Checklist para organizar un rastrillo navideño sin olvidos

Un rastrillo navideño necesita más que puestos y decoración: hay que cerrar las condiciones de los vendedores, controlar las inscripciones y preparar el acceso, los pagos y el montaje. Esta checklist reúne 83 tareas y 72 materiales para avanzar en el orden adecuado. Incluye desde la distribución de las mesas hasta las bebidas, la señalización y los turnos de voluntarios. Úsala para detectar con tiempo lo que suele quedar para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Redactar las normas del mercado
2 personas
Fijar las condiciones de los vendedores
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Contactar con proveedores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Crear la distribución de vendedores
2 personas
Enviar confirmaciones
2 personas
Fijar el número de mesas
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Comprobar el inventario de material
2 personas
Alquilar el material que falte
Determinar el método de pago para los vendedores
2 personas
Imprimir el plano
Hacer carteles y flechas de ruta
2 personas
Imprimir lista de vendedores
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Gestionar llaves y acceso
Retirar cambio en efectivo
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Clasificar decoración navideña
2 personas
Preparar las cajas registradoras
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
Montar tiendas
6 personas
Montar mesas
5 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar los percheros
2 personas
Tender los cables de alimentación
2 personas
Fijar los cables con cinta
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar el cartel de entrada
Colocar flechas de ruta
2 personas
Montar el mostrador de vendedores
2 personas
Recibir a los vendedores
4 personas
Indicar a los vendedores dónde colocarse
3 personas
Registrar el alquiler del puesto
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar chocolate caliente
2 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Abrir las puertas
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Contar la entrada y los visitantes
2 personas
Coordinar los puestos
2 personas
Servir café y té
3 personas
Reponer bebidas calientes
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Reservar mesas libres
Informar a los vendedores sobre el cierre
2 personas
Ayudar a los vendedores a recoger
4 personas
Registrar la salida de los vendedores
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Cerrar las cajas
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas

Seguimiento

Desmontar mesas y sillas
5 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Reunir cables y materiales
3 personas
Clasificar el catering sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Barrer y fregar el recinto
3 personas
Limpiar a fondo los baños
2 personas
Registrar objetos perdidos
Guardar los materiales en seco
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Comprobar la fianza y los pagos
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Mesascant. 24
Sillas plegablescant. 80
Percheroscant. 8
Mesas de maquillajecant. 4
Mesas de cervezacant. 6
Taburetes de barcant. 6
Postes separadorescant. 12
Bancos plegablescant. 8
Mesas de cajacant. 2

Equipo

Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Jarras térmicascant. 6
Altavoces Bluetoothcant. 2
Neveras portátilescant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 16
Focos exteriorescant. 6
Farolescant. 10
Baterías de repuestocant. 24
Lámparas nocturnascant. 6

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Flores de Pascuacant. 10
Mantelescant. 24
Caminos de mesa navideñoscant. 12
Figuras navideñascant. 10
Cinta navideñacant. 8
Ganchos adhesivoscant. 50

Vajilla

Tazas reutilizablescant. 120
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Cuencoscant. 40
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 12
Contenedores frigoríficoscant. 4

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Escobas de manocant. 6
Guantes de trabajocant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 10

Comunicación

Walkie-talkiescant. 6
Credencialescant. 40
Portabadgescant. 40
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 12
Mapas para visitantescant. 250
Carteles con número de vendedorcant. 60
Flechas de rutacant. 20
Paneles informativoscant. 8
Listas de precioscant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y las normas antes de enviar invitaciones. Define también las condiciones de participación y el método de pago de los vendedores para evitar cambios durante las inscripciones.
No esperes a tener todas las inscripciones para distribuir los puestos. Cuando conozcas el número provisional de vendedores, fija cuántas mesas necesitas y prepara un plano que puedas actualizar.
Comprueba el material en dos rondas: primero al alquilar lo que falta y después antes del montaje. Revisa especialmente carpas, mesas, sillas, cajas registradoras, datáfonos, alargadores y regletas.
Prepara la operativa de apertura con antelación: llaves, acceso, carteles, flechas, lista de vendedores y horario de voluntarios. Imprime el plano y la lista aunque también los envíes por teléfono.
Calcula las bebidas y el servicio de comida según las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Enfría las bebidas el día anterior y reserva neveras portátiles o jarras térmicas suficientes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un rastrillo navideño?: Empieza al menos 6 semanas antes. Reserva primero la fecha y la ubicación, redacta las normas y abre las inscripciones; deja los últimos 7 días para confirmar vendedores, compras, señalización y montaje.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los vendedores?: Ciérralas entre 10 y 14 días antes del rastrillo. Así tendrás tiempo para crear la distribución, fijar el número de mesas, enviar confirmaciones y pedir el catering con datos más fiables.
¿Cuántas mesas necesito para un rastrillo navideño?: Necesitas como mínimo una mesa por puesto confirmado, más las mesas de caja, catering y maquillaje o actividades si las incluyes. Añade un margen de 10 a 15 % para cambios y puestos que requieran más superficie.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: Deja listas las cajas de cambio, el material comprobado, las bebidas frías, los carteles impresos y el plano de vendedores. Reserva al menos 2 horas para preparar el acceso y confirmar que voluntarios y proveedores conocen su horario.

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