Foodtruckfestival organiseren: een praktische checklist
Een foodtruckfestival organiseren vraagt meer dan trucks reserveren en tafels neerzetten. Je regelt vooraf de locatie, vergunningen, capaciteit, stroomvoorziening, indeling en afspraken met iedere foodtruck. Daarna volgen aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers en een draaiboek met duidelijke tijden. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat je uiterlijk in de laatste week controleert en welke materialen op de dag zelf vaak ontbreken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Foodtrucks selecteren
2 personen
Foodtruckafspraken vastleggen
2 personen
Stroombehoefte inventariseren
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Bezoekerscapaciteit bepalen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Leveranciers informeren
2 personen
Reserveringen maken
Vrijwilligers werven
2 personen
Taken verdelen
2 personen
Draaiboek afronden
2 personen
Weersverwachting controleren
Foodtrucks bevestigen
2 personen
Bezoekersinformatie versturen
2 personen
Dieetoverzicht delen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Materialen sorteren
3 personen
Event
Foodtrucks ontvangen
3 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Afzettingen plaatsen
3 personen
Foodtruckplaatsen markeren
3 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Tenten opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Buffertafels opstellen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Lichtverlichting ophangen
3 personen
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
Welkomstbalie inrichten
2 personen
Menuborden plaatsen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Koffiehoek inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Eetplekken schoonmaken
2 personen
Foodtrucks laten proefdraaien
3 personen
Allergeneninformatie controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Aanmeldingen controleren
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Eetplekken schoonhouden
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad controleren
2 personen
Foodtruckvragen beantwoorden
2 personen
Verlichting inschakelen
Laatste bestelronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Foodtrucks laten vertrekken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
5 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Materialen drogen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie vrijgeven
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Statafelsaantal 12
- Picknicktafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 6
- Balietafelsaantal 2
- Kleedjesaantal 12
Apparatuur
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelhaspelsaantal 4
- Batterijlampenaantal 12
- Mobiele speakersaantal 2
- Microfoon
- Betaalterminalsaantal 4
- Powerbanksaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Kannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Tangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
- Maatbekersaantal 2
- Voorraadbakkenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Herbruikbare kommenaantal 80
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Herbruikbaar bestekaantal 250
- Koffiekopjesaantal 80
- Servettenhoudersaantal 12
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Tafeldecoratieaantal 12
- Welkomstbord
- Pijlbordenaantal 12
- Menubordstandaardsaantal 10
- Krijtbordenaantal 8
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- Lantaarnsaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalknijpersaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Stofblikkenaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 30
- Handvegersaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 6
Catering
- Boodschappen
- Serveerplateausaantal 12
- Drankdispensersaantal 4
- Thermosbekersaantal 80
- Voorraadkrattenaantal 20
- Allergenenkaartenaantal 20
- Prijskaartjesaantal 40
- Menubordhoezenaantal 12
- Servettenbakkenaantal 12
Inrichting
- Dranghekkenaantal 20
- Pionnenaantal 20
- Afzetlintaantal 6
- Kabelbruggenaantal 8
- Grondankersaantal 24
- Haringenaantal 40
- Spanbandenaantal 12
- Touwaantal 4
- Opbergkrattenaantal 20
- Handkarrenaantal 3
- Paraplubakkenaantal 2
- Kledingrekkenaantal 2
- Polsbandjesaantal 600
- Bezoekersstickersaantal 600
- Clipboardsaantal 8
- Pennenaantal 30
- Notitieblokkenaantal 10
- Contantgeldkistjesaantal 4
- Wisselgeldbakkenaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- Sleutelhangersaantal 8
Veiligheid
- Zaklampenaantal 6
- Veiligheidsvestenaantal 12
- Werkhandschoenenaantal 12
- Veiligheidsbrillenaantal 6
- Brandblussersaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
- Nooddekensaantal 6
- Waarschuwingsbordenaantal 8
Gereedschap
- Hameraantal 4
- Schroevendraaiersaantal 4
- Steeksleutelsaantal 2
- Kabelbindersaantal 200
- Ducttapeaantal 8
- Meetlintenaantal 2
Tips
- Leg per foodtruck schriftelijk vast hoe laat de truck arriveert, hoeveel ruimte nodig is, welke stroomaansluiting wordt gebruikt en wie contactpersoon is. Controleer die afspraken opnieuw uiterlijk 7 dagen vooraf.
- Maak de plattegrond op basis van de bezoekerscapaciteit en houd loopruimte vrij rond foodtrucks, statafels en picknicktafels. Zet kabelhaspels en verlengkabels zo dat bezoekers er niet overheen lopen.
- Inventariseer de stroombehoefte per truck en test stekkerdozen, verlengkabels en kabelhaspels vóór de opbouw. Plan extra tijd voor aansluiten en label kabels per foodtruck.
- Verzamel dieetwensen vóór je het definitieve overzicht deelt met de foodtrucks. Stuur bezoekersinformatie, route, programma en praktische afspraken uiterlijk 2 dagen voor het festival.
- Maak één ontvangstlijst voor de opbouw met foodtrucks, materialen en contactpersonen. Controleer bij aankomst meteen stroom, plaats, betaalterminals, verlichting en de afgesproken aankomsttijd.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een foodtruckfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en foodtrucks. Rond 2 weken voor het festival moeten programma, vrijwilligers, dieetoverzicht en materialen vrijwel vaststaan.
- Hoeveel foodtrucks heb ik nodig voor een foodtruckfestival?
- Dat hangt af van het aantal bezoekers en de bereidingstijd, maar plan niet alleen op het aantal keukens. Gebruik verschillende soorten eten en stem het aantal trucks af op de verwachte piek, zodat bezoekers niet allemaal tegelijk bij één truck wachten.
- Wanneer moet ik de vergunning voor een foodtruckfestival regelen?
- Controleer direct na het vastleggen van datum en locatie welke vergunningen nodig zijn. Dien aanvragen zo vroeg mogelijk in en houd rekening met een verwerkingstermijn van meerdere weken; de exacte termijn verschilt per gemeente.
- Hoeveel stroom heeft een foodtruckfestival nodig?
- Vraag iedere foodtruck vooraf om het benodigde vermogen en type aansluiting. Maak daarna één totaaloverzicht en controleer vóór de opbouw of alle verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels lang genoeg en geschikt zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!