnes
Imprimer le plan
Créer des panneaux et des flèches d'orientation
2 personnes
Imprimer la liste des vendeurs
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Prévoir la monnaie en espèces
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Préparer les caisses
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables
5 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les portants à vêtements
2 personnes
Installer les câbles d'alimentation
2 personnes
Scotcher les câbles
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le panneau d’entrée
Installer les flèches d'orientation
2 personnes
Aménager le comptoir des vendeurs
2 personnes
Accueil des vendeurs
4 personnes
Indiquer aux vendeurs leur emplacement
3 personnes
Enregistrer la location du stand
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer du chocolat chaud
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Compter les entrées et les visiteurs
2 personnes
Accompagner les stands
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons chaudes
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Réserver les tables libres
Informer les vendeurs de la fermeture
2 personnes
Faire démonter les stands
4 personnes
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Fermer les caisses
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les câbles et le matériel
3 personnes
Trier le reste du catering
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Balayer et laver le lieu
3 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Stocker le matériel au sec
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Vérifier les cautions et les paiements
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Tablesqté 24
Chaises pliantesqté 80
Portants à vêtementsqté 8
Tables de maquillageqté 4
Tables de bièreqté 6
Tabourets de barqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Bancs pliantsqté 8
Tables de caisseqté 2

Équipement

Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Glacièresqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 16
Projecteurs extérieursqté 6
Lanternesqté 10
Piles de rechangeqté 24
Veilleusesqté 6

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Étoiles de Noëlqté 10
Nappesqté 24
Chemins de table de Noëlqté 12
Personnages de Noëlqté 10
Ruban de Noëlqté 8
Crochets adhésifsqté 50

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 120
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Bolsqté 40
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 4
Balais à mainqté 6
Gants de travailqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Passe-câblesqté 12
Tapis antidérapantsqté 10

Communication

Talkies-walkiesqté 6
Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Plans des visiteursqté 250
Pancartes numéros des vendeursqté 60
Flèches de directionqté 20
Panneaux d'informationqté 8
Listes de prixqté 8

Catering

Courses

Conseils

Lance les inscriptions au moins 4 à 6 semaines avant la brocante. Demande dès le formulaire le nombre de tables souhaité, les besoins alimentaires et le matériel particulier de chaque vendeur.
Fixe le nombre de tables après la clôture des inscriptions, puis prévois une marge de 5 à 10 % pour les ajustements de dernière minute. Répartis les vendeurs avant d’imprimer le plan et la liste des exposants.
Réserve le mobilier et le matériel électrique au plus tard 2 semaines avant l’événement. Vérifie notamment les rallonges, multiprises, terminaux de paiement, machines à café et l’éclairage extérieur avant le jour du montage.
Prépare les paiements séparément pour les vendeurs et les visiteurs. Teste chaque terminal la veille et prévois suffisamment de monnaie en espèces pour les premières heures, quand les petites coupures partent le plus vite.
Organise l’accès au lieu avec des horaires précis pour les vendeurs, les bénévoles et le montage. Refroidis les boissons la veille, imprime les panneaux et garde un exemplaire du plan à la caisse et à l’entrée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une brocante de Noël ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les inscriptions, les invitations et la réservation du matériel doivent être lancées au moins 4 semaines à l’avance.
Combien de tables prévoir pour une brocante de Noël ?: Calcule le nombre de tables à partir des inscriptions confirmées, puis ajoute une réserve de 5 à 10 %. Cette marge permet de gérer un vendeur supplémentaire ou une modification de stand sans refaire tout le plan.
Quand confirmer les vendeurs ?: Envoie les confirmations dès que les inscriptions sont traitées et que la répartition des stands est définitive, idéalement 2 à 3 semaines avant l’événement. Indique l’horaire d’arrivée, l’emplacement et les règles du marché.
Que préparer la veille d’une brocante de Noël ?: La veille, vérifie les stocks, refroidis les boissons, teste les terminaux de paiement et rassemble les clés, les panneaux et le plan. Prépare aussi les caisses et les piles de rechange afin de ne pas chercher de matériel pendant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.