Zo organiseer je een kerstmarkt

Een kerstmarkt organiseren begint niet met decoratie, maar met de indeling, vergunningen en afspraken met kraamhouders. Leg eerst datum, locatie, stroompunten en reserveringen vast. Daarna werk je de route uit, bevestig je verkoop en catering en deel je vrijwilligers in. In de laatste week test je het betaalsysteem, controleer je de weersverwachting en zet je houdbare voorraad, verlichting en bewegwijzering klaar. Zo voorkom je dat praktische zaken op de dag zelf de markt ophouden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Reserveringen maken
3
Marktindeling uitwerken
2 personen
4
Kraamhouders uitnodigen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Kraamverkoop bevestigen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vergunningen controleren
10
Stroompunten vastleggen
2 personen
11
Leveranciers bevestigen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
14
Menukaarten maken
15
Prijskaartjes maken
16
Kraamnummers voorbereiden
17
Betaalsysteem testen
2 personen
18
Routeborden voorbereiden
19
Sociale promotie plaatsen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
24
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
25
Weerplan klaarleggen
26
Terrein vrijmaken
4 personen
27
Stroomkabels uitrollen
3 personen
28
Partytenten opbouwen
6 personen
29
Kraamtafels opstellen
5 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Verlichting ophangen
4 personen
32
Verlengkabels aansluiten
3 personen
33
Kerstboom plaatsen
3 personen
34
Versiering ophangen
4 personen
35
Kraamnummers ophangen
2 personen
36
Menukaarten plaatsen
2 personen
37
Verkooptafels inrichten
6 personen
38
Catering voorbereiden
5 personen
39
Glühwein verwarmen
2 personen
40
Koffie en thee zetten
2 personen
41
Contant geld klaarleggen
2 personen
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen
43
Toiletten controleren
2 personen
44
Veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

45
Kraamhouders ontvangen
2 personen
46
Bezoekers welkom heten
3 personen
47
Informatiepunt bemannen
2 personen
48
Catering serveren
5 personen
49
Glühwein serveren
3 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Hapjes bijvullen
3 personen
53
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
54
Betalingen verwerken
3 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Tafels schoonhouden
2 personen
57
Toiletten bijvullen
58
Verlichting controleren
59
Laatste ronde aankondigen
60
Verkoop afsluiten
4 personen
61
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

62
Geld en apparatuur veiligstellen
3 personen
63
Catering afbouwen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
66
Decoratie verwijderen
4 personen
67
Verlichting afbreken
3 personen
68
Partytenten afbreken
6 personen
69
Afval verzamelen
4 personen
70
Terrein schoonmaken
4 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Huurmaterialen retourneren
2 personen
73
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
74
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
75
Geleende spullen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Klaptafelsaantal 18
Statafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 24
Kraamrekkenaantal 12
Opbergboxenaantal 12
Kledingrekkenaantal 6

Servies

Mokkenaantal 120
Glühweinbekersaantal 150
Frisdrankglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Kommetjesaantal 80
Vorkenaantal 120
Messenaantal 80
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplateausaantal 12

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 6
Kunsttakkenaantal 20
Rode tafellopersaantal 24
Kraamnummersaantal 18
Prijskaartjesaantal 100
Menubordenaantal 8
Routebordenaantal 10
Wasknijpersaantal 100

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 48

Apparatuur

Warmhoudketelsaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Kassabakkenaantal 4
Pinapparatenaantal 4
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Kabelhaspelsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Scharenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Tangenaantal 10
Ovenwantenaantal 8
Aluminium bakkenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handvegersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 8
Papieren handdoekhoudersaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Antislipmattenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Zaklampenaantal 6

Overig

Geldkistjesaantal 4
Portemonneetjesaantal 4
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 24
Plakbandrollenaantal 12
Tie-wrapsaantal 200
Touwrollenaantal 6
Paraplu'saantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de marktindeling voordat je kraamhouders definitief uitnodigt. Reserveer ruimte voor looproutes, partytenten, tafels, opslagboxen en minimaal één duidelijke doorgang naar de uitgang.
Controleer vergunningen en stroompunten uiterlijk enkele weken vooraf. Noteer per kraam welke aansluiting nodig is en test het betaalsysteem vóór de opbouw, niet pas wanneer de eerste bezoeker wil betalen.
Geef elke kraam een nummer en maak prijskaartjes en menuborden vooraf klaar. Hang routeborden op ooghoogte en gebruik wasknijpers om losse kaarten en aanwijzingen vast te zetten.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs één persoon aan voor leveranciers en stroom. Verzamel dieetwensen vóór je de menukaarten definitief maakt, zodat je niet op de dag zelf hoeft te gokken.
Maak een weerplan met een alternatief voor regen, wind en kou. Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 4 uur voor opening; zet decoratie, ledlichtsnoeren en voorraad daarna pas definitief buiten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en reserveringen. Nodig kraamhouders en vrijwilligers uiterlijk 4 tot 6 weken voor de markt uit, zodat je uitval nog kunt opvangen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt?: Reken op 1 vrijwilliger per 20 tot 30 bezoekers tegelijk, plus minimaal 2 mensen voor opbouw en leveranciers. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat er tijdens de hele opening bezetting blijft.
Wanneer moet je de kraamhouders bevestigen?: Bevestig kraamverkoop uiterlijk 2 weken voor de kerstmarkt. Vraag dan ook kraamafmetingen, stroombehoefte, verkoopaanbod en eventuele dieetwensen op, zodat de indeling en menukaarten nog aangepast kunnen worden.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een kerstmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna op ongeveer 1 drankje per uur. Koel de drank uiterlijk de avond ervoor en houd een aparte voorraad ongekoelde dranken achter de hand voor bijvullen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.