Zo organiseer je een kerstmarkt zonder last-minute stress
Een kerstmarkt organiseren begint niet met decoratie, maar met een vaste datum, geschikte locatie en duidelijke afspraken met kraamhouders. Controleer vroeg de vergunningen, stroompunten en beschikbare materialen, want juist die onderdelen veroorzaken vaak vertraging. Deel daarna de standplaatsen in, verwerk aanmeldingen en maak een praktisch draaiboek met vrijwilligersrooster. In de laatste dagen regel je de voorraad, koeling, verlichting, kerstdecoratie en warme drank, zodat de opbouw op de dag zelf beheersbaar blijft.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
- 2
Vergunningen controleren
- 3
Stroompunten controleren
2 personen
- 4
Kraamhouders benaderen
2 personen
- 5
Kraamhouders registreren
- 6
Standplaatsen indelen
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Publiciteitsaffiches maken
- 9
Affiches verspreiden
3 personen
- 10
Evenement online publiceren
- 11
Aanmeldingen verwerken
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Leveringen met kraamhouders afstemmen
- 14
Elektrische apparaten inventariseren
- 15
Reserveringen voor materialen maken
- 16
Draaiboek afdrukken
- 17
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
- 18
Contactlijst vrijwilligers delen
- 19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 20
Boodschappen doen
3 personen
- 21
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
- 22
Dranken koelen
2 personen
- 23
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
- 24
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 25
Warme drank voorbereiden
3 personen
- 26
Kerstverlichting testen
2 personen
- 27
Terrein afzetten
3 personen
- 28
Marktkramen opbouwen
6 personen
- 29
Tafels opstellen
4 personen
- 30
Stoelen plaatsen
3 personen
- 31
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
- 32
Verlichting ophangen
4 personen
- 33
Versiering ophangen
4 personen
- 34
Kraamhouders ontvangen
2 personen
- 35
Kraamhouders naar stands wijzen
2 personen
- 36
Buffet en bar inrichten
4 personen
- 37
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
- 38
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
- 39
Informatietafel inrichten
2 personen
- 40
Toiletten controleren
2 personen
- 41
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Event
- 42
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 43
Informatie verstrekken
2 personen
- 44
Kassa bemannen
2 personen
- 45
Warme dranken serveren
3 personen
- 46
Hapjes serveren
3 personen
- 47
Dranken bijvullen
2 personen
- 48
Buffet aanvullen
2 personen
- 49
Afvalbakken legen
2 personen
- 50
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
- 51
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
- 52
Kerstmuziek afspelen
- 53
Lichtdecoratie controleren
- 54
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
- 55
Laatste bezoekers informeren
2 personen
- 56
Verkoop en bar afsluiten
3 personen
- 57
Kassa veilig opbergen
2 personen
Nazorg
- 58
Kraamhouders laten afbouwen
6 personen
- 59
Servies verzamelen
3 personen
- 60
Afval verzamelen
4 personen
- 61
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
- 62
Verlichting uitschakelen
2 personen
- 63
Decoratie verwijderen
3 personen
- 64
Servies afwassen
3 personen
- 65
Materialen schoonmaken
3 personen
- 66
Terrein schoonvegen
3 personen
- 67
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
- 68
Voorraad tellen
2 personen
- 69
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
- 70
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
- 71
Locatiesleutels retourneren
- 72
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 73
Foto- en promotiemateriaal archiveren
- 74
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Marktkramenaantal 12
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 12
- Statafelsaantal 4
- Klapstoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 8
- Kleedjesaantal 12
- Kraamgewichtenaantal 24
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 120
- Messenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Lepelsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 12
- Dienbladenaantal 8
- Thermoskannenaantal 8
- Soepkommenaantal 80
- Servettenhoudersaantal 12
Decoratie
- Kerstbomenaantal 3
- Kerstballenaantal 60
- Kerstslingersaantal 20
- Kerstkransenaantal 6
- Kerststerrenaantal 12
- Tafeldecoratieaantal 12
- Kerststal
- Kerstmanpak
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 12
- Ledlampenaantal 20
- Batterijlantaarnsaantal 12
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Warmhoudersaantal 4
- Soepketelsaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
- Kassaboxenaantal 2
- Pinapparatenaantal 2
- Steekwagensaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Tangetjesaantal 8
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
- Koelelementenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Bezemsaantal 4
- Stofblikkenaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Handzeepdispensersaantal 4
- Desinfectiepompjesaantal 4
Inrichting
- Afzethekkenaantal 12
- Pionnenaantal 12
- Routebordenaantal 8
- Informatiebordenaantal 4
- Prijskaartjesaantal 60
- Klembordenaantal 6
- Pennensetsaantal 6
- Plakbandaantal 8
- Tie-wrapsaantal 100
- Touwaantal 4
Veiligheid
- Zaklampenaantal 6
- Reflectiehesjesaantal 12
- Antislipmattenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de stroomvoorziening uiterlijk vier weken vooraf vast. Noteer per kraam welke elektrische apparaten nodig zijn en controleer of de aanwezige stroompunten die belasting aankunnen.
- Geef kraamhouders een duidelijke aanmeldtermijn van minimaal drie weken. Verzamel tegelijk hun standgrootte, aankomsttijd, leveringen en eventuele dieetwensen, zodat je de indeling niet steeds hoeft aan te passen.
- Maak de plattegrond eerst met kramen en tenten en voeg daarna tafels, zitplaatsen en decoratie toe. Houd looppaden vrij en reserveer ruimte voor kraamgewichten, kabels en wachtrijen bij warme drank.
- Plan de opbouw in blokken van 60 tot 90 minuten en wijs per blok een verantwoordelijke aan. Leg het draaiboek, de contactlijst en het vrijwilligersrooster uiterlijk de avond ervoor klaar en deel ze ook digitaal.
- Bereid houdbare voorraad en kerstdecoratie één dag eerder voor, maar koel dranken pas wanneer er voldoende ruimte beschikbaar is. Zet thermoskannen, kopjes, soepkommen en dienbladen per verkooppunt bij elkaar, zodat vrijwilligers niet hoeven te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt organiseren?
- Begin minimaal acht tot twaalf weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en kraamhouders. Reserveer materialen en stem leveringen uiterlijk vier weken voor de markt af.
- Hoeveel kraamhouders heb je nodig voor een kerstmarkt?
- Dat hangt af van de beschikbare ruimte en de grootte van de kramen. Reken per marktkraam op een eigen standplaats plus een vrij looppad; maak de definitieve indeling zodra de aanmeldingen ongeveer drie weken vooraf sluiten.
- Wanneer regel je de vergunning voor een kerstmarkt?
- Controleer de vergunningseisen direct nadat datum en locatie vaststaan, bij voorkeur acht tot twaalf weken vooraf. Dien een aanvraag in zodra duidelijk is hoeveel kramen, tenten, verlichting en bezoekers je verwacht.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt?
- Plan minimaal één coördinator en daarnaast één vrijwilliger per actief verkooppunt of taakgebied. Werk met diensten van twee tot drie uur, zodat opbouw, ontvangst van kraamhouders en opruimen niet op dezelfde mensen neerkomen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!