Weihnachtsmarkt organisieren: So gelingt die Planung

Ein Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorlauf als ein gewöhnliches Vereinsfest, weil Genehmigungen, Standbetreiber, Stromversorgung und wetterfester Aufbau zusammenpassen müssen. Beginne mit Datum, Gelände und behördlichen Anforderungen, bevor du Stände oder Catering fest buchst. Danach folgen Marktplan, Sortiment, Mengen, Zahlungsabläufe und Helfereinsatz. In den letzten Tagen geht es vor allem um Wetter, frische Waren, Bargeld, Kühlung und einen klaren Aufbauplan für den Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Zeiten bestätigen
2
Veranstaltungsort und Gelände kontrollieren
2 Personen
3
Benötigte Genehmigungen beantragen
4
Veranstaltungsstände buchen
5
Beleuchtung und Strom testen
2 Personen
6
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
7
Standbetreiber registrieren
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Freiwillige einteilen
2 Personen
12
Verkaufssortiment festlegen
2 Personen
13
Cateringmengen berechnen
2 Personen
14
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
15
Vorratsbestellungen aufgeben
16
Bargeld bestellen
17
Zahlungsweise und Preise festlegen
2 Personen
18
Marktplan erstellen
2 Personen
19
Standbetreiber informieren
20
Wettervorhersage prüfen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Frische Produkte abholen
2 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Gelände absperren
3 Personen
25
Stände ausladen
4 Personen
26
Partyzelte aufbauen
6 Personen
27
Tische aufstellen
4 Personen
28
Stühle aufstellen
3 Personen
29
Stromkabel anschließen
2 Personen
30
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
31
Weihnachtsdekoration aufhängen
3 Personen
32
Menütafeln aufstellen
2 Personen
33
Standbetreiber empfangen
2 Personen
34
Standbetreiber zum Platz weisen
2 Personen
35
Verkaufstische dekorieren
4 Personen
36
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
37
Warme Snacks vorbereiten
3 Personen
38
Glühwein erhitzen
2 Personen
39
Kakaomilch erhitzen
2 Personen
40
Kassen einrichten
2 Personen
41
Wechselgeld bereitlegen
42
Geschirr und Becher bereitstellen
2 Personen
43
Müllstationen aufstellen
2 Personen
44
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

45
Besucher begrüßen
3 Personen
46
Stände betreuen
8 Personen
47
Eingang und Information besetzen
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Glühwein ausschenken
2 Personen
50
Kakaogetränke servieren
2 Personen
51
Warme Snacks servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Snacks nachfüllen
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Tische sauber halten
2 Personen
56
Toiletten kontrollieren
57
Stromversorgung überprüfen
58
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
59
Letzte Runde ankündigen
60
Verkauf abschließen
4 Personen
61
Standbetreiber auschecken
2 Personen

Nachbereitung

62
Kassen abschließen
2 Personen
63
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
64
Dekoration entfernen
3 Personen
65
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
66
Stromkabel aufrollen
2 Personen
67
Geschirr sammeln
3 Personen
68
Abfall sammeln
4 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
70
Partyzelte abbauen
6 Personen
71
Gelände reinigen
4 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Bestände zählen
2 Personen
74
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
75
Abfall entsorgen
2 Personen
76
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 8
KlappischeAnz. 16
StehtischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 80
TischdeckenAnz. 20
ZeltgewichteAnz. 32

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
GlühweintassenAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
SuppenschalenAnz. 100
BestecksetsAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
TablettsAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
GlühweintöpfeAnz. 3
SuppenkesselAnz. 2
WaffeleisenAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KartenterminalsAnz. 3
KassenAnz. 3
HandlampenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
KellenAnz. 8
ZangenAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
AluminiumschalenAnz. 20
ThermoskannenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 6

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtsfigurenAnz. 12
Rote TischläuferAnz. 16
Weihnachtsmannkostüm

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 20
LED-LampenAnz. 16
LichtnetzeAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelmattenAnz. 20

Catering

MenükartenAnz. 8
PreisschilderAnz. 80
KassenbonrollenAnz. 12
GeldkassettenAnz. 3
ServiettenhalterAnz. 12
Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 6
PutzlappenAnz. 24
AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
VerkehrskegelAnz. 12

Tipps

Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Gelände und Genehmigungen. Prüfe dabei auch Zufahrten, Fluchtwege, Stromanschlüsse und die Befestigung der Partyzelte mit Zeltgewichten.
Plane die Standplätze nicht erst beim Aufbau. Lege Marktstände, Catering, Kassen, Sitzbereiche und Wege in einem Marktplan fest und informiere alle Standbetreiber spätestens 7 Tage vorher über ihren Platz und die Anlieferzeit.
Kalkuliere Essen und Getränke getrennt nach Verkaufszeit und erwarteter Besucherzahl. Bestelle haltbare Vorräte früh; frische Produkte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab und lagerst Getränke in Kühlboxen.
Teste Beleuchtung, Strom und Geräte spätestens am Vortag. Glühweintöpfe, Suppenkessel, Kaffeemaschinen, Waffeleisen und Kartenterminals brauchen jeweils einen festen Strom- und Bedienplatz.
Teile Helfer in Schichten ein und besetze Aufbau, Kasse, Ausschank, Nachschub und Abbau. Bestelle Bargeld vorab, lege Preise und Zahlungsweisen fest und halte Handlampen für den Abend bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Standbuchungen und Stromplanung brauchen oft länger als Einkauf und Dekoration.
Wie viele Stände braucht ein kleiner Weihnachtsmarkt?: Für einen kleinen Markt reichen häufig 8 bis 15 Stände, wenn Sortiment und Besucherzahl zusammenpassen. Lege die Zahl erst fest, nachdem Gelände, Wege und Stromanschlüsse geprüft sind.
Wie viel Glühwein braucht man pro Person?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person insgesamt, nicht ausschließlich mit Glühwein. Plane zusätzlich alkoholfreie Heißgetränke und Wasser ein und halte einen kleinen Vorrat für die letzte Verkaufsstunde zurück.
Wann sollte man den Marktplan an die Standbetreiber schicken?: Schicke den endgültigen Standplatz, die Anlieferzeit und die Aufbauhinweise spätestens 7 Tage vor dem Weihnachtsmarkt. Am Vortag solltest du Änderungen nur noch telefonisch oder über einen klar benannten Ansprechpartner weitergeben.

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