Organiser un marché de Noël sans rien oublier

Un marché de Noël se prépare d’abord sur plan, puis sur le terrain. Commence par fixer la date, les horaires et le lieu avant de contacter les exposants ou de commander le matériel. Les points qui prennent le plus de temps sont généralement les autorisations, l’électricité, la répartition des bénévoles et les quantités de boissons et de restauration. Ce guide t’aide à suivre un ordre logique jusqu’à l’installation et à l’ouverture du marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et les heures
2
Vérifier le lieu et le terrain
2 personnes
3
Demander les autorisations nécessaires
4
Réserver les fournisseurs pour les stands
5
Tester l’éclairage et l’alimentation électrique
2 personnes
6
Contacter les exposants
2 personnes
7
Enregistrer les exposants
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Définir l'assortiment de vente
2 personnes
13
Calculer les quantités de catering
2 personnes
14
Établir la liste de courses
2 personnes
15
Passer les commandes de stock
16
Commander de l’argent liquide
17
Définir le mode de paiement et les prix
2 personnes
18
Créer le plan du marché
2 personnes
19
Informer les exposants
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
3 personnes
22
Récupérer les produits frais
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Balisage du site
3 personnes
25
Décharger les stands
4 personnes
26
Monter les tentes de réception
6 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Brancher les câbles d’alimentation
2 personnes
30
Installer l'éclairage
3 personnes
31
Accrocher les décorations de Noël
3 personnes
32
Installer les panneaux du menu
2 personnes
33
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
34
Indiquer leur emplacement aux exposants
2 personnes
35
Décorer les tables de vente
4 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Préparer des bouchées chaudes
3 personnes
38
Réchauffer le vin chaud
2 personnes
39
Réchauffer le chocolat chaud
2 personnes
40
Installer les caisses
2 personnes
41
Préparer la monnaie
42
Préparer la vaisselle et les gobelets
2 personnes
43
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
44
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Tenir les stands
8 personnes
47
Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir du vin chaud
2 personnes
50
Servir le lait chocolaté
2 personnes
51
Servir les amuse-bouches chauds
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Garder les tables propres
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
57
Vérifier l’alimentation électrique
58
Soutenir les exposants
2 personnes
59
Annoncer le dernier tour
60
Clôturer les ventes
4 personnes
61
Clôturer le départ des exposants
2 personnes

Suivi

62
Fermer les caisses
2 personnes
63
Refroidir les restes
2 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Éteindre l’éclairage
2 personnes
66
Enrouler les câbles d’alimentation
2 personnes
67
Rassembler la vaisselle
3 personnes
68
Rassembler les déchets
4 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
70
Démonter les tentes de réception
6 personnes
71
Nettoyer le site
4 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Compter le stock
2 personnes
74
Retourner les matériels de location
2 personnes
75
Évacuer les déchets
2 personnes
76
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Tables pliantesqté 16
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Nappesqté 20
Lests de tenteqté 32

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à vin chaudqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Bol à soupeqté 100
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Plateauxqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bains-marieqté 4
Pots à vin chaudqté 3
Marmites à soupeqté 2
Gaufriersqté 2
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 3
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Louchesqté 8
Pincesqté 8
Saladiersqté 6
Plateaux en aluminiumqté 20
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 6

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Personnages de Noëlqté 12
Chemins de table rougesqté 16
Costume de Père Noël

Éclairage

Guirlandes LEDqté 20
Lampes LEDqté 16
Guirlandes lumineusesqté 8
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Passe-câblesqté 20

Catering

Panneaux de menuqté 8
Étiquettes de prixqté 80
Rouleaux de tickets de caisseqté 12
Caisses à monnaieqté 3
Porte-serviettesqté 12
Courses

Nettoyage

Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 24
Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Cônes de signalisationqté 12

Conseils

Bloque la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Vérifie dès ce moment l’accès au terrain, les possibilités de branchement électrique et les autorisations nécessaires.
Contacte les exposants avant de finaliser le plan des stands. Demande à chacun la surface nécessaire, ses besoins en électricité et ses contraintes alimentaires au plus tard 3 semaines avant l’événement.
Teste l’éclairage, les rallonges et les terminaux de paiement la veille. Prévois aussi des lampes de poche pour les déplacements et les contrôles lorsque la nuit tombe.
Calcule les quantités séparément pour les boissons chaudes, le café, la soupe et les gaufres. Refroidis les boissons avant l’ouverture et récupère les produits frais le jour même ou la veille selon leur conservation.
Attribue les bénévoles par créneau de 2 à 3 heures, avec une personne responsable des stands, une autre de la caisse et une autre du ravitaillement. Termine le balisage et le déchargement avant l’arrivée du public, en gardant un passage dégagé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de réserver les tentes et le matériel, d’inscrire les exposants et de construire le planning des bénévoles.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché de Noël ?: Commence 6 à 8 semaines avant l’événement et fixe une date limite d’inscription environ 3 semaines avant. Tu pourras ainsi établir le plan du marché et informer chaque exposant de son emplacement.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Passe les commandes de stock environ 1 à 2 semaines avant, puis récupère les produits frais la veille ou le jour même. Mets les boissons au frais suffisamment tôt pour qu’elles soient prêtes à servir à l’ouverture.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché de Noël ?: Pour un petit marché, prévois au minimum 1 bénévole pour 10 à 15 visiteurs attendus en période chargée, en plus d’une personne responsable. Organise des rotations de 2 à 3 heures afin de couvrir l’installation, le service, la caisse et le rangement.

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