Organiser un marché de Noël, étape par étape

Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le marché autour du nombre d’exposants attendu. Les réservations, autorisations et besoins électriques doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance, avant d’envoyer les invitations. Ensuite, dessinez l’implantation des stands, répartissez les bénévoles et préparez les ventes, la restauration et les indications pour le public. Gardez enfin une solution météo prête pour le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Faire les réservations
3
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
4
Inviter les exposants
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Confirmer la vente sur stand
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Vérifier les autorisations
10
Répertorier les points d’alimentation électrique
2 personnes
11
Confirmer les fournisseurs
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Répartir les bénévoles
14
Créer les menus
15
Créer les étiquettes de prix
16
Préparer les numéros de stand
17
Tester le système de paiement
2 personnes
18
Préparer les panneaux de direction
19
Publier une promotion sur les réseaux sociaux
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
24
Trier les décorations de Noël
2 personnes
25
Préparer le plan météo
26
Dégager le site
4 personnes
27
Dérouler les câbles électriques
3 personnes
28
Monter les tentes de réception
6 personnes
29
Installer les tables de stand
5 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Installer l'éclairage
4 personnes
32
Brancher des rallonges
3 personnes
33
Installer le sapin de Noël
3 personnes
34
Suspendre la décoration
4 personnes
35
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
36
Mettre en place les cartes du menu
2 personnes
37
Installer les tables de vente
6 personnes
38
Préparer le service traiteur
5 personnes
39
Réchauffer le vin chaud
2 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Préparer l'argent liquide
2 personnes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
2 personnes
44
Faire une ronde de sécurité
2 personnes

Événement

45
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Tenir le point d'information
2 personnes
48
Servir le service traiteur
5 personnes
49
Servir du vin chaud
3 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Réapprovisionner les en-cas
3 personnes
53
Soutenir les exposants
2 personnes
54
Traiter les paiements
3 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Garder les tables propres
2 personnes
57
Réapprovisionner les toilettes
58
Vérifier l'éclairage
59
Annoncer le dernier tour
60
Clôturer les ventes
4 personnes
61
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

62
Sécuriser l’argent et le matériel
3 personnes
63
Démonter le catering
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
66
Retirer la décoration
4 personnes
67
Démonter l’éclairage
3 personnes
68
Démonter les tentes de fête
6 personnes
69
Rassembler les déchets
4 personnes
70
Nettoyer le site
4 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Retourner les matériels de location
2 personnes
73
Ranger le stock restant
2 personnes
74
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
75
Rendre les objets empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Tables pliantesqté 18
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Nappesqté 24
Présentoirs de standqté 12
Boîtes de rangementqté 12
Portants à vêtementsqté 6

Vaisselle

Tassesqté 120
Tasses à vin chaudqté 150
Verres à boissons fraîchesqté 120
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 80
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 6
Branches décorativesqté 20
Chemins de table rougesqté 24
Numéros des standsqté 18
Étiquettes de prixqté 100
Panneaux de menuqté 8
Panneaux de directionqté 10
Pinces à lingeqté 100

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Lampes LEDqté 20
Lanternesqté 12
Pilesqté 48

Équipement

Bains-marieqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Tiroirs-caissesqté 4
Terminaux de paiementqté 4
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphone

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Ciseauxqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pincesqté 10
Gants de cuisineqté 8
Bacs en aluminiumqté 20
Cuillères de serviceqté 12
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Éponges de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Porte-essuie-tout en papierqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 12
Ruban de balisageqté 4
Lampes de pocheqté 6

Autre

Caisses à monnaieqté 4
Petits portefeuillesqté 4
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 24
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Attaches-câblesqté 200
Rouleaux de cordeqté 6
Parapluiesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et les réservations au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Vérifiez immédiatement les autorisations nécessaires, l’accès à l’électricité et la possibilité d’installer des tentes de réception.
Demandez aux exposants de confirmer leur présence et leurs besoins 4 à 6 semaines avant l’événement. Attribuez ensuite un numéro à chaque stand afin de préparer le plan, les panneaux et l’accueil.
Prévoyez l’implantation avant de commander ou déplacer le mobilier : laissez des passages d’au moins 1,20 m et regroupez les tables, présentoirs et portants par exposant. Gardez une zone libre pour les files d’attente et le stockage.
Testez le système de paiement au plus tard 48 heures avant l’ouverture. Préparez les étiquettes de prix, les menus et les panneaux de direction le même jour pour éviter les changements de dernière minute.
Organisez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures et confirmez les postes la semaine précédente. Refroidissez les boissons la veille, mettez les stocks non périssables en place et décidez au moins 24 heures avant quoi faire en cas de pluie ou de vent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations, recruter les bénévoles et confirmer les exposants sans tout concentrer sur les derniers jours.
Quand inviter les exposants pour un marché de Noël ?: Envoyez les invitations 6 à 8 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires, électriques et la confirmation de la vente sur stand.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de Noël ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la coordination et 1 pour la restauration ou les boissons par créneau de 2 à 3 heures. Ajoutez une personne de renfort dès que le marché compte plus de 15 stands.
Que prévoir en cas de pluie pour un marché de Noël ?: Décidez au moins 24 heures à l’avance si les tentes suffisent, si certains stands doivent être déplacés ou si l’événement doit être adapté. Protégez les décorations, les panneaux et les stocks dans des boîtes de rangement et gardez les passages dégagés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.