Cómo organizar un Mercado de Navidad sin improvisar

Un Mercado de Navidad se organiza en este orden: primero se fijan la fecha, el lugar y los permisos; después se cierran los puestos y la comunicación; por último se prepara la operación del día. La electricidad, las entregas de los expositores y los pesos para las carpas suelen quedar para el final y causar problemas. Este plan reúne 74 tareas y 72 artículos para que puedas avanzar con responsables, plazos y comprobaciones concretas.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
4
Contactar a los puestos
2 personas
5
Registrar a los expositores
6
Asignar puestos
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Hacer carteles publicitarios
9
Distribuir carteles
3 personas
10
Publicar el evento en línea
11
Gestionar inscripciones
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Coordinar las entregas con los expositores
14
Inventariar aparatos eléctricos
15
Hacer reservas de material
16
Imprimir el plan de trabajo
17
Crear el horario de voluntarios
2 personas
18
Compartir la lista de contactos de voluntarios
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Clasificar decoración navideña
2 personas
24
Preparar aperitivos
4 personas
25
Preparar bebida caliente
3 personas
26
Probar las luces de Navidad
2 personas
27
Cerrar el recinto
3 personas
28
Montar los puestos del mercado
6 personas
29
Montar mesas
4 personas
30
Colocar las sillas
3 personas
31
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
32
Colgar la iluminación
4 personas
33
Colgar la decoración
4 personas
34
Recibir a los titulares de los puestos
2 personas
35
Indicar a los expositores los stands
2 personas
36
Montar el bufé y la barra
4 personas
37
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
38
Preparar la caja y el cambio
2 personas
39
Montar la mesa de información
2 personas
40
Comprobar los baños
2 personas
41
Realizar una ronda de seguridad
2 personas

Evento

42
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
43
Proporcionar información
2 personas
44
Atender la caja
2 personas
45
Servir bebidas calientes
3 personas
46
Servir aperitivos
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Reponer el bufé
2 personas
49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
50
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
51
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
52
Poner música navideña
53
Comprobar la iluminación decorativa
54
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
55
Informar a los últimos visitantes
2 personas
56
Cerrar la venta y el bar
3 personas
57
Guardar la caja registradora bajo llave
2 personas

Seguimiento

58
Hacer que los expositores desmonten el puesto
6 personas
59
Recoger la vajilla
3 personas
60
Recoger la basura
4 personas
61
Recoger mesas y sillas
5 personas
62
Apagar la iluminación
2 personas
63
Retirar la decoración
3 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Limpiar los materiales
3 personas
66
Barrer el recinto
3 personas
67
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
68
Contar el inventario
2 personas
69
Devolver el material alquilado
2 personas
70
Guardar el stock sobrante
2 personas
71
Devolver las llaves del recinto
72
Recoger objetos perdidos
73
Archivar el material fotográfico y promocional
74
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Mesas altascant. 4
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 8
Mantelescant. 12
Pesos para carpascant. 24

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejascant. 8
Termoscant. 8
Tazones para sopacant. 80
Porta-servilletascant. 12

Decoración

Árboles de Navidadcant. 3
Bolas de Navidadcant. 60
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 6
Flores de Pascuacant. 12
Decoración de mesacant. 12
Belén
Disfraz de Papá Noel

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 20
Linternas a pilascant. 12
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 4
Ollas para sopacant. 3
Neveras portátilescant. 6
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cajas de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Carros de manocant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Pinzascant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Escobascant. 4
Recogedores de polvocant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 4

Montaje

Vallas de separacióncant. 12
Conoscant. 12
Señales de rutacant. 8
Paneles informativoscant. 4
Etiquetas de preciocant. 60
Portapapelescant. 6
Juego de bolígrafoscant. 6
Cinta adhesivacant. 8
Bridascant. 100
Cuerdacant. 4

Seguridad

Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de invitar a los expositores. Comprueba también cuántos puntos de electricidad hay y dónde están, porque esa información condiciona la distribución de los puestos.
Contacta con los puestos con varias semanas de margen y registra a cada expositor. Pide sus necesidades eléctricas, preferencias dietéticas y horario de entrega antes de asignar las mesas.
Asigna los puestos después de conocer las medidas de las carpas y mesas. Reserva con antelación los pesos para las carpas y deja libres los pasillos, las zonas de entrega y los puntos de electricidad.
Prepara la operación al menos 7 días antes: imprime el plan de trabajo, crea los turnos de voluntarios y comparte una lista de contactos. El día anterior, enfría las bebidas y deja listas las provisiones no perecederas.
Monta la decoración navideña y la iluminación antes de abrir los puestos. Prueba las guirnaldas de luces y las lámparas LED cuando ya haya poca luz, y prepara la bebida caliente con tazas, termos y cucharones separados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar, comprueba los permisos y contacta con los puestos; deja la compra y la preparación de bebidas para la última semana.
¿Cuándo debo confirmar a los expositores y asignar los puestos?: Confirma a los expositores al menos 4 semanas antes y asigna los puestos 2 o 3 semanas antes. Así puedes coordinar las entregas, revisar la electricidad y corregir cambios sin mover todo el montaje.
¿Cuándo se prepara la comida y la bebida caliente?: Compra los productos no perecederos entre 3 y 5 días antes. Enfría las bebidas el día anterior y prepara la bebida caliente el mismo día, calculando tiempo suficiente para llenar los termos antes de la apertura.
¿Cuántos voluntarios necesito para un Mercado de Navidad?: Como punto de partida, cuenta con 1 voluntario por cada 10 a 15 puestos, más 2 personas para el montaje y 2 para coordinar las entregas. Publica los turnos al menos 7 días antes y comparte sus contactos.

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