Zo organiseer je een kerstmarkt zonder last-minute gedoe

Een kerstmarkt organiseren begint niet met versiering, maar met datum, terrein, vergunningen en een haalbare indeling. Daarna leg je kraampjes, stroom, verlichting, kraamhouders, catering en betalingen vast. Reken terug vanaf de marktdatum, zodat bestellingen, aanmeldingen en vrijwilligers op tijd rond zijn. Op de dag zelf draait alles om een korte opbouwvolgorde: terrein afzetten, stroom en licht testen, kraampjes uitladen en warme producten pas daarna klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden bevestigen
2
Locatie en terrein controleren
2 personen
3
Benodigde vergunningen aanvragen
4
Leveranciers voor kraampjes boeken
5
Verlichting en stroom testen
2 personen
6
Kraamhouders benaderen
2 personen
7
Kraamhouders registreren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Verkoopassortiment bepalen
2 personen
13
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
14
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
15
Voorraadbestellingen plaatsen
16
Contant geld bestellen
17
Betaalwijze en prijzen bepalen
2 personen
18
Plattegrond van markt maken
2 personen
19
Kraamhouders informeren
20
Weersvoorspelling controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Versproducten ophalen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Terrein afzetten
3 personen
25
Kraampjes uitladen
4 personen
26
Partytenten opbouwen
6 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
3 personen
29
Stroomkabels aansluiten
2 personen
30
Verlichting ophangen
3 personen
31
Kerstdecoratie ophangen
3 personen
32
Menuborden plaatsen
2 personen
33
Kraamhouders ontvangen
2 personen
34
Kraamhouders naar plek wijzen
2 personen
35
Verkooptafels aankleden
4 personen
36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
37
Warme hapjes voorbereiden
3 personen
38
Glühwein verwarmen
2 personen
39
Chocolademelk verwarmen
2 personen
40
Kassa's inrichten
2 personen
41
Wisselgeld klaarleggen
42
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
43
Afvalpunten plaatsen
2 personen
44
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

45
Bezoekers welkom heten
3 personen
46
Kraampjes bemannen
8 personen
47
Entree en informatie bemannen
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Glühwein serveren
2 personen
50
Chocolademelk serveren
2 personen
51
Warme hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Tafels schoonhouden
2 personen
56
Toiletten controleren
57
Stroomvoorziening controleren
58
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
59
Laatste ronde aankondigen
60
Verkoop afsluiten
4 personen
61
Kraamhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

62
Kassa's afsluiten
2 personen
63
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Verlichting uitschakelen
2 personen
66
Stroomkabels oprollen
2 personen
67
Servies verzamelen
3 personen
68
Afval verzamelen
4 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
70
Partytenten afbouwen
6 personen
71
Terrein schoonmaken
4 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Voorraad tellen
2 personen
74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
75
Afval afvoeren
2 personen
76
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Klaptafelsaantal 16
Statafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Tafelkleedjesaantal 20
Tentgewichtenaantal 32

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Glühweinbekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Soepkommenaantal 100
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Dienbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Warmhoudketelsaantal 4
Glühweinpottenaantal 3
Soepketelsaantal 2
Wafelijzersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Betaalterminalsaantal 3
Kassa'saantal 3
Handlampenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Pollepelsaantal 8
Tangenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Aluminium schalenaantal 20
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 6

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kerstfigurenaantal 12
Rode tafellopersaantal 16
Kerstmanpak

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 20
Ledlampenaantal 16
Lichtnettenaantal 8
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
Kabelmattenaantal 20

Catering

Menubordenaantal 8
Prijskaartjesaantal 80
Kassabonnenrollenaantal 12
Geldkistjesaantal 3
Servettenhoudersaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 24
Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12

Tips

Leg minimaal 8 tot 12 weken vooraf de datum, openingstijden en locatie vast. Controleer meteen of je een vergunning nodig hebt en welke eisen gelden voor stroom, veiligheid en verkoop van eten en drinken.
Maak de plattegrond voordat je kraamhouders definitief indeelt. Houd looppaden vrij, zet warme drank en catering op logische plekken en plan minstens één stroompunt per groep apparaten; test verlichting en kabels uiterlijk een week vooraf.
Geef kraamhouders een duidelijke deadline, bijvoorbeeld 4 weken voor de markt. Vraag niet alleen hun naam en assortiment, maar ook hoeveel ruimte, stroom en tafels ze nodig hebben; die informatie ontbreekt vaak bij de opbouw.
Bereken catering per product in plaats van één totaal te gebruiken. Voor het eerste uur kun je ongeveer 2 tot 3 drankjes per bezoeker aanhouden; bestel houdbare voorraad eerder en haal versproducten pas op de dag zelf of één dag ervoor.
Maak een betaalplan met prijzen, wisselgeld en back-up. Bestel contant geld uiterlijk 3 werkdagen vooraf, laad betaalterminals op en leg kassa’s, bekers, servetten en opschepmateriaal klaar voordat bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunning en leveranciers. Reserveer kraampjes en benader kraamhouders uiterlijk 6 weken vooraf, zodat je 4 weken voor de markt de indeling kunt afronden.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een kerstmarkt?: Gebruik voor het eerste uur als richtlijn 2 tot 3 drankjes per bezoeker en pas daarna aan op de verwachte verblijfsduur. Verdeel de raming over warme dranken, fris en water en tel extra bekers mee voor morsen en wisseling.
Wanneer moet ik kraamhouders uitnodigen voor een kerstmarkt?: Benader kraamhouders ongeveer 8 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 4 weken voor de markt. Zo houd je tijd over om dieetwensen, stroombehoefte, assortiment en de definitieve plattegrond te verwerken.
Wat moet je op de dag van een kerstmarkt als eerste doen?: Zet eerst het terrein af en controleer de looproutes. Test daarna stroom en verlichting, laad de kraampjes uit, plaats tafels en tentgewichten en zet warme apparatuur pas aan nadat de aansluitingen veilig zijn gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.