Checklist pour organiser une comédie musicale de Noël

Une comédie musicale de Noël demande de coordonner les inscriptions, les répétitions, les costumes et la technique bien avant la représentation. Commencez par confirmer la date et la salle, puis fixez les horaires et répartissez les rôles. Le programme, les textes et la musique doivent être prêts avant de lancer les répétitions. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs, jusqu’à la répétition générale et à l’installation du décor.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Fixer les horaires de représentation
2 personnes
Réserver la salle de répétition
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme
2 personnes
Sélectionner les textes et la musique
3 personnes
Répartir les rôles
3 personnes
Copier le script
2 personnes
Copier les partitions
2 personnes
Planifier les répétitions
2 personnes
Organiser une répétition générale
8 personnes
Répéter la musique
8 personnes
Organiser une répétition de danse
8 personnes
Répétition sans décor
12 personnes
Recueillir les besoins techniques
3 personnes
Réserver le matériel de sonorisation
Réserver l’équipement d’éclairage
Rassembler les costumes
3 personnes
Essayer les costumes
4 personnes
Ajuster les costumes
2 personnes
Créer la décoration
5 personnes
Rassembler les accessoires
3 personnes
Étiqueter le décor et les accessoires
2 personnes
Confirmer la technique et la restauration
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer l’accueil du public
2 personnes
Distribuer le programme final
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Décharger le matériel technique
4 personnes
Monter la scène et la piste
6 personnes
Installer la décoration
5 personnes
Installer les accessoires
3 personnes
Installer les sièges du public
5 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Brancher le son
3 personnes
Tester les microphones
3 personnes
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les costumes
3 personnes
Préparer le maquillage et le grimage
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Faire une répétition avec la technique
12 personnes
Faire maquiller les artistes
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Présenter le spectacle
14 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Débriefer et se changer avec les artistes
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
3 personnes
Démonter le décor
5 personnes
Emballer les accessoires
3 personnes
Remettre les chaises et les tables en place
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Rassembler les costumes
3 personnes
Laver les costumes
2 personnes
Trier le matériel emprunté
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Ranger les programmes et la décoration
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 170
Tablesqté 12
Chaises pliantes backstageqté 20
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Paravents de vestiaireqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Lecteur de musique
Casques audioqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Table lumineuse
Lampes de chantierqté 4

Décoration

Sapin de Noëlqté 2
Guirlandes lumineuses de Noëlqté 8
Boules de Noëlqté 80
Couronnes de Noëlqté 4
Chemins de table de Noëlqté 12
Boîtes cadeaux décorativesqté 12
Tissu décoratif blanc et rougeqté 20
Flocons de neige en papierqté 40
Étoiles de Noëlqté 12
Ruban gafferqté 6
Fil de liaisonqté 3
Attaches-câblesqté 100
Panneaux décoratifs en cartonqté 10
Barres décoratives en boisqté 12
Bâche de fondqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Cuillères à caféqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Plateauxqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Tire-bouchonsqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Porte-serviettesqté 8

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balais et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle de représentation et la salle de répétition dès que la date est connue. Prévoyez plusieurs créneaux pour la musique, la danse, une répétition sans décor et une répétition générale.
Envoyez les invitations après avoir fixé les horaires et le programme provisoire. Demandez les inscriptions ainsi que les besoins alimentaires au plus tard 7 à 10 jours avant la représentation.
Préparez une copie du script et des partitions pour chaque participant concerné, puis gardez au moins 2 exemplaires de secours côté coulisses. Cela évite de perdre du temps lorsqu’un document manque pendant une répétition.
Testez le son et la lumière dans la salle avant le jour du spectacle. Vérifiez notamment la table de mixage, les microphones sans fil, les boîtiers DI, les rallonges et les multiprises avec les personnes qui les utiliseront.
Faites les essayages de costumes au moins 10 jours avant la représentation et notez immédiatement les retouches. Installez ensuite les portants, cintres, paravents et chaises pliantes en coulisses pour accélérer les changements de tenue.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une comédie musicale de Noël ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la représentation. Les premiers jours servent à confirmer la date et le lieu, fixer les horaires, choisir les textes et la musique, puis répartir les rôles.
Combien de répétitions faut-il prévoir pour une comédie musicale de Noël ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 répétitions, dont des séances séparées pour la musique et la danse. Ajoutez une répétition sans décor et une répétition générale complète dans les 7 jours précédant le spectacle.
Quand envoyer les invitations pour une comédie musicale de Noël ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la représentation afin de laisser le temps de répondre et de traiter les inscriptions. Fixez une date limite de réponse 7 à 10 jours avant l’événement.
Quand préparer les costumes et le décor de Noël ?: Rassemblez les costumes, accessoires et éléments de décor au moins 2 semaines avant le spectacle. Terminez les essayages et les retouches 10 jours à l’avance, puis vérifiez l’installation avec la technique lors de la répétition générale.

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