Kerstmusical organiseren: checklist van planning tot voorstelling

Een kerstmusical vraagt meer voorbereiding dan alleen rollen verdelen en een decor neerzetten. Je regelt tegelijk repetities, muziek, techniek, kostuums, decor, publiek en een praktische backstage-indeling. Begin met datum, locatie en voorstellingstijden en werk daarna toe naar een vaste repetitieplanning. Plan in de laatste week een volledige doorloop, inclusief licht, geluid, kledingwissels en rekwisieten. Met deze checklist zie je wat wanneer geregeld moet zijn en welke details vaak pas op de speeldag worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Voorstellingstijden vastleggen
2 personen
Repetitieruimte reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Teksten en muziek selecteren
3 personen
Rollen verdelen
3 personen
Script kopiëren
2 personen
Partituren kopiëren
2 personen
Repetities plannen
2 personen
Spelrepetitie houden
8 personen
Muziekrepetitie houden
8 personen
Dansrepetitie houden
8 personen
Doorloop zonder decor houden
12 personen
Technische wensen vastleggen
3 personen
Geluidsapparatuur reserveren
Lichtapparatuur reserveren
Kostuums verzamelen
3 personen
Kostuums passen
4 personen
Kostuums aanpassen
2 personen
Decor maken
5 personen
Rekwisieten verzamelen
3 personen
Decor en rekwisieten labelen
2 personen
Techniek en catering bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Programma's printen
2 personen
Naambadges maken
2 personen
Publieksregistratie voorbereiden
2 personen
Eindschema uitdelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Techniek uitladen
4 personen
Podium en speelvloer opbouwen
6 personen
Decor plaatsen
5 personen
Rekwisieten klaarzetten
3 personen
Publieksstoelen opstellen
5 personen
Entree en garderobe inrichten
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Licht aansluiten
2 personen
Geluid aansluiten
3 personen
Microfoons testen
3 personen
Lichtstanden testen
2 personen
Cateringruimte inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Kostuums klaarleggen
3 personen
Grime en schmink klaarzetten
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Doorloop met techniek houden
12 personen
Artiesten laten schminken
3 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Voorstelling uitvoeren
14 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Publiek begeleiden bij vertrek
3 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Artiesten napraten en omkleden
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
3 personen
Decor afbouwen
5 personen
Rekwisieten inpakken
3 personen
Stoelen en tafels terugzetten
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Kostuums verzamelen
3 personen
Kostuums wassen
2 personen
Geleende materialen sorteren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Programma's en decor opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 170
Tafelsaantal 12
Klapstoelen backstageaantal 20
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180
Kleedkamerschermenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Muziekafspeelapparaat
Hoofdtelefoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichttafel
Werklampenaantal 4

Decoratie

Kerstboomaantal 2
Kerstlichtslingersaantal 8
Kerstballenaantal 80
Kerstkransenaantal 4
Kersttafellopersaantal 12
Decoratieve cadeaudozenaantal 12
Wit en rood decorstofaantal 20
Papieren sneeuwvlokkenaantal 40
Kerststerrenaantal 12
Gaffer tapeaantal 6
Binddraadaantal 3
Tie-wrapsaantal 100
Kartonnen decorplatenaantal 10
Houten decorlattenaantal 12
Achtergronddoekaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Dessertbordjesaantal 180
Koffielepelsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Dienbladenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Kurkentrekkersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Servettenhoudersaantal 8

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegers en blikaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de voorstellingstijden en repetitieruimte minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Zo kun je uitnodigingen versturen voordat agenda’s vol raken en houd je ruimte over voor extra repetities.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en sluit die inventarisatie uiterlijk 10 dagen voor de voorstelling. Gebruik het definitieve aantal bezoekers voor stoelen, tafels en eventuele catering.
Plan spel-, muziek- en dansrepetities afzonderlijk en zet minstens één doorloop zonder decor in de planning. Doe daarna een technische repetitie met microfoons, muziekafspeelapparaat, lichttafel en alle kabels.
Pas kostuums uiterlijk 2 weken vooraf en maak aanpassingen niet pas op de speeldag. Label kleding per rol en leg kledinghangers, kleedkamerschermen en klapstoelen backstage klaar.
Maak decor en rekwisieten uiterlijk 7 dagen vooraf compleet en test kerstlichtslingers, ledspots en werklampen op de locatie. Leg gaffer tape en binddraad klaar voor kleine reparaties tijdens de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmusical organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, voorstellingstijden en de artistieke keuzes. Plan rollen, repetities, uitnodigingen en techniek daarna in vaste stappen, zodat je minimaal 2 weken voor de voorstelling de meeste materialen en kostuums rond hebt.
Hoeveel repetities heb je nodig voor een kerstmusical?: Reken meestal op 8 tot 12 repetities, afhankelijk van de lengte en moeilijkheidsgraad. Plan daarnaast minstens één spelrepetitie, één muziek- en dansrepetitie en een volledige doorloop zonder decor.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een kerstmusical versturen?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de voorstelling. Vraag aanmeldingen en dieetwensen meteen uit en sluit de definitieve gastenlijst uiterlijk 10 dagen vooraf.
Wanneer regel je licht en geluid voor een kerstmusical?: Leg de technische wensen minimaal 3 weken vooraf vast en reserveer geluids- en lichtapparatuur daarna direct. Test microfoons, actieve speakers, mengpaneel, ledspots en lichttafel tijdens een technische repetitie, uiterlijk 2 tot 3 dagen voor de voorstelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.