Organiser un marché de Noël sans oublier l’essentiel

Un marché de Noël se prépare dans un ordre précis : fixer les horaires, réserver les stands et les fournisseurs, puis construire le plan du site. Les besoins électriques, les autorisations et les toilettes doivent être vérifiés avant l’installation, pas la veille. Prévoyez ensuite les inscriptions, les bénévoles, le programme et la signalétique. Les derniers jours servent surtout à confirmer la météo, préparer les aliments, tester les lumières et répartir le matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et les horaires
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Réserver les stands du marché
6
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
7
Vérifier le permis
8
Confirmer les fournisseurs
9
Réserver le Père Noël
10
Réserver les toilettes
11
Répartir les bénévoles
12
Élaborer le programme
2 personnes
13
Créer le plan
14
Partager la répartition du marché
15
Vérifier les prévisions météo
16
Imprimer la signalisation
17
Imprimer les menus
18
Changer l'argent liquide
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Récupérer les produits frais
2 personnes
22
Tester les lumières de Noël
2 personnes
23
Trier la vaisselle
2 personnes
24
Emballer les cadeaux
3 personnes
25
Préparer les en-cas
4 personnes
26
Préparer la soupe
2 personnes
27
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
28
Charger les stands
4 personnes
29
Balisage du site
2 personnes
30
Monter les stands de marché
6 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
3 personnes
33
Installer les sapins de Noël
3 personnes
34
Suspendre la décoration
4 personnes
35
Installer l'éclairage
4 personnes
36
Brancher l’électricité
2 personnes
37
Tester le son
2 personnes
38
Installer les tables de vente
6 personnes
39
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
40
Préparer le point café
2 personnes
41
Installer les caisses
2 personnes
42
Distribuer les badges
43
Briefer les bénévoles
2 personnes
44
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

45
Accueillir les participants
3 personnes
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Accueillir le Père Noël
48
Accompagner le Père Noël
49
Encadrer la vente sur stand
4 personnes
50
Servir des boissons chaudes
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Servir la soupe
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
55
Maintenir le coin café propre
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Vérifier les toilettes
58
Maintenir les allées dégagées
59
Vérifier l'éclairage
60
Passer de la musique
61
Annoncer le programme
62
Annoncer le dernier tour de vente
63
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

64
Fermer les caisses
2 personnes
65
Réfrigérer les denrées périssables
2 personnes
66
Rassembler la vaisselle
3 personnes
67
Vider les stands
6 personnes
68
Retirer la décoration
4 personnes
69
Éteindre l’éclairage
2 personnes
70
Rassembler les déchets
4 personnes
71
Nettoyer le site
4 personnes
72
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
73
Faire la vaisselle
3 personnes
74
Vider les glacières
2 personnes
75
Vérifier le matériel de location
2 personnes
76
Retourner les matériels de location
2 personnes
77
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
78
Conserver les objets trouvés
79
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 16
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 20
Barrières de sécuritéqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 120
Bol à soupeqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Pichets en verreqté 10

Cuisine

Marmites à soupeqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 8
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 20
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4

Équipement

Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 4
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 6
Enceintes mobilesqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Marteauqté 2
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésif résistantqté 8
Piquetsqté 40
Sangles d'arrimageqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lanternesqté 12
Pilesqté 40

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 100
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Étoiles de Noëlqté 12
Nappesqté 20
Costume de Père Noël
Sacs cadeauxqté 100
Ruban cadeauqté 4
Badges nominatifsqté 30
Panneaux en ardoiseqté 12
Supports de menuqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Bacs à vaisselleqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant le marché par la date, les horaires et les inscriptions. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires afin d’adapter les achats et les portions.
Réservez les stands, les tentes, les toilettes et le Père Noël avant de publier le programme définitif. Vérifiez aussi le permis et les points d’alimentation au moins 3 semaines à l’avance.
Dessinez le plan du marché avec les entrées, les barrières, les tables, les stands et les zones de restauration. Prévoyez une rallonge et une multiprise par zone électrique, puis faites valider le branchement avant le montage.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec une personne responsable de l’accueil, une de la restauration et une du rangement. Envoyez la répartition au minimum 7 jours avant l’événement.
Gardez les achats frais pour les 24 à 48 dernières heures, mais préparez les menus, la vaisselle, les cadeaux et la signalétique plus tôt. Testez les lumières et rechargez les projecteurs la veille, quand vous avez encore le temps de remplacer un équipement défectueux.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour un marché avec plusieurs stands, fournisseurs et bénévoles. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les achats non périssables, le plan final et la répartition des équipes.
Quand réserver les stands et les tentes pour un marché de Noël ?: Réservez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date, surtout si le marché se tient en décembre. Confirmez les dimensions, le nombre de tables et les besoins électriques au plus tard 3 semaines avant.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de Noël ?: Prévoyez au moins une personne à l’accueil, une à la restauration et une au rangement pour chaque créneau de 2 à 3 heures. Ajoutez une personne référente capable de gérer les imprévus pendant toute la durée du marché.
Quand préparer la nourriture d’un marché de Noël ?: Achetez les produits frais dans les 24 à 48 heures précédant l’événement et préparez les encas la veille lorsque c’est possible. Gardez les soupes et boissons chaudes dans des marmites ou des thermos, puis vérifiez les quantités avant l’ouverture.

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