Einen Weihnachtsmarkt Schritt für Schritt organisieren

Ein Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorlauf als ein gewöhnliches Vereinsfest: Stände, Strom, Genehmigungen, Toiletten und Helfer müssen zusammenpassen. Starte mit Datum, Ort und behördlichen Vorgaben und lege danach die Marktaufteilung fest. Erst wenn die Infrastruktur steht, planst du Anbieter, Programm und Verpflegung. In den letzten Tagen zählen Wetterprüfung, Beschilderung, Bargeld, Beleuchtung und warme Speisen – genau dort entstehen sonst die häufigsten Engpässe.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Uhrzeiten veröffentlichen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Marktstände reservieren
6
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
7
Genehmigung prüfen
8
Lieferanten bestätigen
9
Weihnachtsmann reservieren
10
Toiletten reservieren
11
Freiwillige einteilen
12
Programm erstellen
2 Personen
13
Lageplan erstellen
14
Marktaufteilung teilen
15
Wettervorhersage prüfen
16
Beschilderung drucken
17
Menükarten drucken
18
Bargeld wechseln
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Kühlprodukte abholen
2 Personen
22
Weihnachtsbeleuchtung testen
2 Personen
23
Geschirr sortieren
2 Personen
24
Geschenke einpacken
3 Personen
25
Snacks vorbereiten
4 Personen
26
Suppe zubereiten
2 Personen
27
Heißgetränke vorbereiten
2 Personen
28
Stände verladen
4 Personen
29
Gelände absperren
2 Personen
30
Marktstände aufbauen
6 Personen
31
Tische aufstellen
4 Personen
32
Stühle aufstellen
3 Personen
33
Weihnachtsbäume aufstellen
3 Personen
34
Dekoration aufhängen
4 Personen
35
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
36
Strom anschließen
2 Personen
37
Ton testen
2 Personen
38
Verkaufstische einrichten
6 Personen
39
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
40
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
41
Kassen vorbereiten
2 Personen
42
Namensschilder verteilen
43
Freiwillige einweisen
2 Personen
44
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

45
Teilnehmende empfangen
3 Personen
46
Besucher begrüßen
3 Personen
47
Weihnachtsmann empfangen
48
Weihnachtsmann betreuen
49
Standverkauf begleiten
4 Personen
50
Heiße Getränke servieren
3 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Suppe servieren
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Buffet auffüllen
2 Personen
55
Kaffeepunkt sauber halten
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Toiletten kontrollieren
58
Wege freihalten
59
Beleuchtung kontrollieren
60
Musik abspielen
61
Programm durchsagen
62
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
63
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

64
Kassen abschließen
2 Personen
65
Verderbliche Lebensmittel kühlen
2 Personen
66
Geschirr sammeln
3 Personen
67
Stände leerräumen
6 Personen
68
Dekoration abholen
4 Personen
69
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
70
Abfall sammeln
4 Personen
71
Gelände reinigen
4 Personen
72
Materialien ins Lager bringen
4 Personen
73
Geschirr abwaschen
3 Personen
74
Kühlboxen leeren
2 Personen
75
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
76
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
77
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
78
Fundgegenstände aufbewahren
79
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 16
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20
AbsperrgitterAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 120
SuppenschalenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
GlaskaraffenAnz. 10

Küche

SuppenkesselAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 20
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4

Ausstattung

WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
KartenlesegeräteAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Akkubetriebene ArbeitsleuchtenAnz. 6
Mobile LautsprecherAnz. 2
WerkzeugkistenAnz. 2
HammerAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
Starkes KlebebandAnz. 8
HeringeAnz. 40
SpanngurteAnz. 12

Beleuchtung

LichtschläucheAnz. 12
LED-LampenAnz. 20
LaternenAnz. 12
BatterienAnz. 40

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 100
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtssterneAnz. 12
TischdeckenAnz. 20
Weihnachtsmannkostüm
GeschenktütenAnz. 100
GeschenkbandAnz. 4
NamensschilderAnz. 30
KreidetafelnAnz. 12
MenükartenständerAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Staubsauger
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 3
PutzeimerAnz. 3
SpülwannenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe die Genehmigung mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin und kläre dabei auch Strom, Ausschank, Sicherheitswege und Toiletten. Ohne diese Angaben lassen sich Stände und Lieferanten nur schwer verbindlich bestätigen.
Plane die Marktaufteilung, bevor du Einladungen und Standzusagen endgültig verschickst. Reserviere für jeden Marktstand einen festen Platz und halte Wege, Absperrgitter sowie Stromanschlüsse im Lageplan fest.
Teile die Freiwilligen in Schichten von jeweils 2 bis 3 Stunden ein. Für Aufbau, Kasse, Essensausgabe, Programm und Abbau brauchst du getrennte Zuständigkeiten – sonst fehlt am Abend oft Personal für die unsichtbaren Aufgaben.
Teste Weihnachtsbeleuchtung, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Kartenlesegeräte spätestens am Vortag. Rechne pro elektrischer Station mit einem geprüften Anschluss und lege Verlängerungskabel so, dass keine Stolperstellen entstehen.
Bereite Suppen, Getränke und Snacks mit einem klaren Zeitplan vor: Kühlprodukte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab, warme Speisen kommen in Suppenkessel oder Warmhaltebehälter. Wechsle das Bargeld vor der Öffnung und stelle mindestens eine verantwortliche Person für die Kasse ab.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne etwa 3 bis 6 Monate vorher. Genehmigungen, Marktstände, Toiletten, Lieferanten und ein Weihnachtsmann sind oft früh ausgebucht; die letzten 2 Wochen bleiben dann für Drucksachen, Einkauf und Helferplanung.
Was braucht man für einen kleinen Weihnachtsmarkt?: Für einen kleinen Markt brauchst du mindestens Marktstände, wettergeeignete Überdachung, Beleuchtung, Stromversorgung, Geschirr, warme Getränk- und Speisebehälter sowie Toiletten. Plane zusätzlich 1 verantwortliche Person pro Bereich und prüfe die benötigte Anzahl anhand der erwarteten Besucher.
Wie viele Helfer braucht man für einen Weihnachtsmarkt?: Rechne pro gleichzeitig betriebenem Stand mit mindestens 2 Helfern und zusätzlich mit 2 bis 4 Personen für Kasse, Einlass, Technik und Programm. Für Aufbau und Abbau solltest du weitere 3 bis 6 Helfer für jeweils etwa 2 Stunden einplanen.
Wann sollte man die Einladungen für den Weihnachtsmarkt verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist von 10 bis 14 Tagen und frage dabei direkt Ernährungswünsche sowie die benötigte Stand- oder Stromausstattung ab.

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