Cómo organizar un Mercado de Navidad paso a paso
Organizar un Mercado de Navidad empieza mucho antes de montar las carpas. Primero fija la fecha, los horarios y el recinto; después confirma permisos, proveedores y expositores. Cuando ya sabes cuántos puestos y visitantes esperas, puedes definir el plano, calcular comida y bebida y preparar los pagos. La última semana se centra en el tiempo, la energía, las compras y la coordinación del equipo, porque ahí suelen aparecer los problemas que más retrasan la apertura.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar la fecha y los horarios
- 2
Revisar el recinto y el terreno
2 personas
- 3
Solicitar los permisos necesarios
- 4
Reservar proveedores para los puestos
- 5
Probar la iluminación y la energía
2 personas
- 6
Contactar a los puestos
2 personas
- 7
Registrar a los expositores
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Asignar voluntarios
2 personas
- 12
Definir el surtido de venta
2 personas
- 13
Calcular las cantidades de catering
2 personas
- 14
Elaborar la lista de la compra
2 personas
- 15
Realizar pedidos de suministros
- 16
Solicitar efectivo
- 17
Definir método de pago y precios
2 personas
- 18
Crear el plano del mercado
2 personas
- 19
Informar a los expositores
- 20
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 21
Hacer la compra
3 personas
- 22
Recoger productos frescos
2 personas
- 23
Enfriar bebidas
2 personas
- 24
Cerrar el recinto
3 personas
- 25
Descargar los puestos
4 personas
- 26
Montar las carpas
6 personas
- 27
Montar mesas
4 personas
- 28
Colocar las sillas
3 personas
- 29
Conectar los cables de alimentación
2 personas
- 30
Colgar la iluminación
3 personas
- 31
Colgar la decoración navideña
3 personas
- 32
Colocar los carteles del menú
2 personas
- 33
Recibir a los titulares de los puestos
2 personas
- 34
Indicar a los responsables de los puestos su ubicación
2 personas
- 35
Montar las mesas de venta
4 personas
- 36
Preparar café y té
2 personas
- 37
Preparar aperitivos calientes
3 personas
- 38
Calentar el vino caliente
2 personas
- 39
Calentar el chocolate con leche
2 personas
- 40
Montar las cajas
2 personas
- 41
Preparar el cambio
- 42
Preparar la vajilla y los vasos
2 personas
- 43
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 44
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
- 45
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 46
Atender los puestos
8 personas
- 47
Atender la entrada y la información
2 personas
- 48
Servir café y té
2 personas
- 49
Servir vino caliente
2 personas
- 50
Servir chocolate caliente
2 personas
- 51
Servir aperitivos calientes
3 personas
- 52
Rellenar las bebidas
2 personas
- 53
Reponer aperitivos
2 personas
- 54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 55
Mantener las mesas limpias
2 personas
- 56
Comprobar los baños
- 57
Comprobar el suministro eléctrico
- 58
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
- 59
Anunciar la última ronda
- 60
Cerrar ventas
4 personas
- 61
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
Seguimiento
- 62
Cerrar las cajas
2 personas
- 63
Enfriar la comida sobrante
2 personas
- 64
Retirar la decoración
3 personas
- 65
Apagar la iluminación
2 personas
- 66
Enrollar los cables eléctricos
2 personas
- 67
Recoger la vajilla
3 personas
- 68
Recoger la basura
4 personas
- 69
Recoger mesas y sillas
5 personas
- 70
Desmontar las carpas de fiesta
6 personas
- 71
Limpiar el recinto
4 personas
- 72
Lavar la vajilla
3 personas
- 73
Contar el inventario
2 personas
- 74
Devolver el material alquilado
2 personas
- 75
Retirar los residuos
2 personas
- 76
Entregar la ubicación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 8
- Mesas plegablescant. 16
- Mesas altascant. 6
- Sillas plegablescant. 80
- Manteles individualescant. 20
- Pesos para carpascant. 32
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas para vino calientecant. 120
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 150
- Tazones para sopacant. 100
- Cubiertoscant. 150
- Cucharonescant. 12
- Bandejascant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Mantener calientecant. 4
- Vasos para vino calientecant. 3
- Ollas para sopacant. 2
- Gofrerascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Terminales de pagocant. 3
- Cajas registradorascant. 3
- Linternas de manocant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Jarras medidorascant. 4
- Cucharonescant. 8
- Pinzascant. 8
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Bandejas de aluminiocant. 20
- Termoscant. 6
- Abrebotellascant. 6
Decoración
- Árboles de Navidadcant. 4
- Bolas de Navidadcant. 120
- Guirnaldas de Navidadcant. 20
- Coronas navideñascant. 8
- Figuras navideñascant. 12
- Caminos de mesa rojoscant. 16
- Disfraz de Papá Noel
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 20
- Lámparas LEDcant. 16
- Luces de guirnaldacant. 8
- Enrollacablescant. 8
- Regletascant. 12
- Alfombrillas para cablescant. 20
Catering
- Carteles del menúcant. 8
- Etiquetas de preciocant. 80
- Rollos de reciboscant. 12
- Cajas de caudalescant. 3
- Porta-servilletascant. 12
- Compras
Limpieza
- Cuboscant. 6
- Paños de limpiezacant. 24
- Papeleracant. 12
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Conos de tráficocant. 12
Consejos
- Empieza por el recinto y el plano: comprueba el terreno, las entradas, las zonas de paso y dónde colocarás carpas, mesas, puestos de comida y puntos de pago. Deja espacio suficiente para abrir y cerrar cada puesto sin bloquear al público.
- No esperes a tener todos los expositores para organizar la logística. Regístralos con antelación, recoge sus necesidades y envíales el plano, los horarios de descarga y las indicaciones sobre electricidad y montaje.
- Prueba la iluminación y la energía antes del día del mercado. Las máquinas de café, los equipos para mantener la comida caliente y los terminales de pago pueden requerir tomas distintas; confirma la capacidad disponible con tiempo.
- Calcula las cantidades a partir de las inscripciones y las preferencias dietéticas, no solo de una estimación general. Haz los pedidos con margen y deja para el final únicamente los productos frescos y las bebidas que deban enfriarse.
- Cierra la operación con una revisión 24 horas antes: consulta el pronóstico, confirma voluntarios, verifica efectivo y pagos y comprueba que estén listas las carpas, los pesos, la vajilla y las linternas para el montaje y el desmontaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En ese plazo puedes solicitar permisos, reservar proveedores, registrar expositores y resolver necesidades de energía o distribución sin depender de cambios de última hora.
- ¿Cuándo hay que confirmar los puestos del Mercado de Navidad?
- Procura cerrar la lista de expositores al menos 3 semanas antes. Así puedes elaborar el plano, informar de los horarios de descarga y calcular mejor las cantidades de comida, bebida y vajilla.
- ¿Cuánta comida y bebida hay que preparar para un Mercado de Navidad?
- Calcula las cantidades según el número de inscripciones, las preferencias dietéticas y la duración del evento. Para las bebidas, usa como punto de partida 2 o 3 consumiciones por persona durante la primera hora y ajusta después según el programa y el público esperado.
- ¿Qué hay que comprobar el día antes del mercado?
- Revisa el pronóstico, la iluminación, la energía, los terminales de pago, el efectivo, las compras y la disponibilidad de voluntarios entre 24 y 48 horas antes. Los productos frescos pueden recogerse el mismo día, pero la vajilla, las carpas y los pesos deben estar preparados antes del montaje.
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