Weihnachtsflohmarkt organisieren: die komplette Checkliste

Ein Weihnachtsflohmarkt braucht mehr als Stände und Weihnachtsdekoration. Du musst Verkäufer rechtzeitig anmelden, Regeln und Standflächen festlegen und am Veranstaltungstag Kasse, Zugang, Beleuchtung und Getränke koordinieren. Diese Checkliste führt dich von der Terminbestätigung bis zum Abbau durch die 83 Planungsschritte. So erkennst du früh, wie viele Tische, Helfer, Kassen und Stromanschlüsse tatsächlich benötigt werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Marktregeln erstellen
2 Personen
Verkäuferbedingungen festlegen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
Anbieter kontaktieren
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Verkäuferaufstellung erstellen
2 Personen
Bestätigungen versenden
2 Personen
Anzahl der Tische festlegen
2 Personen
Catering bestellen
2 Personen
Materialbestand überprüfen
2 Personen
Fehlendes Material mieten
Zahlungsweise für Verkäufer festlegen
2 Personen
Lageplan drucken
Schilder und Wegpfeile erstellen
2 Personen
Verkäuferliste drucken
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Schlüssel und Zugang organisieren
Bargeld zum Wechseln abheben
2 Personen
Bestand prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
Kassen vorbereiten
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Licht und Strom kontrollieren
2 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
5 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Kleiderständer aufstellen
2 Personen
Stromkabel verlegen
2 Personen
Kabel abkleben
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Eingangsschild aufstellen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Verkäuferstand einrichten
2 Personen
Verkäufer empfangen
4 Personen
Verkäufer zu ihren Plätzen weisen
3 Personen
Standmiete erfassen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Heiße Schokolade zubereiten
2 Personen
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Mülleimer aufstellen
2 Personen
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Türen öffnen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Eingang und Besucher zählen
2 Personen
Stände betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Warme Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Freie Tische freihalten
Verkäufer über die Schließung informieren
2 Personen
Verkäufer abbauen lassen
4 Personen
Verkäufer auschecken
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Kassen abschließen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Beleuchtung entfernen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Kabel und Materialien sammeln
3 Personen
Übrig gebliebenes Catering sortieren
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Veranstaltungsort fegen und wischen
3 Personen
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Materialien trocken lagern
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Kautionen und Zahlungen prüfen
2 Personen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
TischeAnz. 24
KlappstühleAnz. 80
KleiderständerAnz. 8
UmkleidetischeAnz. 4
BiertischeAnz. 6
BarhockerAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 12
KlappbänkeAnz. 8
KassentischeAnz. 2

Ausstattung

KassenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 6
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 16
AußenstrahlerAnz. 6
LaternenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 24
NachtlichterAnz. 6

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtssterneAnz. 10
TischdeckenAnz. 24
WeihnachtstischläuferAnz. 12
WeihnachtsfigurenAnz. 10
WeihnachtsbandAnz. 8
KlebehakenAnz. 50

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
GläserAnz. 120
TellerAnz. 100
SchalenAnz. 40
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12

Küche

ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
KühlcontainerAnz. 4

Reinigung

BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
HandfegerAnz. 6
ArbeitshandschuheAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
KabelmattenAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 10

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 6
NamensschilderAnz. 40
BadgehalterAnz. 40
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 30
MarkerAnz. 12
BesucherpläneAnz. 250
VerkäufernummernschilderAnz. 60
WegweiserAnz. 20
InfotafelnAnz. 8
PreislisteAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Marktregeln und Verkäuferbedingungen fest, bevor du Einladungen verschickst. So klärst du früh, welche Waren zugelassen sind, wie die Anmeldung funktioniert und welche Zahlungsweise für Verkäufer gilt.
Plane die Standflächen erst nach Abschluss der Anmeldungen. Erstelle daraus einen Lageplan und drucke die Verkäuferliste; zusätzlich solltest du für jeden Stand Tischbedarf und besondere Wünsche notieren.
Prüfe Material und Strom mindestens 7 Tage vor dem Markt. Besonders Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kartenlesegeräte, Kabeltrommeln und Verlängerungskabel werden häufig zu spät organisiert.
Ordne Aufbau, Einlass und Kasse festen Personen zu. Ein Freiwilligenplan mit Schichten von 2 bis 3 Stunden verhindert, dass Schlüssel, Wechselgeld oder Verkäuferbetreuung nebenbei erledigt werden müssen.
Kühle Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig und plane warme Getränke mit Thermokannen. Kontrolliere außerdem Lichterketten, Außenstrahler und Ersatzbatterien vor Einbruch der Dunkelheit, nicht erst während des Markts.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsflohmarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 10 Wochen vorher mit Datum, Ort, Marktregeln und Verkäuferbedingungen. Einladungen und die Online-Veröffentlichung sollten anschließend früh genug erfolgen, damit du Anmeldungen bearbeiten und die Standaufstellung erstellen kannst.
Wie viele Tische brauche ich für einen Weihnachtsflohmarkt?: Die Tischzahl hängt von den bestätigten Verkäufern und der Standgröße ab. Lege sie erst nach Ende der Anmeldefrist fest und rechne zusätzlich einige Tische für Kasse, Catering und Umkleide- oder Auslagetische ein.
Wann sollte ich die Verkäufer für den Weihnachtsflohmarkt bestätigen?: Sende die Bestätigungen nach Prüfung aller Anmeldungen und spätestens 1 bis 2 Wochen vor dem Termin. So bleiben noch einige Tage für Rückfragen zu Standfläche, Ernährungswünschen, Zahlungsweise und Aufbauzeiten.
Was muss am Tag vor dem Weihnachtsflohmarkt vorbereitet werden?: Drucke Lageplan und Verkäuferliste, stelle Schlüssel und Zugang sicher und prüfe Kassen, Kartenlesegeräte, Kabel und Beleuchtung. Getränke kannst du bereits kühlen; Bargeld zum Wechseln solltest du spätestens am Vortag besorgen.

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