Cómo organizar un Mercado de Navidad paso a paso

Organizar un Mercado de Navidad empieza mucho antes de colocar las guirnaldas. Primero fija la fecha y el lugar, comprueba los permisos y dibuja la distribución de los puestos; después puedes cerrar expositores, proveedores y voluntarios. Reserva con antelación las carpas, mesas y estructuras, porque suelen ser lo primero que falta. En la última semana, confirma ventas, preferencias dietéticas, conexiones eléctricas, pagos y el plan para la lluvia.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Hacer reservas
3
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
4
Invitar a los expositores
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
7
Confirmar ventas de puesto
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Comprobar permisos
10
Registrar los puntos de conexión eléctrica
2 personas
11
Confirmar proveedores
12
Reclutar voluntarios
2 personas
13
Asignar voluntarios
14
Hacer menús
15
Hacer etiquetas de precio
16
Preparar los números de puesto
17
Probar el sistema de pago
2 personas
18
Preparar señales de ruta
19
Publicar la promoción en redes sociales
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Hacer la compra
3 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
24
Clasificar decoración navideña
2 personas
25
Dejar listo el plan para lluvia
26
Despejar el recinto
4 personas
27
Desenrollar los cables de corriente
3 personas
28
Montar las carpas
6 personas
29
Montar las mesas del puesto
5 personas
30
Colocar las sillas
3 personas
31
Colgar la iluminación
4 personas
32
Conectar cables de extensión
3 personas
33
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
34
Colgar la decoración
4 personas
35
Colgar los números de los puestos
2 personas
36
Colocar las cartas del menú
2 personas
37
Montar las mesas de venta
6 personas
38
Preparar el catering
5 personas
39
Calentar el vino caliente
2 personas
40
Preparar café y té
2 personas
41
Preparar efectivo
2 personas
42
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
43
Comprobar los baños
2 personas
44
Realizar la ronda de seguridad
2 personas

Evento

45
Recibir a los titulares de los puestos
2 personas
46
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
47
Atender el punto de información
2 personas
48
Servir el catering
5 personas
49
Servir vino caliente
3 personas
50
Servir café y té
2 personas
51
Rellenar las bebidas
3 personas
52
Reponer aperitivos
3 personas
53
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
54
Procesar pagos
3 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Mantener las mesas limpias
2 personas
57
Reponer los baños
58
Comprobar la iluminación
59
Anunciar la última ronda
60
Cerrar ventas
4 personas
61
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

62
Asegurar el dinero y el equipo
3 personas
63
Desmontar el catering
4 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Recoger mesas y sillas
5 personas
66
Retirar la decoración
4 personas
67
Desmontar la iluminación
3 personas
68
Desmontar las carpas
6 personas
69
Recoger la basura
4 personas
70
Limpiar el recinto
4 personas
71
Inventariar materiales
2 personas
72
Devolver el material alquilado
2 personas
73
Guardar el stock restante
2 personas
74
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
75
Devolver los artículos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Mesas plegablescant. 18
Mesas altascant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mantelescant. 24
Estructuras para puestoscant. 12
Cajas de almacenajecant. 12
Percheroscant. 6

Vajilla

Tazascant. 120
Tazas para vino calientecant. 150
Vasos para refrescoscant. 120
Platoscant. 120
Cuencoscant. 80
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas para servircant. 12

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 6
Ramas decorativascant. 20
Caminos de mesa rojoscant. 24
Números de puestocant. 18
Etiquetas de preciocant. 100
Carteles del menúcant. 8
Señales de rutacant. 10
Pinzas de la ropacant. 100

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Lámparas LEDcant. 20
Farolescant. 12
Bateríascant. 48

Equipo

Mantener calientecant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Cajas de la cajacant. 4
Datáfonoscant. 4
Regletascant. 10
Cables alargadorescant. 12
Enrollacablescant. 4
Altavocescant. 2
Micrófono

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Tijerascant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzascant. 10
Guantes de hornocant. 8
Bandejas de aluminiocant. 20
Cucharones de servircant. 12
Abrebotellascant. 6
Sacacorchoscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 3
Cuboscant. 6
Esponjas de limpiezacant. 12
Escobas de manocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Dispensadores de papel de cocinacant. 8
Escobillas de bañocant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Linternascant. 6

Otros

Cajas de caudalescant. 4
Monederoscant. 4
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 24
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Bridascant. 200
Rollos de cuerdacant. 6
Paraguascant. 8

Catering

Compras

Consejos

Dibuja la distribución antes de confirmar todos los puestos. Deja pasillos de al menos 1,5 metros, separa la zona de comida de las cajas y asigna un número visible a cada puesto.
Cierra las reservas y las conexiones eléctricas con varias semanas de margen. Anota qué expositor necesita enchufe y cuántos puntos soporta el lugar antes de contratar proveedores.
Confirma a los voluntarios al menos 7 días antes y reparte turnos concretos. Para una jornada de 6 horas, prevé como mínimo un responsable de montaje, otro de cobros y dos personas para orientar al público por cada franja.
Prueba el sistema de pago 48 horas antes y prepara una alternativa para los cortes de conexión. Coloca las etiquetas de precio, los menús y las señales de ruta antes de que lleguen los expositores.
Comprueba el pronóstico 3 días antes y deja listo el plan para la lluvia. Decide qué puestos caben bajo las carpas, dónde guardar las cajas y quién puede mover mesas, decoración y productos sin bloquear los pasillos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el lugar y el mobiliario al principio, y deja cerrados permisos, expositores y proveedores como máximo 3 semanas antes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un Mercado de Navidad?: Para una jornada de 6 horas, calcula al menos 4 personas por turno: una para el montaje o desmontaje, una para cobros y dos para atención y orientación. Añade un responsable general que no esté fijo en un puesto.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores?: Pide la inscripción y las preferencias dietéticas con 4 semanas de margen. Confirma la venta del puesto, el número asignado y las necesidades eléctricas entre 2 y 3 semanas antes.
¿Qué hacer si llueve durante el Mercado de Navidad?: Define el plan al menos 3 días antes, cuando ya puedas consultar el pronóstico. Reserva carpas, protege las cajas y deja libres los pasillos; comunica cualquier cambio a expositores y voluntarios como mínimo 24 horas antes.

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