Weihnachtsmusical organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weihnachtsmusical braucht deutlich mehr Vorlauf als eine einzelne Aufführung. Zuerst stehen Termin, Ort, Vorstellungszeiten und die Besetzung fest; danach folgen Skript, Noten und ein verbindlicher Probenplan. Technik, Kostüme und Requisiten solltest du nicht erst in der letzten Woche klären. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und hilft dir, Engpässe bei Raum, Funkmikrofonen, Licht und Umkleiden zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Vorstellungszeiten festlegen
2 Personen
Proberaum reservieren
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Texte und Musik auswählen
3 Personen
Rollen verteilen
3 Personen
Skript kopieren
2 Personen
Noten kopieren
2 Personen
Proben planen
2 Personen
Spielprobe durchführen
8 Personen
Musikprobe abhalten
8 Personen
Tanzprobe abhalten
8 Personen
Probe ohne Dekor durchführen
12 Personen
Technische Anforderungen festhalten
3 Personen
Tonanlage reservieren
Lichttechnik reservieren
Kostüme einsammeln
3 Personen
Kostüme anprobieren
4 Personen
Kostüme anpassen
2 Personen
Dekoration machen
5 Personen
Requisiten sammeln
3 Personen
Deko und Requisiten beschriften
2 Personen
Technik und Catering bestätigen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Programme drucken
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Publikumsregistrierung vorbereiten
2 Personen
Endplan austeilen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Technik ausladen
4 Personen
Bühne und Spielfläche aufbauen
6 Personen
Dekoration aufstellen
5 Personen
Requisiten bereitstellen
3 Personen
Publikumssitze aufstellen
5 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Licht anschließen
2 Personen
Ton anschließen
3 Personen
Mikrofone testen
3 Personen
Lichtmodi testen
2 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Kostüme bereitlegen
3 Personen
Maskenbild und Schminke bereitlegen
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Technik-Durchlauf machen
12 Personen
Künstler schminken lassen
3 Personen
Publikum empfangen
4 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Vorstellung durchführen
14 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Publikum beim Verlassen begleiten
3 Personen
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
Künstler nachbesprechen und umziehen
3 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
3 Personen
Dekoration abbauen
5 Personen
Requisiten einpacken
3 Personen
Stühle und Tische zurückstellen
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Location reinigen
5 Personen
Kostüme einsammeln
3 Personen
Kostüme waschen
2 Personen
Geliehene Materialien sortieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
Programme und Dekor aufbewahren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PublikumssitzeAnz. 170
TischeAnz. 12
Klappstühle im Backstage-BereichAnz. 20
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 180
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 4

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 4
DI-BoxenAnz. 2
Musikwiedergabegerät
KopfhörerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
Lichtpult
ArbeitslampenAnz. 4

Dekoration

WeihnachtsbaumAnz. 2
WeihnachtslichterkettenAnz. 8
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtskränzeAnz. 4
WeihnachtstischläuferAnz. 12
Dekorative GeschenkboxenAnz. 12
Weißer und roter DekostoffAnz. 20
PapierschneeflockenAnz. 40
WeihnachtssterneAnz. 12
Gaffer TapeAnz. 6
BindedrahtAnz. 3
KabelbinderAnz. 100
KartondekorplattenAnz. 10
HolzdekoleistenAnz. 12
HintergrundtuchAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
TablettsAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KorkenzieherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
ServiettenhalterAnz. 8

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Handfeger und KehrschaufelAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Vorstellungszeiten fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane zusätzlich Zeit für Einlass, Umkleiden und einen vollständigen Technikcheck ein, damit die erste Szene nicht direkt nach Saalöffnung beginnen muss.
Sammle Ernährungswünsche bereits mit den Anmeldungen. Eine separate Liste spätestens eine Woche vor der Aufführung verhindert, dass Sonderfälle bei der Verpflegung oder Sitzplanung untergehen.
Plane Spiel-, Musik- und Tanzproben getrennt und setze anschließend eine Probe ohne Dekoration an. So bemerkst du früh, ob Rollenwechsel, Auftritte und Übergänge auch ohne spontane Hinweise funktionieren.
Prüfe Kostüme mindestens zwei Wochen vor der Aufführung an den jeweiligen Personen. Änderungen, fehlende Kleiderbügel und zu wenige Umkleideplätze lassen sich dann noch organisieren, statt backstage Zeit zu verlieren.
Halte technische Anforderungen schriftlich fest und teste Ton, Licht, Musikwiedergabe und Verlängerungskabel bei einer Probe. Für Funkmikrofone, Mischpult, LED-Spots und Lichtstative sollte am Aufführungstag eine verantwortliche Person zuständig sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weihnachtsmusical planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor der Aufführung mit Termin, Ort, Programm und Rollen. Spätestens 4 Wochen vorher sollten Einladungen, Probenplan und technische Anforderungen feststehen.
Wie viele Proben braucht ein Weihnachtsmusical?: Plane mindestens eine Spielprobe, eine Musikprobe, eine Tanzprobe und eine Probe ohne Dekoration ein. Bei vielen Rollen oder Szenenwechseln sind 6 bis 8 Probentermine insgesamt realistischer.
Wann sollte man Kostüme für ein Weihnachtsmusical anprobieren?: Die erste Anprobe sollte spätestens 3 Wochen vor der Aufführung stattfinden. Anpassungen und fehlende Teile solltest du innerhalb der folgenden Woche erledigen, damit die letzte Probe mit vollständigen Kostümen möglich ist.
Wann sollte die Technik für ein Weihnachtsmusical reserviert werden?: Reserviere Tonanlage und Lichttechnik möglichst 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Einen vollständigen Funktionstest mit Mikrofonen, Musikwiedergabe und Licht solltest du spätestens bei der letzten großen Probe durchführen.

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