Zo organiseer je een kerstmarkt zonder last-minute stress

Begin bij de datum, openingstijden en locatie en werk daarna van grof naar fijn. Reserveer vroeg de marktkramen, partytenten, toiletten en eventuele kerstman; in december zijn die snel bezet. Regel vervolgens vergunning, stroompunten, leveranciers en vrijwilligers voordat je het programma publiceert. In de laatste week draait alles om controleren: weersverwachting, verlichting, boodschappen, dieetwensen, betaalmiddelen en bewegwijzering. Zo blijft op de dag zelf tijd over voor opbouw en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Marktkramen reserveren
6
Stroompunten controleren
2 personen
7
Vergunning controleren
8
Leveranciers bevestigen
9
Kerstman reserveren
10
Toiletten reserveren
11
Vrijwilligers indelen
12
Programma opstellen
2 personen
13
Plattegrond maken
14
Marktindeling delen
15
Weersverwachting controleren
16
Bewegwijzering printen
17
Menukaarten printen
18
Contant geld wisselen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Koelproducten ophalen
2 personen
22
Kerstverlichting testen
2 personen
23
Servies sorteren
2 personen
24
Cadeautjes inpakken
3 personen
25
Hapjes voorbereiden
4 personen
26
Soep bereiden
2 personen
27
Warme dranken voorbereiden
2 personen
28
Kramen laden
4 personen
29
Terrein afzetten
2 personen
30
Marktkramen opbouwen
6 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen plaatsen
3 personen
33
Kerstbomen plaatsen
3 personen
34
Versiering ophangen
4 personen
35
Verlichting ophangen
4 personen
36
Stroom aansluiten
2 personen
37
Geluid testen
2 personen
38
Verkooptafels inrichten
6 personen
39
Cateringbuffet inrichten
4 personen
40
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
41
Kassa's klaarzetten
2 personen
42
Naamkaartjes uitdelen
43
Vrijwilligers instrueren
2 personen
44
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

45
Deelnemers ontvangen
3 personen
46
Bezoekers welkom heten
3 personen
47
Kerstman ontvangen
48
Kerstman begeleiden
49
Kraamverkoop begeleiden
4 personen
50
Warme dranken serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Soep serveren
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffet aanvullen
2 personen
55
Koffiepunt schoonhouden
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Toiletten controleren
58
Paden vrijhouden
59
Verlichting controleren
60
Muziek afspelen
61
Programma omroepen
62
Laatste verkoopronde aankondigen
63
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

64
Kassa's afsluiten
2 personen
65
Bederfelijke etenswaren koelen
2 personen
66
Servies verzamelen
3 personen
67
Kramen leegruimen
6 personen
68
Versiering afhalen
4 personen
69
Verlichting uitschakelen
2 personen
70
Afval verzamelen
4 personen
71
Terrein schoonmaken
4 personen
72
Materialen naar opslag brengen
4 personen
73
Servies afwassen
3 personen
74
Koelboxen leegmaken
2 personen
75
Huurmaterialen controleren
2 personen
76
Huurmaterialen retourneren
2 personen
77
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
78
Gevonden voorwerpen bewaren
79
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 16
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 20
Afzethekkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Soepkommenaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Glazen kannenaantal 10

Keuken

Soepketelsaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 20
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Pinapparatenaantal 4
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare werklampenaantal 6
Mobiele speakersaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Hameraantal 2
Tie-wrapsaantal 200
Sterke tapeaantal 8
Haringenaantal 40
Spanbandenaantal 12

Verlichting

Lichtslangenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 40

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 100
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kerststerrenaantal 12
Tafelkledenaantal 20
Kerstmanpak
Cadeautasjesaantal 100
Cadeaulintaantal 4
Naamkaartjesaantal 30
Krijtbordenaantal 12
Menustandaardsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3
Afwasteilenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf de datum, openingstijden, marktindeling en vergunning vast. Controleer meteen hoeveel stroompunten beschikbaar zijn voor verlichting, koffiezetapparaten, waterkokers en pinapparaten.
Reserveer marktkramen, partytenten, toiletten en de kerstman zodra de datum bekend is, bij voorkeur 6 weken vooraf. Vraag leveranciers uiterlijk 7 dagen voor de markt om een bevestiging van tijd en aantallen.
Maak 2 weken vooraf een plattegrond met kramen, horeca, toiletten, afzethekken en stroomroutes. Deel die met vrijwilligers en leveranciers, zodat niemand op de opbouwdag hoeft te zoeken.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en controleer de boodschappenlijst 3 dagen vooraf. Haal koelproducten pas kort voor de markt op en plan voor warme drank en soep meerdere thermoskannen, soepketels of warmhoudbakken.
Test kerstverlichting, verlengkabels, stekkerdozen, werklampen en pinapparaten uiterlijk 1 dag vooraf. Leg contant wisselgeld, menukaarten, bewegwijzering, bekers, servies en bestek op één controlelijst voor de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunning en reserveringen. Plan de praktische controle van leveranciers, vrijwilligers, eten en materiaal in de laatste 7 dagen.
Heb je een vergunning nodig voor een kerstmarkt?: Dat hangt af van de locatie, openbare ruimte en opzet. Controleer dit minimaal 8 weken vooraf bij de gemeente, omdat voorwaarden voor kramen, tenten, geluid, eten en bezoekersveiligheid extra tijd kunnen kosten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt?: Plan minimaal drie rollen tijdens de opening: ontvangst of informatie, toezicht op de markt en hulp bij horeca of opruimen. Voeg per extra cluster van ongeveer 10 kramen ten minste één aanspreekpunt toe.
Wanneer moet je de boodschappen voor een kerstmarkt doen?: Controleer de volledige boodschappenlijst 3 dagen vooraf en haal koelproducten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Bereid hapjes en vul warmhoudvoorzieningen zo kort mogelijk voor opening om kwaliteit en temperatuur beter te bewaken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.